II. Phân tích thực trạng hoạt động của bộ máy quản lý của công ty
2.Cơ cấu tổ chức
Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá là đơn vị trực thuộc của công ty bảo hiểm nhân thọ Việt Nam thuộc tổng công ty bảo hiểm Việt Nam(Bảo Việt), kể từ ngày thành lập đến nay công ty đã không ngừng tiến cơ cấu để thích nghi với điều kiện mới và nâng cao hiệu quả quản lý
Dới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện taị của công ty
Qua sơ đồ trên ta thấy, cấp lãnh đạo của Công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của Công ty. Với cơ cấu tổ chức này, đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có đợc một kiến thức toàn diện và trình độ quản lý chuyên môn tốt. Thế nhng , cơ cấu tổ chức này có một nhợc điểm là ít phát huy đợc tính năng động của nhân viên nếu gặp phải sự chuyên quyền, áp đặt của ngời cán bộ lãnh đạo trong điều hành công việc. Đây là điều mà tổng công ty bảo hiểm Việt Nam phải có phơng án để bổ sung sung nhằm phát huy tối đa tính hiệu quả trong cơ cấu bộ máy quản lý
b. Chức năng nhiệm vụ các phòng đợc quy định nh sau: Ban giám đốc
Ban giám đốc của công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá gồm 2 ngời: 1 Giám đốc va 1 Phó giám đổc trong đó
Giám đốc: là ngời đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật và trớc
tổng công ty. Giám đốc đợc hội đồng quản trị của tổng công ty bảo hiểm Việt Ban giám đốc Phòng Tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng Quản lý đại lý Phòng Dịch vụ khách hàng Phòng Chấp nhận bảo hiểm Phòng maketing Phòng Tin học Thọ
Xuân Thiệu Hoá Bỉm Sơn Tĩnh Gia Hoàng Hoá
Nam bổ nhiệm, khen thởng . Theo mô hình này thì giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất của công ty
Phó giám đốc:
Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có 1 phó giám đốc. Phó giám đốc là ngời giúp giám đốc quản lý điều hành một số lĩnh vực do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trớc giám đốc và pháp luật trong phạm phi công việc mà mình đảm nhận
Các phòng ban
các phòng ban có chức năng tham mu nhằm giúm giám đốc quản lý điều hành quản lý công việc. Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có 7 Phòng thực hiện chức năng của minh trực tiếp tại công ty và 5 phòng phục vụ khách hàng tại các huyện:Thọ Xuân, Thiệu Hoá, Bỉm Sơn, Tĩnh Gia, Hoàng Hoá
* Phòng tổng hợp - Chức năng:
Phòng tổng hợp tham mu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau đây:
•Hành chính quản trị.
•Tổ chức cán bộ, nhân sự tiền lơng. •Tổng hợp, pháp chế.
- Nhiệm vụ:
• Công tác hành chính quản trị:
+ Công văn đến: Nhận, trình giám đốc công ty xử lý nội dung, đóng dấu đến và vào sổ toàn bộ công văn đến và phân phối công văn theo sự chỉ đạo của giám đốc
+ Công văn đi: Nhận, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi toàn bộ công văn đi của công ty theo đúng địa chỉ.
+ Quản lý dấu của công ty theo quy định hiện hành
+ Sắp xếp, lu trữ, bảo quản và định kì thanh lý các tài liệu, công văn theo đúng sạch đẹp, trật tự và an toàn.
+ Theo dõi và đôn đốc các phòng chức năng và cá nhân thực hiện tốt nội quy lao động.
+ Thực hiện tốt công tác lễ tân, đối ngoại chung.
+ Bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ công tác tổ chức các cuộc họp và hội nghị của công ty
+ Bảo đảm phơng tiện và các điều kiện vật chất phục vụ cho lãnh đạo công ty đi công tác.
+Quản lý và định kì thực hiện chế độ bảo dỡng các máy móc thiết bị, phơng tiện đi lại của công ty.
+ Quản lý kho vật t tài sản, ấn chỉ, văn phòng phẩm. Thực hiện việc xuất nhập kho đúng chế độ quy định. Định kì kiểm kê và lập báo cáo tồn kho.
+ Cùng với các tổ chức công đoàn công ty tham gia giải quyết các vấn đề có liên quan đến đời sống cán bộ, nhân viên.
• Công tác tổ chức cán bộ nhân sự tiền lơng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Căn cứ vào mô hình TCBM và chức năng, nhiệm vụ mẫu theo quy định của tổng công ty để tham mu cho lãnh đạo công ty về mô hình và chức năng nhiệm vụ các phòng thuộc công ty trình tổng công ty phê chuẩn.
+ Xây dựng nội quy lao động và các quy chế khác của công ty.
+ Xây dựng kế hoạch lao động và tham mu cho lãnh đạo về tuyển chọn, bố trí cán bộ đảm bảo chất lợng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức đáp ứng yêu cầu công tác và đúng quy định.
+ Giúp lãnh đạo công ty thống nhất quản lý toàn diện đối với cán bộ thuộc diện quản lý phân cấp của tổng công ty nh: Đề bạt, xếp lơng, nâng bậc lơng khen th- ởng, kỷ luật... quản lý và lu trữ hồ sơ cán bộ.
+Phối hợp các phòng chức năng thực hiện công tác quản lý cán bộ, định kỳ đánh giá và quy hoạch cán bộ theo quy định.
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng chức năng của công ty, các cơ quan đào tạo bên ngoài tổ chức thực hiện kế hoạch đã đợc ngoài n- ớc.
+Trên cơ sở định mức lao động, tính chất yêu cầu và mức độ phức tạp của công việc để xây dựng phơng án trả lơng của công ty trình lãnh đạo phê duyệt
+ Phối hợp với BCH công đoàn soạn thảo thoã ớc lao động tập thể để kí với giám đốc công ty và trình lãnh đạo công ty ban hành quy định vê việc sử dụng quỹ khen thởng, quỹ phúc lợi.
+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, công tác phòng gian, bảo mật.
+Giải quyết các đơn th khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ • Công tác tổng hợp- pháp chế
+ Xây dựng và trình lãnh đạo công ty chơng trình công tác hàng năm, quý, tháng và xếp lịch công tác tuần của văn phòng công ty
+ Theo dõi, nắm tình hình và đôn đốc các phòng chức năng thực hiện kế hoạch năm về tình hình hoạt động của công ty
+Phối hợp các phòng có liên quan giải quyết đơn th khiếu nại của khách hàng. + Tham mu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thởng trong nội bộ công ty.
+ T vấn cho lãnh đạo công ty những vấn đề liên quan đến pháp luật, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.
-Quyền hạn:
• Đôn đốc cán bộ, viên chức các phòng trong công ty thực hiện các quy định về hành chính quản trị, nội quy lao động và các quy định khác.
• Đôn đốc các phòng gửi báo cáo, biểu mẫu thống kê phục vụ cho yêu cầu công tác thuộc nhiệm vụ chức năng của phòng.
• Ký các giấy tờ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng khi đợc giám đốc công ty uỷ quyền
- Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác:
• Phòng tổng hợp có 1 trởng phòng. Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lợng phó phòng do Giám đốc công ty quy định.
• Trong phạm vi quy định chung, Phòng tổng hợp chủ động quan hệ công tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chuyên môn của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đợc giao.
* Phòng tài chính kế toán - Chức năng:
Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt sau:
• Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn; các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Bảo Việt, đảm bảo tốt cho hoạt động kinh doanh.
• Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị.
• T vấn, tham mu cho lãnh đạo công ty chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính kế toán chung của nhà nớc và của bảo Việt tại đơn vị.
-Nhiệm vụ:
• Thực hiện đúng chế độ tài chính- kế toán chung của Nhà nớc và các quy định nội bộ của tổng công ty bảo hiểm việt nam đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Hạch toán các khoản thu, chi tài chính cho toàn nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Cụ thể;
+ Thực hiện kế toán thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm. + Thực hiện kế toán chi hoạt động kinh doanh bảo hiểm + Thực hiện kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Thực hiện kế toán tài sản cố định, nguyên- nhiên vật liệu, ấn chỉ, công cụ, dụng cụ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+Thực hiện kế toán công nợ.
+ Thực hiện kế toán thanh toán nội bộ trong hệ thống bảo việt. + Thực hiện kế toán hoạt động tài chính.
• Chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.Thực hiện kịp thời, đầy đủ công tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của công ty.
• Thực hiện và tham gia trực tiếp công tác đầu t tài chính, cho vay tại đơn vị( khi đơn vị đợc tổng công ty cho phép thực hiện công tác đầu t tài chính cụ thể).
• T vấn cho lãnh đạo công ty về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính- kế toán của nhà nớc và của nội bộ Bảo Việt tại đơn vị:
+ T vấn, lập kế hoạch và kiểm soát kế hoạch chi tiêu đảm bảo đúng các quy định về định mức chi tiêu của Nhà nớc và của tổng công ty.
+ Xây dựng các quy định nội bộ về quản lý tài chính: Quy trình thu- chi kinh doanh; quản lý tiền vốn, công nợ; định mức chi tiêu... áp dụng trong đơn vị và kiểm tra việc chấp hành các quy định nội bộ này.
+Nghiên cứu và đề xuất với lãnh đạo công ty và với tổng công ty các biện pháp quản lý thu, chi doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.
•Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực tài chính- kế toán đối với các phòng phục vụ khách hàng khu vực.
- Quyền hạn:
• Đôn đốc và yêu cầu các phòng, cá nhân CBCNV của đơn vị thực hiện các quy định về quản lý tài chính- kế toán.
• Tham gia ý kiến về mặt tài chính đối với công tác kinh doanh và chi tiêu trực tiếp tại đơn vị.
• Có quyền và trách nhiệm báo cáo và đề xuất ý kiến với tổng công ty các vi phạm về quản lý tài chính- kế toán trong phạm vi đơn vị.
- Tổ chức bộ máy và quan hệ công .
• Phòng tài chính kế toán có một trởng phòng. Trởng phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của các phòng. Trởng phòng và phó tài chính kế toán do giám đốc công ty đề nghị, Tổng công ty quyết định.
•Phòng tài chính kế toán có nhân sự và phân công công việc phù hợp đảm bảo hạch toán đày đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, nhằm thực hiện tốt các công việc:
• Kế toán chi tiết và và báo cáo kế toán chi tiết. • Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính.
• Công tác thống kê kế hoạch.
• Trong phạm vi và quy định chung, phòng tài chính kế toán chủ động quan hệ công tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chuyên môn của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đợc giao
* Phòng phát triển và quản lý đại lý - chức năng:
Phòng phát triển và quản lý đại lý có chức năng tham mu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau:
• Tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đại lý bảo hiểm nhân thọ
• Hỗ trợ đại lý trong công tác bán hàng, đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng các kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân thọ
• Xây dựng và tổ chức các phong trào thi đua trong đại lý bảo hiểm nhân thọ.
-Nhiệm vụ và quyền hạn:
• Tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho lực lợng bán sản phẩm bảo hiểm nhân thọ
• Lập kế hoạch tuyển dụng đại lý hàng năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tiến hành việc tuyển dụng đại lý theo quy định
• Lập kế hoạch đào tạo đại lý hàng năm và tổ chức thực hiện công tác đào tạo đại lý theo phân cấp hoạc phối hợp với trung tâm đào tạo bảo việt để tiến hành đào tạo đại lý
• Lập kế hoạch; tổ chức thực hiện và phối hợp với trung tâm đào tạo bảo việt và các đơn vị có liên quan để tiến hành bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kĩ năng bán hàng cho đại lý
- Hỗ trợ đại lý trong công tác bán hàng, thu phí bảo hiểm; đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng các kênh phân phối bảo hiểm nhân thọ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trên cơ sở kết quả phận tích thị trờng của phòng maketing, phòng phát triển và quản lý đại lý xây dựng định hớng hoạt động cho đại lý và hỗ trợ các đại lý trong các khâu: tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, bán sản phẩm, thu phí bảo hiểm, duy trì hợp đồng
+Thiết kế các công cụ cần thiết cho đại lý: Bộ đồ nghề của đại lý; các loại cẩm nang cần thiết cho đại lý ; phối hợp với phòng maketing để tổ chức sản xuất và cung cấp cho đại lý.
+Hỗ trợ về mặt nghiệp vụ cho các đại lý trong quá trình khai thác hợp đồng, duy trì hợp đồng và phục vụ khách hàng.
+ Phổ biến những kinh nghiệm tốt, thực hiện, quan lý hoạt động của các kênh phân phối sản phẩm BHNT khác.
- Tổ chức, quan lý, kiểm tra, giám sát hoạt động của lực lợng bán sản phảm BHNT và thực hiện các chế độ chính sách đối với đại lý BHNT
+ Triển khai áp dụng mô hình tổ chức và quản lý đại lý theo quy định của tổng công ty.
+ Đề xuất việc kí kết hoạc chấm dứt hợp đồng đại lý và tổng đại lý BHNT
+ Đề xuất và thực hiện các chế độ chính sách đối với các đại lý và tổng đại lý: Hoa hồng, thăng tiến, thi đua, khen thởng, kỉ luật và các chế độ khác.
+Giám sát hoạt động của đại lý, tổng đại lý, kịp thời chấn chỉnh những hoạt động sai quy định của đại lý họac đề xuất các biện pháp cải tiến quản lý đại lý.
+Chủ trì và phối hợp với các phòng phục vụ khách hàng khu vực và phòng tài chính- kế toán để quản lý chặt chẽ tình hình thu nộp phí bảo hiểm của các đại lý, tổng đại lý.
+Tổ chức kiểm tra hoạt động của đại lý về các lĩnh vực: Thực hiện quy trình khai thác bảo hiểm, các quy định của tổng công ty, công ty về việc tuyên truyền giới thiệu sản phẩm bảo hiểm; tình hình thu nộp phí bảo hiểm, thực hiện các chế độ khuyến mãi của công ty với khách hàng; thực hiện chế độ chăm sóc khách hàng ...,
+ Thống kê theo dõi tình hình hoạt động của đại lý, tổng đại lý qua các thời kì