III. PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ TƯ VẤN DỊCH VỤ ĐO ĐẠC BẢN ĐỒ.
IV.SỬ DỤNG CHI PHÍ KINH DOANH CÓ HIỆU QUẢ.
Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tính toán xác định trong từng thời kỳ nhất định. Trên thực tế chi phí sản xuất kinh doanh được tính theo từng tháng, quý, năm. Trong điều kiện sản xuất hàng hoá, chi phí sản xuất kinh doanh phải được tính bằng tiền.
Trong sản xuất kinh doanh, chi phí là một mặt, thể hiện sự hao phí hay chi ra. Để đánh giá chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí chi ra phải được xem xét trong mối quan hệ chặt chẽ với mặt thứ hai cũng là mặt cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh- đó là kết quả kinh doanh thu được.
Có rất nhiều cách phân loại chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng thông thường ở các doanh nghiệp thường chia chi phí làm 2 loại: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Trong đó chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc chi phí gián tiếp.
Để xác định giá thành sản phẩm, chi phí đóng vai trò rất quan trọng. Phấn đấu hạ giá thành sản phẩm là biện pháp chủ yếu để tăng lợi nhuận doanh nghiệp, là cơ sở nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hạ giá thành sản phẩm dựa trên cơ sở giảm chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp công nghiệp, việc phấn đấu hạ giá thành dựa trên việc giảm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp, còn đối với
doanh nghiệp thương mại, việc phấn đấu hạ giá bán sản phẩm ngoài việc giảm giá mua sản phẩm hàng hóa còn phụ thuộc vào việc phấn đấu giảm chi phí gián tiếp như chi phí vận chuyển, kho tàng bến bãi...
Trong những năm qua, trong hoạt động kinh doanh, Công ty đã thực hiện chưa tốt việc sử dụng chi phí kinh doanh dẫn đến việc chi phí kinh doanh tăng lên quá cao so với mức doanh thu đạt được. Điều này do một phần chi phí cho quản lý bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đã tăng quá cao. Như trong phần phân tích ( Bảng 08 ) ta nhận thấy chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm từ 81 đến 91 % so với lãi gộp.
Năm 1997 tỷ lệ này là 81,68% Năm 1998 tỷ lệ này là 88,66% Năm 1999 tỷ lệ này là 91%
Tỷ lệ chi phí bán hàng trong tổng lãi gộp quá lớn đã tạo ra một gánh nặng cho Công ty. Hơn nữa, khi lãi gộp giảm đi: năm 1999 là 2.707.425.559 đồng so với năm 1998 là 3.509.615.594 đồng và năm 1997 là 4.134.952.173 đồng thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng lên. Tuy nhiên chi phí tăng lên lại do phần chi phí dịch vụ mua ngoài tăng lên đáng kể:
Bảng 13
Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Chi phí dịch vụ mua
ngoài Tổng chi phí Tỷ lệ CP dịch vụ mua ngoài/ Lãi gộp 1997 950.808.674 3.377.250.898 29% 1998 376.400.929 3.111.603.613 12,1% 1999 606739376 2465239522 24%
Ngoài ra còn khoản chi phí khác cũng chiếm tỷ lệ cao so với tổng chi phí
Bảng 14
Chỉ tiêu Chi phí khác Tổng chi phí Chi phí khác/ Tổng chi phí
1997 619.005.779 377.250.898 18,4%
1998 943.176.888 3.111.603.613 31%
1999 924.656.177 2.465.239.522 38%
Hai khoản chi phí này đã chiếm từ 45 đến trên 60% tổng chi phí, tạo nên sự lãng phí trong đIều hành quản lý chi phí của doanh nghiệp. Đặc biệt trong khoản mục chi phí khác thì chi phí về tàu xe công tác tăng lên nhiều, còn trong chi phí bán hàng, chi phí cho vận chuyển, lưu kho lưu bãi tăng lên do hàng hoá còn tồn đọng,chưa tiêu thụ được đã tạo thêm gánh nặng cho Công ty. Điều này cho thấy việc sử dụng chi phí của Công ty đang gặp nhiều vấn đề cần giải quyết.
Để giảm được các khoản không cần thiết trong chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, tạo được hiệu quả trong việc tiết kiệm chi phí, tăng khả năng kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần:
- Giảm chi phí hàng tồn kho. Như đã phân tích, hàng tồn kho của Công ty rất lớn: từ khoảng 2,5 tỷ đến trên 3,3 tỷ đồng, chiếm khoảng 40 đến 55% tổng tài sản lưu động của Công ty. Hàng tồn kho nhiều nhưng kho của Công ty không đáp ứng đủ việc bảo quản số hàng này, vì vậy việc thuê kho để lưu trữ số hàng tồn kho đã làm chi phí tăng thêm rất nhiều. Để giảm chi phí hàng tồn kho, Công ty nên đặt hàng và mua hàng theo đơn đặt hàng trước, nhằm tránh được việc hàng thừa hàng thiếu, đáp ứng không chính xác nhu cầu của khách hàng.
- Tăng năng suất lao động: Tăng năng suất lao động hay giảm lượng lao động dư thừa trong Công ty hiện nay không chỉ là vấn đề đối với riêng Công ty mà còn là mối quan tâm của các doanh nghiệp nhà nước và là chủ trương của Đảng, của Nhà nước. Hiện nay lượng lao động trong Công ty là 82 người trong đó Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu gồm 18 người làm nhiệm vụ kinh doanh thiết bị sản phẩm và kinh doanh vật tư từ khâu mua hàng đến khâu bán hàng. Ngoài ra, phòng Tổ chức- Hành chính có 15 người quản lý về các khâu như lao động, chỉ đạo hoạt động của Công ty... Phòng này còn quá dư
thừa lao động, phải rút bớt lại số lượng lao động trong khu vực này. Theo em, phòng này chỉ nên rút lại còn 10 người, trong đó:
+ 5 người làm công tác quản lý lao động từ khâu tuyển dụng lao động, xây dựng quy hoạch cán bộ và lao động, xây dựng cấp bậc kỹ thuật, thực hiện kế hoạch tiền lương, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạovà đào tạo lại lực lượng lao động của Công ty
+ 1 người làm nhiệm vụ hướng dẫn và tổ chức thực hiện thi đua, khen thưởng kỷ luật trong Công ty
+ 2 người quản lý việc sửa chữa , quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống tài sản của Công ty.
+1 người quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác tổng hợp và giao ban định kỳ của Công ty.
+ 1 người làm công tác giao dịch, đảm bảo công tác khánh tiết, lễ tân trong công ty
Giảm được 5 người sẽ giảm bớt được khoản chi phí cho tiền lương lao