III. HIỆN TRẠNG KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI – HÀ NỘI.
2. Tình hình ký kết hợp đồng nhập khẩu ở Công ty vận tải và đại lý vận tải hà nội.
vận tải - hà nội.
2.1. Căn cứ để ký một hợp đồng nhập khẩu.
Ký kết một hợp đồng nhập khẩu là một khâu mở đầu quan trọng trong hoạt động nhập khẩu. Vì Công ty chỉ có thể bắt tay vào việc thực hiện các thương vụ khi ký kết được hợp đồng. Song trên thực tế thì không phải bất cứ một hợp đồng nhập khẩu nào cũng được Công ty ký kết, mà việc ký kết có thành công hay không còn phụ thuộc rất nhiều vấn đề và việc đi đến quyết định ký kết đó phải dựa trên một căn cứ sau:
Thứ nhất là: Chính sách quản lý của Nhà nước Việt nam về kinh tế đối ngoại thương.
Thứ hai: đơn đặt hàng, đơn chào hàng của bạn hàng, nghiên cứu các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu như giá cả, chất lượng thanh toán.. và thời hạn giao hàng cho bên uỷ thác, sao cho hợp đồng nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất là một căn cứ quan trọng của những người làm công tác hợp đồng.
Thứ ba: Tình hình thị truờng liên quan đến nhu cầu của thị trường, dung lượng của thị trường..
Thứ tư: Lựa chọn đối tác. Phần lớn bạn hàng của Công ty đã có mối quan hệ lâu dài nhưng đối với một khách hàng mới thì bắt buộc Công ty phải tiến hành nghiên cứu dựa trên một số yếu như: quan điểm kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, khả năng tài chính, người đại diện, phạm vi và trách nhiệm của họ.. khi có quan hệ làm ăn với Công ty.
Thứ năm: Hoa hồng uỷ thác.
Thú sáu: Khả năng của Công ty. Nếu các căn cứ trên đều hợp lệ mà lại không phù hợp với khả năng kinh doanh của Công ty thì việc ký kết hợp đồng nhập khẩu cũng trở nên vô nghĩa. Bởi vậy khả năng của Công ty cũng là một căn cứ quan trọng mà trước khi ký kết một hợp đồng các nhà đàm phán phải tính toán cẩn thận để tránh mọi rủi ro có thể xảy ra cho Công ty.
2.2. Phương pháp ký kết một hợp đồng nhập khẩu
Cũng giống như bất cứ một hợp đồng kinh tế thông thường nào, việc ký kết một hợp đồng nhập khẩu của Công ty cũng có thể là trực tiếp gặp gỡ hoặc gián tiếp đàm phán thông qua con đường thư tín, điện tín, fax.
Đối với những khách hàng quen thuộc hoặc khách hàng ở xa thì Công ty thường ký theo hình thức gián tiếp, có nghĩa là khách hàng gửi đơn hỏi
hàng đến cho Công ty hoặc Công ty gửi đơn chào hàng cho khách hàng. Nếu hai bên đều nhất thì cùng ký vào, làm thành một hợp đồng.
Đối với khách hàng mà công việc cần bàn bạc, giải quyết cặn kẽ để ký kết một hợp đồng mới hay bổ xung tiếp cho hợp đồng cũ hoặc khách hàng lần đâù có quan hệ làm ăn với Công ty thì thường ký theo hình thức trực tiếp.
Biểu 6: Số hợp đồng được ký kết theo phương pháp khác nhau:
Đơn vị tính: hợp đồng Chỉ tiêu 1999 2000 Mức độ biến động 20002/1999 Số HĐ Tỉ lệ (% ) Số hợp đồng nhập khẩu ký trực tiếp 3 8 5 266,7 Số hợp đồng NK ký gián tiếp 28 46 18 164,3 Tổng số hợp đồng nhập khẩu đã được ký 31 54 23 174,2
Nhìn vào bảng trên ta biết tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty là tốt. Tổng số hợp đồng nhập khẩu ký kết được theo hai phương pháp tăng nhanh từ 31 hợp đồng, năm 1999 tăng lên 54 hợp đồng năm 2000. Điều này chứng tỏ kinh doanh XNK của Công ty có nhiều triển vọng trong tương lai. Mặt khác, tỷ lệ (%) số hợp đồng nhập khẩu ký trực tiếp. Năm 2000 so với năm 1999 là tăng 266,7%, còn hợp đồng nhập khẩu ký gián tiếp tăng 164,3%. Điều này chứng tỏ việc kinh doanh XNK của Công ty ngày càng được mở rộng, và có nhiều bạn hàng mới.
2.3. Nội dung ký kết của một hợp đồng nhập khẩu.
Mọi hợp đồng nhập khẩu đểu do Giám đốc Công ty trực tiếp đứng ra ký kết, chứ không uỷ quyền cho cấp dưới ( VD: trưởng phòng XNK ) như một đơn vị nhập khẩu khác, trừ những trường hợp thật là đặc biệt. Nội dung của bất kỳ một hợp đồng Nhập khẩu nào được ký giữa Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội với Công ty nước ngoài đều phải tuân thủ các nguyên tắc chung của Luật pháp về hợp đồng.
Công ty nhập khẩu hàng hoá rất đa dạng, nhập khẩu tất cả các hàng hoá theo yêu cầu bạn hàng trong nước và thị trường nội địa mà Nhà nước không cấm. Nên các hợp đồng nhập khẩu khác nhau có các điều khoản khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất của hàng nhập khẩu. Nhìn chung tất cả các hợp đồng nhập khẩu của Công ty có các điều khoản cơ bản với nội dung tuỳ thuộc vào từng hàng hoá và bạn hàng. Nếu khách hàng quen thì hợp
đồng thường đơn giản hơn. Nội dung hợp đồng nhập khẩu thường có các điểm sau:
đ Điều khoản tên hàng: Thường được ghi một cách chung chung có một số hàng hoá có tính phức tạp như máy móc và linh kiện thay thế thì công ty thường có mục lục kèm theo để mô tả sản phẩm và các thông số kỹ thuật cần thiết để tránh hiện tượng lừa bịp trong kinh doanh quốc tế. Còn những hàng hoá bình thường làm đơn giản.
VD: Điều khoản tên hàng trong hợp đồng nguyên liệu sản xuất mút, số hợp đồng là: VITACO 259/98 chỉ ghi :
VORANOL 3010( Polyethar Polyols - PPG)
V Điều khoản phẩm chất: Quy cách phẩm chất cảu từng loại hàng hoá có những tiêu chuẩn khác nhau nên từng loại hàng hoá khi ký kết hợp đồng, Công ty đưa ra những tiêu chuẩn khác nhau, phù hợp với lô hàng định nhập và đảm bảo hàng hoá được nhập đúng với yêu cầu của Công ty. Thông thường thì có những phương pháp xác định phẩm chất như sau mà công ty luôn áp dụng khi xây dựng điều khoản phẩm chất hàng hoá trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty:
+ Dựa vào mẫu hàng
+ Dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn + Dựa vào quy cách hàng hoá
+ Dựa vào các chỉ tiêu đại khái quen dùng.
+ Dựa vào hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá + Dựa vào hiện trạng hàng hoá
+ Dựa vào sự xem hàng trước + Dựa vào tài liệu kỹ thuật + Dựa vào nhãn hiệu hàng hoá + Dựa vào mô tả hàng hoá.
VD: Hợp đồng NK thiết bị vệ sinh ngày 10/11/2000 điều khoản phẩm chất có ghi như sau:
Item Description Color
C703 W/C complete set White
CW420J W/C complete set White L237CF Pedestal Lavatory White L521V3 Couter top lavatory PP TX101LB Lavatory faueet PB
P Điều khoản khối lượng: Đây là điều khoản đơn giản, cũng tuỳ thuộc vào từng loại hàng hóa mà quy định đơn vị tính khối lượng. VD: Hợp đồng VITACO 259/98 có ghi 33.60 metric ton net for voranol * 3010 ( more or less 10% in quantily and amount acceptable. Third party shipper and shipping document acceptable).
C Điều khoản giá cả: Trong hợp đồng nhập khẩu Công ty luôn quy định đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp quy định giá, phương pháp xác định mức giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá. Trước khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với đối tác nước ngoài, Công ty tìm mọi cách đàm phán ( trực tiếp hoặc gián tiếp) và đưa ra một mức giá phù hợp để đi đến ký kết hợp đồng.
Ví dụ: hợp đồng nhập khẩu số 99AI152 – 006 có ghi: Total amount: 18,707USD, CIF Hai Phong.
1 Điều khoản giao hàng: trong các hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều nêu rõ thời hạn và địa điểm giao hàng, xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng.
Ví dụ: Hợp đồng nhập khẩu số 99A1474 – 078 có ghi: Delivery time shall be within 15 days upon receipt and accepted the L/C. Discharge port: Haiphong port, North Vietnam.
* Điều khoản thanh toán: Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán L/C ( trả ngay, không huỷ ngang). Công ty thường thanh toán qua một ngân hàng có uy tín tại Việt nam là Hanoi Invesment and Deverlopment Bank – No. 73010658I.
Ví dụ: Hợp đồng nhập khẩu số VITACO 1484/ 2000 có ghi:
Terms of payment: by irrevocable L/C at right without recourse payable by telegraphic transfer in favour of:
Dow Chemical pacific ( Singapore) Pte. Ltd. 260 Orchard road.
# 18 – 01 the Heeren, Singapore 238855
All Charges by opening bank are for buyer’s account. L/C should provide reimburdemoen bank with telegraphic reimburesment allowed.
The order is not effective until we have in our hands an L/C that is issued or confirmed by a bank and substance acceptance to us.
o Điều khoản khiếu nại và giải quyết tranh chấp: Điều khoản này sẽ được thoả thuận một cách chi tiết, kỹ lưỡng và chặt chẽ đối với những khách hàng mới có quan hệ làm ăn làm đầu với Công ty và với những lô hàng có giá trị lớn, tính phức tạp cao. Còn với khách hàng quen thuộc và uy tín thì việc đề cập này khá đơn giản, thậm chỉ là hình thức. Ví dụ: Điều khoản VII trong hợp đồng số 19/HSM – IAF/99 chỉ viết: ( Theo bản dịch hợp đồng).
“ Trong quá trình thực hiện hợp đồng, những tranh chấp không giải quyết được bằng thương lượng sẽ do ban trọng tài ngoại thương giải quyết phù hợp với Tncoterms 1990, bên cạnh phòng Thương mại và công nghiệp Việt nam, quyết định của trọng tài là bắt buộc đối với các bên.”
Ngoài lý do tin tưởng nhau, việc không thoả thuận chi tiết các điều khoản này, một phần do những người tham gia ký kết chưa ý thức được tầm quan trọng của nó, một phần khác là do tâm lý nếu đề cập quá kỹ lưỡng điều khoản đó sẽ gây tâm lý không tin tưởng nhau, kém thân mật và gây khó khăn cho việc thoả thuận các điều khác.
Trên đây là những điều khoản không thể thiếu được trong một hợp đồng nhập khẩu của Công ty ký kết với bạn hàng nước ngoài. Ngoài những điều khoản này ra thì tuỳ vào từng lô hàng, đối tác kinh doanh mà Công ty khi đàm phán, ký kết hợp đồng có thêm một số điều khoản nữa để ràng buộc hai bên hơn nữa đối với việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Chẳng hạn như điều kiện đóng gói hàng hoá, điều khoản bảo hiểm hàng hoá, điều khoản về bao bì hàng hoá, điều khoản về trường hợp miễn trách, điều khoản vận tải....
Từ những ví dụ cụ thể trên ta thấy các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu, mà công ty đã ký kết trong thời gian là chưa chặt chẽ, còn nhiều lỗ hổng có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.