h. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.3.2 Kiểm tra chất lợng hàng hoá
Trớc khi giao hàng, công ty phải kiểm tra hàng hoá về mặt chất lợng, số lợng, trọng lợng bao bì. Vì là hàng nông sản nên còn phải kiểm tra kiểm dịch thực vật. Việc kiểm tra hàng xuất khẩu của công ty đợcc thực hiện khá nghiêm túc và thờng đợc tiến hành làm hai lần.
Lần thứ nhất là kiểm tra ở nơi thu mua. Thờng thì Công ty cử ngời đến tận nơi để cùng đơn vị thu mua kiểm tra hàng hoá. Đối với những bạn hàng quen thuộc đã có uy tín đối với Công ty trong việc đảm bảo chất lợng hàng hoá thì Công ty không cần giám sát việc kiểm tra hàng còn đối với những đơn vị cung cấp mới thiết lập thì Công ty luôn có sự đôn đốc và giám sát quá trình này.
Lần kiểm tra thứ hai phụ thuộc vào điều khoản của hợp đồng mà Công ty mời cơ quan giám định độc lập đến kiểm tra. Việc mời cơ quan nào đều phụ thuộc vào yêu cầu của hợp đồng ngoại. Nhng thông thờng những cơ quan đó đều là những cơ quan đợc quốc tế công nhận nh Vinacontrol, Caphecontrol,... Công ty sẽ nộp đơn xin giám định tới các cơ quan này và nội dung của đơn gồm: tên, địa chỉ, cơ quan
giám định, tên hàng, số hiệu, trọng lợng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ ngời nhận, phơng tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng th xin cấp. Kết thúc kiểm tra Công ty yêu cầu tổ chức giám định lập một bộ chứng từ bằng tiếng Việt và tiếng Anh theo yêu cầu của Công ty nhập khẩu. Chứng th do những cơ quan này cấp có ý nghĩa quyết định, là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết khiếu nại sau này (nếu có)