Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý giữa các bộ phận chức năng thì quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các chức năng nhiệm vụ trong các bộ phận phải luôn luôn được hoàn thiện. Muốn làm được việc này thì phải tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các chức năng đã định để phát hiện ra những khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công tác. Trên cơ sở đó, đánh giá sự hợp lý, đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng.
Trong quá trình nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, em thấy các chức năng, nhiệm vụ đó tương đối hoàn chỉnh song em cũng mạnh dạn xin đưa ra một số ý kiến bổ sung thêm nhằm hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của ban Giám đốc và các phòng ban như sau:
1. Ban Giám đốc.
Giám đốc Công ty là người đứng đầu Công ty, phụ trách chung các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, ngoài ra còn chỉ đạo trực tiếp các phòng ban.
Quyền hạn và nghĩa vụ của Giám đốc được quy định rõ như sau:
+ Nhận vốn và các nguồn lực khác do Nhà nước giao, giao vốn và các nguồn lực khác về các đơn vị sử dụng đúng mục đích sao cho bảo đảm an toàn và phát triển được vốn.
+ Đại diện cho Công ty trước pháp luật và các cơ quan Nhà nước. + Dự kiến phương hướng phát triển của Công ty.
+ Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy quản lý điều hành Công ty. + Xây dựng nội quy, quy định, quy chế về hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, Giám đốc cần nhiều thời gian để suy nghĩ cho nên Giám đốc nên giao quyền cho cấp dưới nhưng không từ bỏ trách nhiệm. Giám đốc Công ty nên phụ trách chung và uỷ quyền cho các Phó Giám đốc theo từng lĩnh vực.
* Các Phó giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc, thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực được Giám đốc Công ty phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp lệnh Nhà nước về lĩnh vực đó.
Ngoài ra, các Phó giám đốc còn đề xuất với Giám đốc Công ty về phương hướng phát triển của Công ty.
Các Phó giám đốc có quyền yêu cầu các đơn vị thuộc Công ty, các phòng ban chức năng cung cấp hồ sơ, tài liệu, thông tin cần thiết thuộc lĩnh vực được giao.
Là bộ phận quan trọng nắm bắt số lượng lao động và phân công lao động giữa các bộ phận, giải quyết các vấn đề có liên quan đến lợi ích của người lao động. Phòng tổ chức hành chính có chức năng, nhiệm vụ chính là giải quyết các vấn đề về:
+ Công tác tổ chức cán bộ. + Công tác lao động tiền lương.
+ Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho Công ty. + Công tác thi đua tuyên truyền.
3. Phòng kế toán tài vụ.
Là phòng giúp Giám đốc về toàn bộ công tác hạch toán kế toán, thống kê tài chính của Công ty. Phòng có nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc, chỉ đạo thực hiện kế hoạch. + Quản lý các loại vốn, các quỹ tập trung của Công ty.
+ Tham gia lập phương án điều hoà vốn, các quỹ tập trung toàn Công ty.
+ Tổng hợp quuết toán tài chính toàn Công ty và báo cáo lên trên theo quy định.
+ Tham gia xây dựng và quản lý các mức giá của Công ty.
4. phòng kỹ thuật vật tư.
Chức năng chính của phòng là nghiên cứu, thiết kế kỹ thuật hướng dẫn theo dõi và giám sát quy trình công nghệ, xây dựng các định mức kỹ thuật, định mức và hạn mức sử dụng vật tư.
Nhiệm vụ: Cung cấp đầy đủ kịp thời trang thiết bị, vật tư cho yêu cầu của sản xuất kinh doanh của Công ty.
5. Phòng kinh doanh tiêu thụ.
Chịu trách nhiệm đầu ra cho sản phẩm của Công ty. Mỗi cán bộ của phòng là nhân tố quyết định cho việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty, để từ đó có kinh phí chi trả các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
- Giúp Giám đốc giảm bớt được gánh nặng về khối lượng công việc để Giám đốc có thời gian giải quyết tốt hơn phần việc của mình.
- Giúp các Trưởng- Phó phòng nhận thức được vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình một cách rõ ràng.
- Giúp hiệu quả hoạt động của bộ máy đạt được cao hơn.
- Chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng sẽ tạo được niềm tin vào công việc của họ, thúc đẩy hoàn thành công việc của Công ty mạnh mẽ hơn.