II. Thực trạng về phân tích tình hình xuất khẩu và hiệu quả xuất khẩu
2. Tổ chức công tác phân tích
Công tác phân tích có ảnh hưởng đến kết quả phân tích. Nếu công tác phân tích được chuẩn bị tốt, kỹ lưỡng, cẩn thận thì sẽ có nhận xét đánh giá khách quan trung thực về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, tìm ra được những khó khăn trong quá trình kinh doanh từ đó mới đề ra được biện pháp điều chỉnh. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội là một công ty nhà nước trực thuộc bộ thương mại, mọi hoạt động kinh doanh đều do giám đốc chịu trách nhiệm điều hành và quản lý. Do vậy để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh của mình luôn chính xác và có hiệu quả thì tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo công việc phân tích hoạt động kinh doanh trong công ty và phòng tổng hợp được giao nhiệm vụ đó. Bên cạnh phòng tổng hợp thì kế toán trưởng cũng có trách nhiệm trong việc nhận định tình hình kinh doanh. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo các nhân viên của mình lập các báo cáo tài chính để phản ánh trung thực tình hình tài chính của công ty từ đó tham mưu và giúp giám đốc có cái nhìn tổng quát về tình hình kinh doanh của công ty. Qua một thời gian thực tập tại công ty em thấy phòng tổng hợp tổ chức công tác phân tích như sau:
+Chuẩn bị phân tích: công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội có tham gia vào hoạt động xuất khẩu vì vậy sau mỗi kỳ kinh doanh công ty đều tiến hành phân tích tình hình xuất khẩu và hiệu quả kinh doanh xuất khẩu của công ty. Trước khi phân tích thì phòng tổng hợp tiến hành thu thập thông tin số liệu từ phòng kinh doanh XNK 1 đến XNK 8 sau đó kiểm tra lại số liệu đã thu thập được để đảm bảo số liệu hiện có là khớp đúng về mọi mặt. Số liệu dùng để phân tích tình hình xuất khẩu là do phòng kinh doanh cung cấp còn số liệu để phân tích hiệu quả kinh doanh xuất khẩu là do phòng kế toán cung cấp.
+ phân tích: Sau khi đã thu thập và sử lý số liệu phòng tổng hợp tiến hành phân tích tình hình và hiệu quả kinh doanh xuất khẩu. Phương pháp được sử dụng để phân tích là phương pháp so sánh, phương pháp biểu mẫu phương pháp số chênh lệch. Nội dung phân tích tình hình xuất khẩu: phân tích tình hình xuất khẩu theo phòng kinh doanh, phân tích chung tình hình xuất khẩu, phân tích tình hình xuất khẩu theo các đơn vị trực thuộc, theo các mặt hàng chủ yếu. Các chỉ tiêu được chọn để phân tích hiệu quả xuất khẩu là lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên nguồn vốn chủ sở hữu, sau mỗi bảng biểu mà phòng lập ra đều có nhận xét đánh giá nhưng còn sơ sài, chung chung chưa chỉ ra được các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình xuất khẩu và nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
Công ty không đi sâu phân tích từng nội dung cụ thể nào nên cũng không có các báo cáo phân tích được lập theo quy định mà việc lập biểu phân tích tình hình và hiệu quả xuất khẩu được phản ánh hết vào báo cáo tổng kết năm, trong báo cáo đó trình bày một cách khái quát tóm lược tình hình kinh doanh của công ty trong đó có tình hình xuất khẩu và hiệu quả xuất khẩu. Báo cáo tổng kết năm được công bố công khai cho mọi thành viên trong công ty được biết.
Trên đây là các bước tiến hành phân tích sau mỗi kỳ kinh doanh, qua các bước trên ta thấy Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội cũng chú trọng đến công tác phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc phân tích này vẫn còn nhiều thiếu sót cần phải thay đổi để phát huy vai trò của phân tích hoạt động kinh tế trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
2. Thực trạng về nội dung phân tích tình và hiệu quả xuất khẩu 2.1/ Thực trạng về nội dung phân tích tình hình xuất khẩu
2.1.1 Phân tích chung tình hình xuất khẩu
Sau mỗi một kỳ kinh doanh công ty tiến hành phân tích chung tình hình xuất khẩu để thấy được mức độ hoàn thành kế hoạch do bộ giao bằng cách so sánh doanh số xuất khẩu thực tế công ty đạt được và doanh số kế hoạch do Bộ giao cho.
Đơn vị tính: USD
Về xuất khẩu: Năm 2003 kim ngạch xuất khẩu của công ty không hoàn thành so với kế hoạch đã định. Kim ngạch xuất khẩu đạt 6.751.486 USD giảm 248.514 USD so với kế hoạch tương ứng với tỷ lệ giảm 3,55%. Năm 2003 công ty thực hiện kim ngạch xuất khẩu thấp, chưa xứng với tiềm năng hiện có của công ty. Một mặt do nguyên nhân khách quan là kinh tế thế giới năm qua có nhiều khó khăn, sức mua giảm, giá thành hàng xuất khẩu Việt Nam còn cao nhưng yếu tố chủ quan của chúng ta là chính. Chúng ta thiếu sự gắn kết, hợp tác thực sự với các cơ sở sản xuất nên nguồn cung cấp hàng xuất khẩu cho chúng ta không ổn định, còn mang tính chất thu gom là chính. Nghiệp vụ giao dịch chào bán hàng xuất khẩu của cán bộ còn yếu, về tư tưởng còn ngại làm hàng xuất khẩu vì làm hàng xuất khẩu cần phải đầu tư thời gian, công sức, chi phí. Chính vì vậy kim ngạch của chúng ta còn thấp. Việc này nguyên nhân đã rõ, chúng ta cần rút kinh nghiệp, tìm ra biện pháp khắc phục để đẩy mạnh xuất khẩu năm 2004, phấn đấu đạt kế hoạch xuất khẩu Bộ giao năm 2004 cho công ty là 7,5 triệu USD.
2.1.2 Phân tích tình hình xuất khẩu theo năm
Phân tích tình hình xuất khẩu theo năm nhằm thấy được tốc độ phát triển của doanh thu xuất khẩu qua các năm, xu hướng biến động của doanh thu theo chiều hướng nào tăng hay giảmlàm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch xuất khẩu cho phù hợp.
Biểu 2: Phân tích tình hình xuất khẩu theo năm
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
Số tiền Tỷlệ (%) Tổng doanh số xuất khẩu 7.000.000 6.751.486 -248.514 -3.55
Đơn vị tính: Đồng
Tốc độ phát triển của tổng doanh thu có xu hướng tăng, giảm không đều qua các năm, năm 2002 tốc độ phát triển của doanh thu có giảm đi chút ít so với năm 2001 là 2,2% nhưng đến năm 2003 thì tốc độ phát triển của doanh thu lại cao hơn so với năm 2002 là 27,3%.
Tốc độ phát triển của doanh thu xuất khẩu lên xuống thất thường. Trong năm 2001, 2002 thì tốc độ tăng của doanh thu rất cao so với năm 2000 nhưng đến năm 2003 thì tốc độ tăng của doanh thu lại giảm xuống. Như vậy công ty cần phải nâng cao kim ngạch xuất khẩu và ổn định tốc độ phát triển của doanh thu.
2.1.3 Phân tích tình hình xuất khẩu theo tháng
Để thực hiện tốt kế hoạch xuất khẩu đòi hỏi công ty phải theo dõi kim ngạch xuất khẩu qua từng tháng, từng quý làm cơ sở căn cứ cho việc tổ chức chỉ đạo và quản lý kinh doanh. Phân tích tình hình xuất khẩu theo tháng nhằm mục đích thấy được mức độ và tiến độ hoàn thành kế hoạch xuất khẩu. Đồng thời qua phân tích cũng thấy được sự biến động của kim ngạch xuất khẩu ở các thời điểm khác nhau và những nhân tố ảnh hưởng của chúng để có chính sách và biện pháp thích hợp trong việc chỉ đạo kinh doanh. Hơn nữa việc phân tích tình hình xuất khẩu theo tháng cũng giúp công ty biết được tình hình xuất khẩu qua từng tháng có ổn định hay không, kim ngạch xuất khẩu cao hay thấp từ đó có biện pháp cải thiện và có kế hoạch ổn định tình hình xuất khẩu qua các tháng để không có tình trạng tháng thì xuất khẩu được tháng thì không hay tháng thì kim ngạch xuất khẩu cao tháng thì kim ngạch xuất khẩu thấp. Nội dung phân tích này là phù hợp
Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003
Tổng doanh thu 187.150.996.333 292.330.059.525 288.237.355.415 339.452.206.648 Doanh thu xuất khẩu 28.752.502.287 58.198.858.451 52.473.706.581 47.533.635.239 Tốc độ phát triển định
gốc của tổng DT 100 156,2 154 181.3
Tốc độ phát triển định
với yêu cầu của công ty vì kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các tháng là không đều nhau.
Hàng tháng tại phòng tổng hợp của công ty có tập hợp số liệu về kim ngạch xuất khẩu để đánh giá tình hình xuất khẩu qua từng tháng. Sau đây là báo cáo xuất khẩu tháng 12 năm 2003
Biểu 3: Phân tích tình hình xuất khẩu theo tháng
Đơn vị tính: USD Mặt hàng/Nước đvt xk tháng 12 Luỹ kế xk 12 tháng Số lượng Trị giá (USD) Số lượng Trị giá (USD) Tổng trị giá USD 446.294 6.751.486 _ Trong đó: MD " GC " 40.297 _ Tự doanh: " 446.294 6.703.902 _ Uỷ thác " 7.287 1/ Canada " 2.947.700 2/ úc " 100.054 396.154 3/ Lào " 474.811 4/ Anh " 155.783 5/ Hungari " 11.010 6/ Irắc " 318.118 2.091.600 7/ Philipin " 28.122 495.400
8/ Tây ban nha " 28.643
9/ Chilê " 37.950
10/ Nhật " 13.487
11/ Cộng hoà Séc " 5.000
13/ Italia " 53.923 14/ U.A.E " 9.408 Mặt hàng/Nước đến 446.294 6.751.486 1. Chổi sơn " 346.240 3.483.157 _ Canada " 318.118 2.936.345 _úc " 28.122 391.029 _ Anh " 155.783
2. Quần áo Chiếc 41.972
_ Canada " 11.355
_ Đức " 30.617
*3.Mây tre đan USD 22.895
_ Nhật " 13.487
_ U.A.E " 9.408
4.Gốm sứ, sơn mài/TBN " 28.643
5.Đồ gỗ mỹ nghệ/Italia 53.923
6.Mỳ ăn liền / CH Séc 5.000