Đây đợc coi là phơng tiện cần thiết để thực hiện chức năng của quản lý chất l- ợng. Trong TQM, chiến lợc chất lợng phải đợc mô tả bằng các thủ tục chính xác, cần thiết nhằm đạt đợc mục tiêu của TQM và đợc thể hiện trong sổ tay chất lợng của tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống chất lợng đợc viết ra bao gồm:
- Tài liệu hớng dẫn quản lý chất lợng - mức cao nhất.
- Tài liệu hỗ trợ - mức thấp hơn và là sự cụ thể của tài liệu hớng dẫn. - Các thủ tục chi tiết.
Khi xây dựng hệ thống chất lợng thì bản thân nó phải khái quát đợc toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến tất cả các phòng ban, các bộ phận và toàn thể cán bộ công nhân viên.
Điều cần lu ý khi xây dựng hệ thống chất lợng:
- Hệ thống chất lợng phải đợc xây dựng tỉ mỷ, chính xác, phù hợp với hoàn cảnh, lĩnh vực hoạt động cụ thể cuả từng tổ chức, doanh nghiệp.
- Phải phối hợp đồng bộ với các hệ thống đã có và sẽ có trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Phải có sự tham gia của tất cả các thành viên khi xây dựng. Đây là khâu th- ờng xuyên yếu kém của các doanh nghiệp Việt Nam.
Các thủ tục xây dựng hệ thống chất lợng phải:
+ Xây dựng một hệ thống hồ sơ tài liệu về chất lợng, sổ tay chất lợng và các kế hoạch chất lợng.
+ Phải có một hệ thống đo lờng chất lợng và những phơng tiện cần thiết để đảm bảo chất lợng.
+ Phải xây dựng dựa trên những đặc trng cơ bản để làm tiêu chuẩn cho tất cả các yêu cầu của sản phẩm và các công việc trong toàn doanh nghiệp với mục đích tạo ra khả năng đáp ứng nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng.
+ Có sự liên kết chặt chẽ giữa tất cả các hoạt động trong chu trình sản xuất sản phẩm và lắp đặt dịch vụ.
Hệ thống chất lợng của doanh nghiệp luôn phải đợc xem xét để hoàn thiện, cải tiến cho phù hợp với từng thời kỳ sao cho luôn đạt hiệu quả cao.