Tiền mặt tại quỹ Trung tâm có thể tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như đi vay, rút TGNH về nhập quỹ, thu tiền từ khách hàng hoặc khách hàng ứng trước…
Quy trình luân chuyển phiếu thu:
+ Trên cơ sở hợp đồng kinh tế, giấy đồng ý thanh toán từ chủ đầu tư…người nộp tiền(khách hàng,đội trưởng) sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền. Kế toán thanh toán xem xét, kiểm tra sau đó lập phiếu thu và chuyển chờ kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu được lập làm 3 liên: liên 1 kế toán thanh toán lưu, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên còn lại thủ quỹ lưu.
+ Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, thủ quỹ tiến hành thu tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu thu đồng thời ghi sổ quỹ, lập báo cáo quỹ cuối ngày. Sổ Quỹ là các tờ rời, đến cuối năm được đóng thành sổ, bảo quản và lưu trữ theo từng năm.
+ Sau đó, phiếu thu cùng với chứng từ gốc được chuyển đến cho kế toán. Kế toán căn cứ phiếu thu lập chứng từ ghi sổ, từ đó kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. Các phiếu thu khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi sổ chi tiết TK 1111.
+ Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp TK1111 đồng thời tính tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó, cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối TK phát sinh và lập báo cáo tài chính.
- Quá trình giảm tiền:
Tại Trung tâm các khoản chi gồm: chi lương, nộp ngân sách, chi thanh toán với nhà cung cấp,cấp vốn cho đội, gửi tiền vào ngân hàng….Xét Trường hợp ứng tiền cho các đội thi công.
+ Căn cứ vào việc thi công các công trình và định mức chi phí( dự toán)các đội xin vay vốn thông qua giấy đề nghị vay vốn( tạm ứng). Sau khi giám đôc duyệt, chứng từ này chuyển đến phòng kế toán. Kế toán thanh toán kiểm tra và lập phiếu chi. Phiếu chi được lập làm hai liên, đặt giấy than viết một lấn. Liên 1 lưu tại quyển, liên còn lại được dùng để luân chuyên và ghi sổ.
+ kế toán trưởng ký duyệt, phiếu chi được chuyển đến thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ phiếu chi, tiến hành ghi sổ và lập báo cáo quỹ. Phiếu chi được chuyển ngược trở lại kế toán thanh toán.