II. THỰC TRẠNG QUY TRèNH NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY:
1.3.4.Bộ chứng từ thanh toỏn
1. Thực trạng quy trỡnh nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Cụng ty
1.3.4.Bộ chứng từ thanh toỏn
Phương thức thanh toỏn chứng từ là một phương thức thanh toỏn chặt chẽ và phức tạp. Sự chặt chẽ và phức tạp này thể hiện trong việc lập bộ chứng từ thanh toỏn. Trong thư tớn dụng, bộ chứng từ được quy định rừ ràng và chi tiết, đõy chớnh là căn cứ duy nhất để Ngõn hàng thực hiện việc trả tiền cho người xuất khẩu. Do vậy người xuất khẩu( người hưởng lợi) cũng là người lập bộ chứng từ thanh toỏn luụn phải tuõn thủ tuyệt đối cỏc yờu cầu về chứng từ mới cú thể trỏnh khỏi khả năng bị từ chối thanh toỏn. Thụng thường chứng từ được lập ngay khi chuẩn bị xếp hàng lờn tầu. Cỏc chứng từ cơ bản mà một thư tớn dụng thường yờu cầu gồm cú:
+ Hoỏ đơn thương mại ( Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản của khõu thanh toỏn. Nú là yờu cầu của người bản đũi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đó được ghi trờn hoỏ đơn. Hoỏ đơn này núi rừ đặc điểm của hàng hoỏ, đơn giỏ và tổng trị giỏ của lụ hàng, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức chuyờn chở hàng, phương thức thanh toỏn.
+ Vận tải đơn ( Bill of Lading or Airway Bill): là chứng từ chuyờn chở hàng hoỏ bằng đường biển hoặc đường khụng do người chuyờn chở cấp cho người gửi hàng khi hàng được xếp hay nhận được để xếp lờn tàu ( hoặc mỏy bay). Vận đơn này vừa là bằng chứng của hợp đồng vận tải, vừa là biờn lai giao nhận hàng hoỏ và đồng thời là chứng từ sở hữu hàng hoỏ.
+ Hối phiếu( Bill of exchange) : là một mệnh lệnh trả tiền vụ điều kiện của người bỏn ký phỏt đũi tiền người mua, yờu cầu người mua khi đến hạn quy định của lệnh phải trả một số tiền
nhất định cho người bỏn hoặc theo lệnh của người bỏn trả tiền cho người khỏc tại một địa điểm nhất định.
+ Phiếu đúng gúi ( Packing list) : là bản kờ khai tất cả cỏc hàng hoỏ đựng trong một kiện hàng. Phiếu đúng gúi được đặt trong bao bỡ để người mua dễ thấy.
Ngoài ra cũn một số chứng từ khỏc liờn quan như:
+ Đơn bảo hiểm ( Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm cỏc điều khoảng chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm và nhằm hợp thức hoỏ hợp đồng bảo hiểm.
+ Giấy chứng nhận chất lượng ( Certificate of Quality): là chứng từ xỏc nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phự hợp với cỏc điều kiện của hợp đồng. Giấy chứng nhận chất lượng cú thể được cấp do nơi sản xuất hàng hoỏ hoặc cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu ( tuỳ hợp đồng quy định)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin): là chứng từ xỏc nhận xuất xứ của hàng hoỏ do Cụng ty giỏm định cấp.
1.3.5 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Cụng ty thường nhập khẩu hạt nhựa theo điều kiện CIF và CFR nờn trong quỏ trỡnh chuyờn chở lụ hàng về Cảng, nếu xảy ra tổn thất phớa đối tỏc nước ngoài sẽ phải bồi thường như trừ tiền hàng, trả lại hoặc giao bự vào hợp đồng sau cho Cụng ty theo quy định ghi trong hợp đồng trong trường hợp:
+ Hàng giao khụng đỳng về số lượng trọng lượng quy cỏch đó ghi trong hợp đồng thương mại quốc tế.
Do cỏc nhà cung cấp cho Cụng ty thường là cỏc nhà cung cấp lõu năm, cú quan hệ mật thiết với Cụng ty nờn việc xảy ra khiếu nại gần như là khụng cú.