I. Giới thiệu chung về công ty
3. Quy trình chung thực hiện công tác thiết kế tại công ty
3.5. Các bước thực hiện
• Thu thập dữ liệu đầu vào
- CNĐA thu thập tài liệu từ các nguồn cơ sở “ đầu vào” cho việc hình thành khung pháp lý và nội dung của dự án ( dân sinh kinh tế, kế hoạch phát triển, nhiệm vụ, qui mô dự án...)
- CNĐA lập “ danh sách kiểm soát tài liệu do khách hàng cung cấp” theo mấu MQT 04-01-04.
- CNCN phân công cho thiết kế viên thu thập ( hoặc trực tiếp thu thập), xử lý các tài liệu thiết kế viên thu thập được và trực tiếp nhận tài liệu liên quan được cấp từ CNĐA, từ các bộ môn chuyên nghiệp phối hợp khác để làm cơ sở cho việc thiết kế sản phẩm chuyên ngành.
• Kiểm tra dữ liệu đầu vào
Các tài liệu thu thập cần nêu rõ nguồn, có chữ ký của người thu thập. KTV, CNĐA, CNCN kiểm tra và xác nhận đảm bảo chất lượng vào phiếu kiểm tra đối chiếu tại xí nghiệp
• Lập đề cương tổng quát
CNĐA lập đề cương tổng quát theo HD 04-01.
• Phê duyệt đề cương tổng quát
- Giám định CLCT/ Giám định CLXN ( khi được phân cấp) giám định -TGĐ/GĐXN phê duyệt đề cương tổng quát
CNCN căn cứ đề cương tổng quát, văn bản giao việc cho xí nghiệp, phương án phác thảo bố trí tổng thể lập đề cương chi tiết chuyên ngành theo các hướng dẫn chuyên ngành. Kế hoạch này cần cụ thể hoá nhiệm vụ, mục tiêu hình thành sản phẩm thiết kế chuyên ngành,giải pháp, tiến độ, các điều kiện cần thiết khác ( nhân lực, vật tư thiết bị, kinh phí, phương tiện...) yêu cầu phối hợp từ các bộ môn khác để lập đồ án. Lấy xác nhận của CNĐA.
• Thông qua đề cương chi tiết chuyên ngành. GĐXN thông qua đề cương chi tiết chuyên ngành.
• Thiết kế
- Hình thành các phương án- các bài toán tài chính CNĐA phối hợp với CNCN đề xuất:
+ Các phương án thiết kế kèm các thông số kỹ thuật chính. + Các bài toán tài chính và trường hợp tính toán cần áp dụng. + Chỉ định các TCVN, TCN, các qui định, quy chuẩn, hướng dẫn khác cần áp dụng.
+ Dự kiến số lượng bản vẽ, phụ lục, trang thuyết minh. - Thực hiện tính - vẽ - lập phụ lục - thuyết minh
Thiết kế viên thực hiện tính,vẽ, lập phụ lục, thuyết minh phần việc được giao. Trước khi giao nộp hồ sơ cho CNCN, thiết kế viên phải tự kiểm tra kỹ để hạn chế đến mức thấp nhất lỗi kỹ thuật, tính toán. Hồ sơ lập cần tuân thủ các qui định ở hướng dẫn HD08-01.
- Kiểm tra viên làm công việc kiểm tra đối chiếu phải không cùng trong nhóm dự án. CNCN, CNĐA thẩm tra đồ án trước khi chuyển hồ sơ lên bộ phận giám định của công ty hoặc xí nghiệp. Ý kiến kiểm tra được ghi vào phiếu kiểm tra đối chiếu tại xí nghiệp.
- Bộ phận giám định chất lượng của công ty/ xí nghiệp phải giám định đồ án trước khi tiến hành báo cáo hồ sơ dự thảo với TGĐ/GĐXN thông qua. Ý kiến giám định phải được ghi vào trong phiếu giám định kỹ thuật.
- Người kiểm tra, giám định phải xác định rõ ràng bằng ký hiệu vào những phần không phù hợp trong đồ án kèm ý kiến của mình vào phiều kiểm tra đối chiếu tại xí nghiệp và chuyển lại cho CNCN/CNĐA để xem xét sửa chửa, hoàn thiện. Trường hợp không đạt được sự thống nhất, người giám định ghi ý kiến bảo lưu của mình vào phiếu.
- Sản phẩm thiết kế sau khi sửa chữa phải được kiểm tra, giám định lại và ghi kết quả vào phiếu mới. Công tác kiểm tra, giám định được xem là hoàn thành khi người kiểm tra, người giám định ký vào hồ sơ dự thảo. Trường hợp có tranh chấp thì TGĐ/GĐ là người quyết định cuối cùng. - Tất cả các phiếu kiểm tra đôi chiếu và phiếu kiểm tra kỹ thuật đều phải lưu giữ để làm cơ sở cho việc giải quyết bất đồng và thống kê theo quy trình hành động khắc phục phòng ngừa và giải quyết khiếu nại khách hàng.
- Tên tài liệu ghi trong biểu mẫu MQT 04-01-(01-03) được hiểu là tên tài liệu và số hiệu lưu trữ.
• Báo cáo hồ sơ dự thảo
CNĐA Báo cáo hồ sơ dự thảo trước TGĐ công ty hoặc GĐXN
- TGĐ/GĐXN thông qua hồ sơ dự thảo. Nếu hồ sơ không đạt yêu caaifu thì phải thiết kế kại từng phần hoặc toàn bộ. Nội dung thông qua ghi vào phiếu giám định kỹ thuật.
- CNĐA căn cứ vào ý kiến chỉ thị của tổng giám đốc hoặc giám đốc xí nghiệp bàn bạc thảo luận với CNCN để:
+ Hoàn thiện hồ sơ dự thảo để lập hồ sơ chính thức nếu đâ được lãnh đạo thông qua.
+ Thiết kế lại một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dự thảo để báo cáo lần hai nếu hồ sơ không được lãnh đạo thông qua.
• Lập hồ sơ chính thức của dự án
CNĐA chỉ đạo CNCN lập hồ sơ chính thức ( nhân bản theo số lượng yêu cầu của phòng KTKH) có đầy đủ chữ ký của các chức danh liên quan đến đồ án. Hồ sơ chính thức phải đúng với hồ sơ dự thảo đã được thông qua.
• Phê duyệt hồ sơ chính thức
TGĐ/GĐXN ký vào hồ sơ chính thức
• Hoạt động của hội đồng thiết kế
Tuỳ thuộc yêu cầu cụ thể của dự án, CNĐA có thể triệu tập Hội đồng thiết kê để xem xét: tiến độ, kỹ thuật, nguồn lực... liên quan đến dự án và đưa ra những hành động thích hợp. Nội dung thảo luận của hội đồng thiết kế được ghi thành biên bản theo mẫu MQT 04-01-05.
• Giao nộp
- CNĐA phải tập hợp,phân loại hồ sơ công trình và giao nộp lưu trữ công ty theo thành phần tài liệu đã qui định ở phụ lục 5, QT 15-01 và HD 15- 01.
- CNĐA phải trực tiếp giao nộp hồ sơ thiết kế cho phòng KTKH sau khi hoàn tất thủ tục giao nộp lưu trữ công ty.
• Giám sát tác giả, bảo hành sản phẩm.
Trong thời gian thi công và bảo hành sản phẩm thiết kế CNĐA có trách nhiệm:
- Cử cán bộ làm công tác giám sát tác giả, tổ chức khắc phục những nội dung không khớp với đồ án bằng xử lý tại chỗ hoặc có đồ án thay thế.
- Tham gia nghiệm thu các giai đoạn
- Hoàn thiện lý lịch công trình và qui trình vận hành- khai thác- bảo trì sản phẩm
- Lập hồ sơ theo dõi thi công và hồ sơ theo dõi công trình thời gian bảo hành nộp vào lưu trữ công ty.
• Lưu trữ
- Hồ sơ chính thức phải được lưu trữ ở kho lưu trữ của công ty theo HD 15-01. Thời gian lưu trữ hồ sơ do tổng giám đốc công ty quyết định. Định kỳ 5 năm 1 lần, trung tâm phát triển công nghệ đề xuất danh mục các hồ sơ có thể loại bỏ để tổng giám đốc công ty xem xét.
- CNĐA quản lý 01 bộ hồ sơ chính thức lưu vào tập hồ sơ chất lượng và được huỷ sau khi kết thúc thời gian bảo hành công trình.
Sơ đồ 2: sơ đồ minh hoạ quy trình thiết kế
Thu Thặp “Dữ Liệu Đầu Vào” 1111
Kiểm tra 2 Dữ liệu đầu vào 3 Lập “Đề Cương Tổng Quát”
4 Phê Duyệt Đề Cương Tổng Quát 5 Lập “ Đề Cương Chi Tiết Chuyên Nghành “ Thông Qua
6 Đề Cương Chi Tiết Chuyên Nghành * CNĐA/ CNCN, TKV * KTV,CNĐA/CNCN * CNĐA * Hội đồng thiết kế * Giám định CLCT/ Giám định CLXN * TGĐ/GĐXN * CNCN * Nhóm Dự án * CNĐA * GĐXN TRÁCH NHIỆM CÔNG ĐOẠN Đạt Đạt Không đạt Không đạt Không đạt
7 Thiết Kế Kiểm Tra 8 Giám Định Thiết Kế
9 Báo Cáo “ Hồ Sơ Dự Thảo Thông Qua
Của Dự án Phê Duyệt 12 Hồ Sơ Chính Thức 13 Giao Nộp Sản Phẩm Thiế Kế Cho Phòng KTKH Đạt Đạt Không đạt Không đạt Không đạt * Nhóm Dự án * CNCN * CNĐA
* Người kiểm tra của Xí Nghiệp * Giám địnhCLCT/XN * CNĐA * TGĐ/GĐXN * CNCN *CNĐA * TG§/G§XN * CNĐA