Khái lược người dùng (User Profile) là tập hợp các Folder và dữ liệu mà trong đó lưu trữ các môi trường nền, các thiết lập ứng dụng và các dữ liệu cá nhân hiện thời của người dùng. Khái lược người dùng gồm tất cả các khoản mục của thực đơn Start của người dùng và các ổ đĩa ánh xạ tới máy chủ. Khái lược người dùng duy trì cho người dùng có cùng môi trường nền mà chúng có từ lần đầu đăng nhập cuối vào máy tính. Trên máy tính chạy HĐH Windows Server 2003, khái lược người dùng sẽ tự động được tạo và duy trì thiết lập nền cho từng người dùng tại chính máy này. Hệ thống tạo khái lược người dùng mới cho mỗi người dùng khi họ đăng nhập vào máy lần đầu.
Khái lược người dùng cung cấp một vài tính năng ưu việt cho người dùng là:
- Nhiều người dùng có thể làm việc trên cùng một máy, và mỗi người trong số họ đều có thể duy trì các thiết lập nền riêng của mình mỗi khi đăng nhập vào máy tính.
Khi người dùng vào máy trạm của mình, họ sẽ nhận được các thiết lập nền giống như trong khi thoát ra trước đó.
- Việc chỉnh sửa môi trường nền của một người dùng nào đó sẽ không làm ảnh hưởng tới các thiết lập của bất kì người nào khác .
- Khái lược người dùng có thể để trên máy chủ, bởi vậy với cùng một người dùng trên các máy tính khác nhau thì vẫn dùng chung được một khái lược người dùng. Khi đó, nó được gọi là khái lược người dùng di trú (Roaming Profiles).
- Những ứng dụng mà được xác nhận là tương thích với Windows 2000 và các hệ điều hành sau đó sẽ lưu lại các thiết lập của chúng tại khái lược người dùng.
- Giống như trong công cụ quản trị, khái lược người dùng cung cấp các lựa chọn sau:
+ Bạn có thể tạo khái lược người dùng mặc định thích hợp với các tác vụ của người dùng.
+ Bạn có thể thiết lập khái lược người dùng bắt buộc (Mandatory User Profile), là loại khái lược người dùng không thể thay đổi được, áp đặt một cấu hình hệ thống nhất định cho người dùng.
+ Bạn có thể chỉ định các thiết lập mặc định cho người dùng, sẽ được đưa vào khái lược người dùng riêng lẻ.