I. khái quát về công ty mimexco
2. Cơ chế hoạt động và quản lý
2.1 Cơ chế hoạt động .
2.1.1 Mô hình bộ máy Công ty
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao thì Công ty cần có một cơ chế quản lý hợp lý phù hợp năng lực và ngành nghề kinh doanh cùng với đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ và năng lực. Do nhận thức đúng đắn tầm quan trọng đó. Từ khi thành lập đến nay từng bước củng cố cơ cấu tổ chức. Tuyển trọn và đào tạo nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Công ty tạo điều kiên chó cán bộ nhân viên được nâng cao trình độ chuyên môn phù hợp với công việc và phát triển lâu dài .
Bộ máy làm việc của công ty khá gọn nhẹ. Công ty tổ chức bộ máy theo chế độ một thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc Công ty có chức năng điều hành hoạt động của Công ty và chựu trách nhiệm toàn diện về hoạt động kinh doanh, quản lý lao động
trước Tổng Công ty và tập thể cán bộ công nhân viên chức của Công ty MIMEXCO. Giám đốc trực tiếp điều hành, quản lý các phòng ban và không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh theo đúng định hướng phát triển kinh tế xã hội của Đảng và nhà nước. Trong hoạt động Công ty phải tuân thủ các chính sách, chế độ, các quy định của pháp luật VN và các quy dịnh có liên quan đến luật pháp quốc tế.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và kế toán trưởng do giám đốc đề nghị và được Tổng giám đốc ký duyệt.
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu căn cứ vào nhiệm vụ và xu hướng phát triển lâu dài của Công ty mà cơ cấu bộ máy của công ty hiên tại bao gồm:
Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính
MÔ HÌNH BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Với mô hình đơn giản gọn nhẹ như trên tạo ra rất nhiều thuận lợi cho Công ty trong hoạt động kinh doanh của mình. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo toàn bộ sẽ nhanh chóng thu hồi được thông tin phản hồi chính xác, kịp thời từ đó phát huy điểm mạnh, hạn chế những mặt yếu kém trong công tác quản lý điều hành Công ty. Mọi quyết dịnh của giám đốc sẽ nhanh chóng thực hiện một cách có hiệu quả.
2.1.2 Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng.
Giám Đốc Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Tài Chính Phó Giám Đốc Kế Toán Trưởng
Trong quá trình hoạt động công ty đã lựa chọn được mô hình quản lý phù hợp thúc đẩy các phòng ban thực hiên nhiệm vụ tốt hơn. Cụ thể các phòng có chức năng nhiệm vụ như sau .
Phòng hành chính.
Chiu trách nhiệm trước giám đốc trong công tác quản lý nhân sự, công tác văn thư, đánh máy, điều phối xe cho giám đốc đi công tác. Đào tạo tuyển dụng và thực hiên chính sách đối với cán bộ công nhân viên. Nhìn chung phòng hành chính có nhiệm vụ phục vụ cho việc quản lý mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, đảm bảo thuận lợi cho cán bộ công nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Tuyển lựa được cán bộ có trình độ chuyên môn cao năng lực hợp lý. Đồng thời phải làm sao để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, vốn ngoại ngữ, nghiệp vụ ngoại thương cho từng cán bộ trong Công ty để từ đó bám sát thị trường, thu hút vốn cho nhà sản xuất… đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty ngày một phát triển đem lại hiệu quả, biểu hiện là doanh thu của Công ty ngày một tăng lên .
Phòng kinh doanh.
Phòng này thực hiên chức năng kinh doanh, có nghĩa vụ tìm bạn hàng, nguồn hàng để ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá một cách chủ động theo các hình thức liên doanh liên kết, ký hợp đồng hợp tác đầu tư uỷ thác và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. Cụ thể phòng kinh doanh trước khi xuất khẩu mặt hàng nào đó trước hết phải liên hệ ký hợp đồng trong nước nhằm thu gom hàng sau đó ký hợp đồng với đối tác nước ngoài trên hai khung hợp đồng ( Hợp đồng ngoại thương và hợp đồng uỷ thác) và làm thủ tục xuất nhập khẩu và giao hàng cho khách hàng đồng thời cũng phải làm thủ tục thanh toán với nước ngoài, sau đó thanh toán hợp đồng trong nước chức năng của phòng này là tư vấn, thực hiện và dự thảo cho giám đốc các hợp đồng trong nước, hợp đồng ngoại thương.
Phòng kế hoạch kinh doanh được coi là phòng chủ lực trong công ty, kết quả kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào năng lực hoạt động của cả phòng, cũng như của từng thành viên. Nhiệm vụ chính của phòng là thu gom hàng hoá trong nước và làm các nghiệp vụ ngoại thương xuất khẩu hàng.
Có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ giúp giám đốc ra quyết định đúng đắn. Theo dõi sát sao tài sản và tình hình biến động của các loại tài sản, quản lý chặt chẽ việc dùng vật tư, tiền vốn trong kinh doanh xuất nhập khẩu.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng kế hoạch kinh doanh trong việc thảo luận các kế hoạch kinh doanh, tính toán các phương án kinh doanh sao cho có lợi nhất, xác định giá cả của các mặt hàng bán ra, xác định kết quả của các hoạt động kinh doanh cuối kỳ kế toán phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm tổng hợp các quyết toán và duyệt quyết toán với Tổng Công ty cũng như các cơ quan ban ngành khác. Phòng kế toán tài chính có thể nói là một cánh tay cố vấn quan trọng cho ban giám đốc Công ty trong lĩnh vực hoạt động tài chính kế toán và lựa chọn phương hướng kinh doanh.
Như vậy, các phòng ban chức năng trong công ty có mối quan hệ hết sức chặt chẽ với nhau và cũng phối hợp thực hiên các hoạt động kinh doanh khá nhịp nhàng ăn ý, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của Công ty, mục tiêu của Công ty.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ
Để đạt được mục đích đặt ra cho nền kinh tế thị trường, đáp ứng được mục tiêu đã định Công ty có nhiệm vụ chính sau:
+ Xây dựng và tổ chức kế hoạch sản xuất kinh doanh và dịch vụ, kể cả kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp các loại khoáng sản Việt Nam, nhận ủy thác XNK cho các đơn vị, tổ chức trong và ngoài Tổng Công ty.
+ Tổ chức hệ thống lưu thông, cung ứng vật tư kỹ thuật để phục vụ cho công tác nghiên cứu, triển khai và sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng Công ty. Thực hiện các dịch vụ có liên quan đến công tác XNK trực tiếp và gián tiếp và hợp tác quốc tế của Tổng Công ty.
+ Tổ chức nghiên cứu thị trường, thu thập các thông tin kinh tế kỹ thuật và năng lực khai thác sản xuất các loại khoáng sản kim loại mầu quý hiếm để phát triển nguồn hàng. Đồng thời thực hiên các biện pháp để nâng cao chất lượng, gia tăng khối lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường quốc tế nhằm thu hút thêm nhiều ngoại tệ, phát triển XNK.
+ Trực tiếp giao dịch và ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện kế hoạch XNK được giao. Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các hợp đồng kinh tế.
+ Tự tạo nguồn vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ của Công ty. + Quản lý khai thác có hiệu quả các nguồn vốn đó, bảo đảm đầu tư mở rộng sản xuất, đổi mới trang thiết bị, bù đắp các chi phí, cân đối giữa xuất và nhập .
+ Làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước, phấn đấu chỉ tiêu xuất khẩu ngày càng cao. + Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý XNK và giao dich đối ngoại.
+ Được vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng trong và ngoài nước và có nghĩa vụ trang trải nợ đã vay.
+ Thực hiện tốt chính sách cán bộ, và chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động, tiền lương ... do Công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối theo lao động đảm bảo công bằng xã hội đào tạo bồi dưỡng để không ngừng nâng cao trình độ văn hoá nhgiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
+ Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa bảo vệ an ninh, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng.
Trên đây là những nhiệm vụ mà Công ty phải thực hiện tốt để phát huy tinh thần cán bộ, tăng hiệu quả kinh doanh, phấn đấu thành doanh nghiệp tiên tiến trong quá trình xây dựng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
2.2.2 Quyền hạn.
Bên cạnh nhiệm vụ mà Công ty phải thực hiên tốt thì MIMEXCO còn có quyền hạn của mình trong lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh sau:
+ Được vay vốn tiền Việt Nam và các ngoại tệ các ngân hâng hàng Việt Nam và trên thế giới, được huy động vốn trong đân và nước ngoài nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty có nghĩa vụ tự lo trang trải nợ vay, thực hiên các quy định về ngoại tệ của Nhà nước.
+ Được ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế kể cả các đơn vị khoa học kỹ thuật trong việc mua bán hàng hoá XNK, liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư uỷ thác và nhận uỷ thác XNK trên cơ sở bình đẳng tự nguyện các bên cùng có lợi.
+ Được đàm phán ký kết và thực hiên các hợp đồng XNK với nước ngoài theo quy định của nhà nước, Công ty được quyền ký kết các phương pháp đầu tư với bên nước ngoài.
+ Được mở cửa hàng, đại lý các sản phẩm do mình kinh doanh theo quy định của Nhà nước.
+ Được dự hội chợ triển lãm, giới thiệu, trưng bầy các sản phẩm của Công ty ở trong và ngoài nước, mời bên nước ngoài vào hoặc cử cán bộ ra nước ngoài để đàm phán ký kết hợp đồng, khảo sát thị trường, trao đổi nghiệp vụ kỹ thuất ...
Được đặt các văn phòng đại diên, chi nhánh của Công ty ở trong nước và nước ngoài theo quy định của nhà nước Việt Nam và nước sở tại.
+ Được thu thập và cung cấp thông tin về kinh tế và thị trường thế giới.
3.Vấn đề tài chính và nhân lực. 3.1 Vấn đề tài chính
Ngay từ khi mới thành lập, vốn kinh doanh của Công ty còn rất hạn hẹp trong khi đó việc vay vốn ngân hàng lại gập nhiều khó khăn.
Như đã đề cập thì vào năm 1992 Tổng số vốn của Công ty mới là 3.888.000 VNĐ. Đây là con số rất nhỏ để tham ra vào hoạt động kinh doanh XNK.
Cùng với quá trình hình thành và phát triển, vốn của Công ty đã được bổ sung một cách đáng kể, Công ty luôn tìm tới sáng tạo để có được mức doanh thu cao góp phần tăng vốn kinh doanh cho Công ty hay tái đầu tư vào một số hàng chuyền thống nhằm đem lại lợi nhuận. Có thể thấy tình hình tài chính của Công ty qua 4 năm từ năm 1999 - 2002 như sau:
Bảng 3: TÌNH HÌNH NGUỒN VỐN CỦA CÔNG TY (1999 - 2002)
Đơn vị: VNĐ
Năm 1999 2000 2001 2002
Tổng vốn
14.989.801.428 9.509.120.631 4.649.396.246 3.732.676.612
Nguồn: Báo cáo của Công ty 1999 – 2000
Mặc dù nguồn vốn có giảm đi qua các năm gần đây nhưng Công ty vẫn lỗ lực tạo ra mức doanh thu không nhỏ làm ổn định tình hình tài chính trang trải các chí phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh và tạo cho cán bộ công nhân viên có được thu nhập ổn định.
Tuy cũng có sự hỗ trợ của Tổng Công ty, của Ngân sách Nhà nước cho Công ty trong kinh doanh nhưng mức vẫn còn ở mức thấp. Sự hỗ trợ trên mới chỉ ở dưới dạng các văn bản.
3.2. Về vấn đề nhân lực.
Trải qua hơn 10 năm hình thành, hoạt động và phát triển nguồn nhân lực của Công ty ngày càng dược củng cố và phát triển, cả về số lượng và chất lượng. Đặc biệt là về chất lượng. Mặc dù là một công ty hoạt động thương mại về vấn đề xuất nhập khẩu nhưng ngay từ đầu thành lập Công ty, không có ai học về chuyên ngành kinh doanh xuất nhập khẩu, nên trong quá trình mới làm việc gặp rất nhiều khó khăn. Cùng với sự nỗ lực của bản thân để đáp ứng yêu cầu của công việc mỗi thành viên đã tự đi học thêm các lớp ngắn hạn để củng cố nghiệp vụ của mình. Đây được coi là sự năng động của toàn thể cán bộ công nhân viên.
Ngày đầu mới thành lập Công ty chỉ vẻn vẹn 10 người, trong đó có 6 cử nhân, kỹ sư và 4 người đã qua đào tạo trung cấp. Có thể nói đây là giai đoạn vấn đề nhân lực của công ty gặp nhiều khó khăn, do thiếu kinh nghiệm vầ chuyên môn, trừ hai bác giám đốc và kế toán trưởng.
Đến nay số lượng nhân sự của công ty tăng không nhiều, nhưng trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiêm quản lý, kinh doanh của cán bộ công nhân viên đã tăng một cách đáng kể. Số người trong biên chế và cũng là những người tham gia hoạt động ở văn phòng công ty là 20 người trong đó có 14 nam và 6 nữ họ đều là những người năng động nhiệt tình, có kinh nghiệm có khả năng phản ứng nhạy bén với nền kinh tế mở cửa. Trong đó có 15 cán bộ có trình độ đại học (có 9 cán bộ là cử nhân kinh tế, 6 cán bộ được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật). Đây là một lợi thế rất lớn cho Công ty trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là bảng chi tiết về tình hình lao động tại văn phòng Công ty.
Bảng 4: TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY 1999 - 2002.
Tỷ trọng:% Đơn vị: Người Năm Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Laođộng nam 10 71,43 10 66.67 12 66,67 14 70 Lao động nữ 4 28.57 5 33,33 6 33.33 6 30
Đại học 10 71,43 11 73.33 14 77,78 17 85
Trung cấp 4 28,57 4 26,67 4 22,22 3 15
Tổng số 14 100 15 100 18 100 20 100
Tổng số lao động trong Công ty qua các năm tăng không đáng kể, cụ thể năm 1999 có 14 người thì đến năm 2002 tăng nên 20 người. Tuy số lượng ít nhưng Công ty làm ăn rất hiệu quả do trình độ các bộ công nhân viên được nâng cao hơn qua các năm. Trình độ đại học là 10 người chiếm 71,43% năm 1999 tăng nên 16 người chiếm 85% năm 2002. Như vậy công ty đã đẩy mạnh phát triển trình độ lao động, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển nhanh của cách mạng khoa hoạc kỹ thuật và tăng khả năng thích ứng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Mặt khác cán bộ công nhân viên của Công ty đều vào độ tuổi trung liên, trung bình từ 33 đến 42 họ đều là những người gắn bó với Công ty từ ngày mới thành lập. Đây là lứa tuổi đã có sự chín muồi về kinh nghiệm làm việc, hơn nữa họ còn rất trẻ, không thiếu sự năng động trong công việc. Trong quá trình xây dựng Công ty ngày một chú trọng đào tạo cán bộ công nhân viên. Công ty đã tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi học các lớp ngắn hạn để nâng cao nghiệp vụ ngoại thương, thương mại nghiệp vụ thanh toán ... ký hợp đồng với một số trường đại học như : KTQD, TCKT, NT.
Xét về cơ cấu nhân lực trong Công ty ta có thể thấy như sau. 1 Giám đốc
1 Phó Giám đốc 1 Kế toán trưởng
1 Trưởng phòng kinh doanh 1 Trưởng phòng hành chính
Xét theo bộ máy tổ chức Công ty có: Phòng kế toán tài chính: 4 người. Phòng kinh doanh : 11 người.
Phòng tổ chức hành chính : 3 người.
Trong đó Phó giám đốc trực tiếp điều hành công việc của cả phòng.
Nói chung văn phòng Công ty được tổ chức gọn nhẹ đơn giản điều này đòi hỏi mỗi thành viên phải phát huy hết năng lực, thậm chí có những người kiêm nhiều