2.1.1 Xuất khẩu café
2.1.1.1 Mở rộng nguồn cung ứng café với chất lượng đảm bảo
*Cở sở lý luận: Cũng giống như các công ty sản xuất sản phẩm trực tiếp. Để sản xuất ra những sản phẩm tốt, yếu tố đầu vào luôn luôn được đặt lên hàng đầu. Đây chính là yếu tố nền tảng tạo nên một sản phẩm chất lượng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Với các công ty kinh doanh xuất khẩu, yếu tố đầu vào không phải là nguyên vật liệu mà nó chính là những sản phẩm đã hoàn chỉnh và đem đi xuất khẩu ngay. Chính vì thế, việc tạo ra một nguồn cung ứng sản phẩm đảm bảo các yếu tố về chất lượng, số lượng, giá cả là mục tiêu hàng đầu của các công ty. Hơn nữa, chính những yếu tố này sẽ tạo ra một ưu thế cạnh tranh cho công ty khi tham gia vào thị trường thế giới. Riêng với mặt hàng café, một mặt hàng phụ thuộc vào thời tiết và biến động liên tục trên thị trường thế giới thì ưu thế này càng trở nên rõ nét.
*Biện pháp thực hiện: Để hạn chế sự biến động từ thị trường trên 2 phương diện giá cả và sản lượng, em xin đưa ra một số kiến nghị sau
- Mở rộng hợp tác với các nhà cung cấp mới tại các khu trồng café:
Ngoài 3 đối tác lớn tại 3 tỉnh Gia Lai, Kom Tum, Tây Nguyên đã hợp tác trong suốt thời gian qua. Hiện tại do nhu cầu xuất khẩu café tăng cao nên số lượng nhà
thu mua café của bà con nông dân cũng được tăng lên đáng kể để đáp ứng thị trường. Như chúng ta biết, mỗi vùng trồng café có một chủng loại café thế mạnh như: Tây Nguyên nổi tiếng với café Arabica, Komtum với café Robusta còn café Cherii thuộc về Gia lai. Hiện tại Unimex đang xuất khẩu cả 3 mặt hàng này. Trong thời gian tới, sẽ chú trọng khai thác triệt để từng loại café trên các khu vực khác nhau.
Với tây nguyên, lượng café Arabica cũng được đánh giá khá cao về chất lượng. Nhu cầu xuất khẩu loại café này đứng thứ 2 về sản lượng. Vì vậy, cần thiệt lập thêm 2 cở sở cung cấp café cho công ty. Phương châm mua tận gốc bán tận ngọn, sẽ tập trung hướng tới các công ty tiêu thụ café cấp 1. Đó là những công ty tư nhân thu mua trực tiếp từ bà con nông dân. Sở dĩ thời gian trước, công ty chưa tiếp cận theo góc độ này là do truyền thống hợp tác lâu năm theo phong cách nhà nước. Công ty chủ yếu lựa chọn đối tác là những nhà cung ứng của tỉnh mà chưa hợp tác với các cơ sở tư nhân. Tuy nhiên cũng cần lưu ý đến chất lượng bảo quản và tính chuyên nghiệp khi lựa chọn nhà cung ứng. Điều này rất quan trọng và hạn chế được rất nhiều trong quá trình xuất khẩu đặc biệt khâu kiểm tra giám sát.
Komtum: Café Robusta là mặt hàng thường chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng sản lượng xuất khẩu café hàng năm. Do đó, cần đẩy mạnh công tác tìm kiếm và mở rộng nhà cung ứng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường. Theo các chuyên gia về café, Robusta ở Việt nam ngon nhất thế giới. Tận dụng lợi thế này, công ty sẽ liên kết thêm với 3 nhà cung ứng chuyên thu mua của bà con nông dân trên địa bàn tỉnh vì tại Komtun không có những nhà cung cấp lớn đảm bảo khối lượng sản phẩm dồi dào đáp ứng tất cả nhu cầu xuất khẩu. Công ty liên kết với 3 nhà cung cấp để gom hàng phục vụ nhu cầu xuất khẩu khối lượng lớn. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng vẫn phải đảm bảo các yếu tố: chất lượng bảo quản và làm việc chuyên nghiệp trong các công việc hỗ trợ giao hàng
Gia lai: Café Cherii là thế mạnh của Gia lai nhưng không phải là thế mạnh của Việt nam. Chất lượng café loại này chưa thể cạnh tranh được với Brazin và các nước xuất khẩu café khác. Vì vậy, mặt hàng này có sản lượng xuất khẩu hàng năm thấp hơn so với 2 loại café kể trên nhưng vẫn tồn tại tình trạng nguồn cung không đáp ứng được nhu cầu xuất khẩu. Việc mở rộng nhà cung ứng vẫn là điều cần thiết trước nhu cầu ngày càng gia tăng của thế giới. Tuy nhiên, do sản lượng xuất khẩu thấp hơn và tại đây có nhiều nhà cung ứng lớn, đảm bảo khối lượng xuất khẩu nên tìm kiếm thêm 1 nhà cung cấp tại tỉnh sẽ hợp lý về chi phí và hiệu quả. Các công ty thu mua café của bà con hiện tại rất nhiều và dễ dàng tìm kiếm được qua một lần khảo sát thực tế nhưng hiệu quả hay không lại phụ thuộc vào cách lựa chọn đánh gia các nhà cung cấp.
- Tăng dự trữ để đảm bảo nguồn cung ứng trước sự biến động:
Đây là việc làm để hạn chế tối đa rủi ro từ thị trường và thời tiết đem lại. Sở dĩ đến thời điểm này, công ty mới áp dụng biện pháp dự trữ này bởi lẽ, café là một mặt hàng xuất khẩu của Unimex trong 5 năm trở lại đây. Việc phân tích thị trường cũng như các nguồn lực thời kì trước chưa đáp ứng được cho công tác dự trữ. Hơn nữa, xu thế biến động mạnh trong thời gian gần đây buộc lòng công ty phải tính đến phương án này. Trong một bài phát biểu, một chuyên gia đã nói: “ Lệ thuộc vào thời tiết và nguồn dự trữ luôn được giữ bí mật nên thị trường cà phê thế giới hàng năm có sự trồi sụt khó lường”. Hạn chế sự biến động khó lường này, Công ty nên đưa ra 1 số chiến lược dự trữ café vào những điểm thời vụ. Để làm được điều này sẽ phải đi đôi với công tác bảo quản. Do đó, một cách hiệu quả nhất là công ty sẽ làm hợp đồng mua café và thuê kho chứa của các công ty đó đồng thời chịu trách nhiệm luôn phần bảo quản. Việc làm này sẽ buộc phát sinh tăng chi phí nhưng sẽ bảo đảm nguồn cung ứng dồi dào cho việc xuất khẩu đặc biệt sẽ giúp công ty thu được lợi nhuận đáng kể truớc sự biến động về giá trên thị trường.
* Điều kiện thực hiện: Để các biện pháp trên khả thi thì các điều kiện thực hiện các biện pháp phải được các nhà hoạch định chính sách đưa ra và yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt. Mỗi biện pháp cụ thể sẽ tương ứng với những điều kiện khác nhau.
- Điều kiện để áp dụng việc mở rộng hợp tác với các nhà cung cấp tại khu vực trồng café: Qua phân tích, chúng ta đã thấy đây là một việc làm cần thiết và phải thực hiện gấp rút trong thời gian tới. Tuy nhiên, để làm tốt nhiệm vụ này đòi hỏi các nhà nhà quản lý kinh doanh phải nghiên cứu, tìm kiếm các công ty chuyên thu mua trực tiếp của các bà con nông dân. Sau đó cần đưa ra hội đồng bàn bạc xem xét để lựa chọn được nhà cung cấp hợp lý và có chất lượng. Cần thiết phải thành lập các tiêu chí đánh giá các nhà cung cấp theo thang điểm và mức độ ưu tiên về các yếu tố của nhà cung cấp như: Chất lượng, tính chuyên nghiệp, sản lượng…Tuỳ vào yêu cầu và đặc điểm của từng loại café mà tiêu chí đánh giá các nhà cung cấp khác nhau. nhưng tất cả phải đảm bảo một yêu cầu tiên quyết : Nguồn cung ứng ổn định và chất lượng về sản lượng và giá cả.
Mức độ đánh giá Chỉ tiêu (Qi) Rất tốt Rất kém 10 điểm 0 điểm Chất lượng (trọng số 0,4) Sản lượng ( trọng số 0,3 ) Tính chuyên nghiệp (trọng số 0,3 )
- Điều kiện để thực hiện biện pháp tăng dự trữ café: Quyết định tăng dự trữ café là hành động táo bạo nhưng rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay. Nhưng để đem lại hiệu quả, các nhà quản lý cần phải tính toán kỹ các yếu tố sau đây:
+ Thời điểm mua vào dự trữ: Việc dự trữ để tránh rủi ro trước sự biến động. Nó sẽ phản tác dụng nếu việc phân tích thị trường không tốt và sẽ làm tăng chi phí dự trữ. Vì vậy, các động thái mua vào dự trữ phải được thông qua sự phân tích xu hướng thị trường. Café chỉ có theo mùa ( từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau ) nên việc dự trữ phải tiến hành nhanh chóng khi thời điểm café thu hoạch dồi dào và đó cũng là thời điểm café có giá thấp hơn. Nhưng đây cũng chỉ là trên lý thuyết cung cầu và mọi động thái cần được phân tích kĩ lưỡng
+ Khối lượng dự trữ: Phân tích xu hướng biến động cung cầu, tăng giảm giá của thế giới và thị trường trong nước để đưa ra khối lượng dự trữ đảm bảo hiệu quả nhưng hạn chế tối đa rủi ro và làm tăng chi phí. Thông thường, khối lượng dự trữ thường chiếm khoảng 1/5 nhu cầu dự đoán xuất khẩu cả năm
+ Nhân sự: Đây là việc làm đòi hỏi sự phân tích rất cao. Năng lực phân tích phán đoán thị trường có quyết định rất lớn đến công việc dự trữ nên cần những nhà am hiểu chuyên nghiệp. Hiện tại, công ty chưa có được những chuyên gia đảm nhận tốt công việc này nên có thể sẽ hợp tác với các chuyên gia café đầu ngành trong nước. Họ sẽ phân tích thị trường và cố vấn cho công ty trước các xu thế biến động.
2.1.1.2 Thành lập đội ngũ cán bộ thu nhận và giám sát quá trình xuất khẩu café tại cảng Sài Gòn.
* Cơ sở lý luận: Với vai trò trung gian cung cấp hàng hóa. Công ty xuất khẩu thể hiện rõ vai trò của mình tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp và vận chuyển lên tàu cho nhà nhập khẩu. Quá trình này diễn ra hoàn toàn trên cảng nên việc tiếp nhận và vận chuyển phải được sự giám sát chặt chẽ và phân công trách nhiệm rõ ràng. Có được như vậy mới bảo đảm việc tiếp nhận và chuyển giao hàng nhanh
chóng. Các cán bộ thu nhận phải có trách nhiệm thanh kiểm tra café theo đúng hợp đồng đã kí kết để bảo đảm cho quá trình xuất khẩu và giữ uy tín với các nhà nhập khẩu. Việc tiếp nhận hàng hóa diễn ra tại cảng rồi sẽ được vận chuyển lên tàu sau đó. Do nhiều yếu tố khách quan, hàng hóa thường phải lưu trên cảng trong nhưng thời nhất định nên việc giám sát hàng hóa cũng như quá trình thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu tại cảng là điều quan trọng phải được xem xét
* Biện pháp cụ thể:
- Xây dựng quy trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa chuyên nghiệp
Đây sẽ là cơ sở thực hiện và đánh giá hiệu quả hoạt động của các nghiệp vụ xuất khẩu tại cảng. Cần đưa ra một quy định cụ thể bắt đầu từ khi tiếp nhận café tại cảng cho đến khi café đã lên tàu.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ nhà cung ứng: Nhiệm vụ của cán bộ nghiệp vụ cần kiểm tra đầy đủ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng bán hàng, Giấy kiểm định chất lượng sản phẩm, bản kê chi tiết hàng hóa, hóa đơn thương mại, vận tải đơn.
Bước 2: Thanh kiểm tra hàng hóa: Đây là nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi cán bộ có năng lực thật sự. Việc kiểm tra phải đáp ứng các tiêu chí: số lượng và chất lượng. Tuy đã có giấy kiểm định cafe nhưng công việc kiểm tra giám định xác xuất cần được thực hiện để kiểm tra được chính xác nguồn hàng. Không thể sử dụng những biện pháp kiểm tra trực quan, Công ty sẽ phải liên kết với những công ty chuyên kiểm định chất lượng để đảm trách công việc chuyên môn này. Nhiệm vụ của các cán bộ phải giám sát toàn bộ quá trình kiểm định sản phẩm để bảo đảm tính khách quan và kiểm soát chặt chẽ khối lượng hàng hóa.
Bước 3: Làm thủ tục thông quan: Làm hồ sơ hải quan luôn được coi là công đoạn phức tạp. Vì vậy, cần cố gắng chuẩn bị kĩ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của cục hải quan từ trước đó để tránh đi lại nhiều lần.
Bước 4: Vận chuyển hàng hóa lên tàu: Thông thường bên nhập khẩu sẽ chỉ định tàu nên nhiệm vụ của công ty chỉ dừng lại ở việc vận chuyển bốc dỡ café lên tàu.
Những cán bộ tại đây không thể đảm trách công việc này mà phải thiết lập một mối quan hệ chặt chẽ, kí hợp đồng trước đó đối với các dịch vụ vận chuyển tại cảng. Công tác giám sát được chú trọng mạnh mẽ để tránh thất lạc hàng hóa ảnh hưởng đến hợp đồng xuất khẩu
Bước 5: Làm việc với chủ tàu và hoàn tất bộ chứng từ để gửi sang cho bên nhập khẩu
Với việc chuẩn hóa các bước trong quá trình xuất khẩu này không chỉ giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp hơn mà nó còn giúp cho công tác kiểm tra đánh giá kết quả chính xác, nhanh chóng. Trước đây, quy trình làm việc chưa được xây dựng, tất cả do sự chủ động của từng nhân viên khiến việc đo lường hiệu quả rất khó khăn và thiếu tính chuyên nghiệp
- Tăng cường đầu tư, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực có nghiệp vụ xuất khẩu chuyên nghiệp
Trải qua nhiều năm kinh doanh trong lĩnh vực ngoại thương, công ty UNIMEX đã có trong tay một đội ngũ cán bộ nhân viên giàu kinh nghiệm. Tuy nhiên, trước sự phát triển kinh tế không ngừng, để hoạt động xuất khẩu hoàn thiện hơn nữa cần phải đầu tư thích đáng cho nguồn nhân lực
Trước hết, với các cán bộ cũ, công ty cần có chế độ đào tạo lại, bồi dưỡng đối với từng cán bộ theo nội dung thiết thực và phụ hợp với tùng vị trí công việc. Với các phương án như:
+ Kết hợp đào tạo chính quy với đào tạo thực tế. Mời những chuyên gia đầu ngành về trực tiếp nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Tổ chức các buổi học thực tế nghiệp vụ, đi thực hành cọ xát. Khuyến khích tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên đi học hỏi tại nước ngoài để tiếp thu những đổi mới từ các nền kinh tế tiên tiến
+ Vai trờ của các nhà quản lý thể hiện trong việc phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực. Xây dựng chính sách phân bổ nguồn lực phải đảm bảo đúng ngành,
đúng lĩnh vực, đúng chuyên môn được đào tạo. Hơn nữa, do sự phát triển chung của xã hội, đòi hỏi của công việc càng khắt khe và phải thích ứng với nhũng điều kiện mới. Do đó, công ty phải thường xuyên tổ chức các buổi sát hạch, kiểm tra trình độ của cán bộ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu để nắm bắt trình độ của nhân viên mình và từ đó có các điều chỉnh hợp lý.
+ Sự phát triển không ngừng của xã hội không chỉ kéo theo sự hoàn thiện đội ngũ nhân lực trực tiếp mà hơn ai hết, sự hoàn thiện trong công tác lãnh đạo là điều kiện sống còn cho sự tồn tại của công ty. Đây được coi như là những kim chỉ nam dẫn đường cho cả một đoàn tàu sau đó. Để thích nghi với những điều kiện kinh doanh mới, các nhà quản trị cần phải cập nhật kịp thời kiến thức quản trị doanh nghiệp, những xu hướng quản trị mới, từng bước chuẩn hóa cán bộ quản lý, đội ngũ có năng lực thì việc sử dụng nhân viên mới hiệu quả, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp khuyến khích cho cán bộ nhân viên cống hiến hết mình cho công ty mình.
Bên cạnh đó, việc trẻ hóa lao động là việc làm rất quan trọng. Hiện tại theo xu hướng phát triển kinh tế nói chung và xu hướng xuất nhập khẩu nói riêng rất cần những đội ngũ cán bộ trẻ, tiếp xúc với công nghệ tiên tiến và có khả năng ngoại ngữ. Tuy nhiên, việc tuyển dụng phải được tổ chức nghiêm túc, đánh giá đúng năng lực của các ứng viên để mục đích tuyển chọn những người có tài được hiệu quả và khi đó, sẽ có sự kết hợp giữa kinh nghiệm, kiến thức của cán bộ lâu năm với sự năng động, sáng tạo của tuổi trẻ. Với những người trẻ tuổi, họ sẽ thổi