IV. Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn phòng NHNo &
2. Hiện đại hoá công tác thông tin:
Hoạt động công tác thông tin : Trong thời gian gần đây, thờng xuất hiện các từ ngữ “ văn phòng điện tử” để mô tả văn phòng hiện đại. Để tăng cờng hiệu quả hoạt động văn phòng trong thời đại mới ngời ta cần xây dựng các văn phòng điện tử để hỗ trợ cho công tác thông tin .
Cuộc cách mạng CNTT diễn ra sôi dộng hiện nay đang tác đọng sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt dộng kinh tế . xã hội của các quốc gia trên thế giới, mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bớc vào thế kỷ 21. Nội dung chủ đạo của bớc chuyển biến lần này là sự phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh thông tin và trí tụê, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế trí thức. Về cơ bản , bớc chuyển biến
này đợc nảy sinh và đợc thực iện chủ yếu tại các nớc có nền kinh tế công nghiệp phát triển. Tuy nhiên, tác động chuyển biến vĩ đại này đã lan toả nhanh chóng đến khắp các nớc trên thế giới. Xu thế này đang tạo ra những cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra các thách thức gay gắt cho các nớc đang phát triển đang tìm con đờng công nghiệp hoá- hiện đại hoá nền kinhtế và xã hội của mình.
CNTT bao gồm tất cả các hoạt động và công nghệ chứa đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phơng tiện điện tử , từ việc thu thập, lu trữ, truyền dẫn… đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực của sản xuất, kinh tế đời sống con ngời. Với những tiến bộ nhanh chóng kỳ diệu của kỹ thuật máy tính và kỹ thuật viễn thông trong vài thập niên gần đây, CNTT thực sự đã thâm nhập rộng khắp vào mọi mặt hoạt động của con ngời. Công nghệ này đã đa đến nhiều biến đổi to lớn với nền kinh tế nói chung và những biến đỏi đến các hoạt động văn phòng nói riêng. Vì vậy, ngân hàng phải hiểu rằng vị trí tơng lai của họ phụ thuộc 1 cách quyết dịnh vào việc liệu họ có tận dụng đợc CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới các hoạt động kinh doanh của mình hay không.
Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, các công việc đó cần phải đợc giải quyết nhanh chóng , chính xác kịp thời đảm bảo chức năng tham mu giúp việc một cách hiệu quả nhất. Do đó, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
* Hiện đại hoá công tác thu thập, xử lý, phổ biến và lu trữ thông tin :
Với xu thế “ toàn cầu hoá “ nhanh chóng hiện nay, các cơ quan đơn vị luôn phải trang bị cho văn phòng những cơ sở vật chất kỹ thuật iện đại nh: máy vi tính, máy fax, máy photo, máy in là những thiết bị mà bất cứ cơ quan nào cũng phải… trang bị cho văn phòng . Việc trang bị đầy đủ các thiết bị đã góp phần rất to lớn vào hoạt động khai thác thông tin mang lại những thông tin có đọ chính xác caovà tiết kiệm tối đa thời gian , công sức cho cán bộ văn phòng .
Nhờ ứng dụng CNTT nh lắp đặt máy vi tính có nối mạng hệ thống sẽ trợ giúp và quản lý các công việc thờng ngày của các đơn vị chức năng, bao gồm theo dõi các công văn, tài liệu đi và đến, xử lý và theo dõi quá trình xử lý các công việc, trao dổi, lu trữ, quản lý của cán bộ lãnh đạo và công chức trong cơ quan .
Đối với công tác thông tin cũng cần có hệ thống thông tin quản lý nhằm mục đích thu thập, lu trữ, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và thực hiệ các nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ của công chức, trự giúp việc ra các quyết định quản lý của lãnh đạo.
* Hiện đại hoá công tác văn th lu trữ:
- Công tác văn th: Trớc đây, mỗi ngày cán bộ văn th phải giải quyết rất nhiều công việc có liên quan đến giấy tờ nh: quyết định, chỉ thị, thông báo điều… đó đã mang lại hiệu quả cha cao. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác này đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý của những cơ quan
áp dụng các phơng tiện tin học hoá và tự động hoá nhằm đáp ứng 1 trong những yêu cầu quan trọng của công tác văn th. Đó là sự đảm bảo thông tin nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, để giúp lãnh đạo ra những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn. Việc sử dụng tin học đã cho phép nâng cao năng suất lao động của cán bộ vân th lên rất nhiều.Văn phòng đã đợc trang bị rất nhiều thiết bị mới phục vụ cho hoạt động nh: máy photocopy siêu tốc 120 tờ/phút, máy đóng dấu công văn, ngày tháng công văn đi và công văn đến, máy đọc quang học
Soạn thảo văn bản bằng máy vi tính đã trở nên đơn giản, chính xác hơn vì văn bản là 1 thông tin quan trọng trong các văn phòng cơ quan . Đây là 1 trong những phơng tiện quan trọng để truyền đạt các chủ trơng , chính sách của đảng , pháp luật của nhà nớc đến mọi cơ quan , mọi công dân. Làm tốt công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu suất của ngời cán bộ văn phòng . Việc soạn thảo văn bản bằng máy có thể dễ dàng lu lại , bổ sung hoặc sửa chữa nên sẽ tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian. Hiện nay có rất nhiều phần mềm
để ứng dụng cho việc soan thảo văn bảnvà lu trữ nh: Microsoft Word, MS Access, MS Exel…
- Công tác lu trữ: là toàn bộ những công việc đợc thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn , lâu bền và an toàn tài liệu công tác này nhằm đảm bảo công tác cung cấp cho cơ quan những thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của cơ quan . Để hiện đại hoá công tác lu trữ thì trớc hết phải :
+ Đổi mới về nhận thức : nhận thức đày đủ vai trò của công tác lu trữ đối với hoạt đọng quản lý của mỗi cơ quan , đơn vị.
+ Hiện đại hoá công tác lu trữ trên cơ sở trang bị các phơng tiện kỹ thuật hiện đại nhằm tin học hoá công tác lu trữ. Hiện nay với các phơng tiện kỹ thuật và công nghệ hiện đại nh: Micro film, băng từ , đĩa mềm, đĩa cứng, CD Rom, cùng với máy tính đợc nối mạng Internet, tài liệu lu trữ của mọi cơ quan , mọi quốc gia (trừ tài liệu mật) sẽ đợc lu thông , trao đổi , phục vụ nhanh chóngcho việc su tầm, nghiên cứu.
Tóm lại, hiện đại hoá công tác thông tin văn phòng là 1 tất yếu khách quan, là 1 nhiện vụ quan trọng trong thời điểm hiện nay, hiện đại hoá công tác thông tin đòi hỏi phải đổi mới toàn diện về tất cả các mặt.