6.1. Xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hoá thuộc danh mục hàng hoá xuất khẩu có điều kiện
Hiện nay các công ty xuất khẩu chỉ cần xin giấy phép đối với hàng xuất khẩu thuộc sự quản lý đặc biệt của nhà nước mà không cần xin giấy phép xuất khẩu từng chuyến (theo Nghị định 57/1998/NĐ-CP - ngày 31 tháng 7 năm 1998, và thông tư hướng dẫn số 18/1998/TT-BTM ngày 28 tháng 8 năm 1998)
Hồ sơ xin giấy phép gồm: - Đơn xin giấy phép xuất khẩu
- Bản sao hợp đồng và các tài liệu có liên quan đến hợp đồng
- Phiếu hạn ngạch (nếu cần) 6.2. Mở L/C tín dụng
Nếu như hợp đồng quy định phương thức thanh toán là tín dụng chứng từ thì bên nhập phải viết đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng mà bên nhập có tài khoản ngoại tệ. Nội dung của L/C phải hoàn toàn trùng khớp với hợp đồng, đặc biệt là yêu cầu về bộ chứng từ thanh toán. Đối với bên xuất khẩu phải đôn đốc, L/C phải kiểm tra kỹ nội dung, nếu có gì sai sót phải báo ngay cho người nhập.
6.3. Chuẩn bị hàng hoá
Nhà xuất khẩu phải chuẩn bị đủ hàng từ các nguồn hàng của mình, hàng đúng số lượng, đúng chất lượng, chấp hành đúng các yêu cầu của điều khoản bao bì, ký mã hiệu ... trong hợp đồng.
6.4. Kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hoá
Trong một số các hợp đồng xuất nhập khẩu, hàng hoá phải được kiểm nghiệm bởi các tổ chức của giám định chất lượng như VINACONTROL để cấp giấy chứng nhận chất lượng.
6.5. Thuê tàu phương tiện chở hàng
Bước này còn phụ thuộc vào điều khoản thanh toán theo giá CIF hay FOB hay FAS... trong hợp đồng. Thông thường các doanh nghiệp xuất khẩu thuê tàu hoặc uỷ thác theo tàu cho các công ty vận tải chuyên nghiệp.
Mua bảo hiểm để tránh thiệt hại khi rủi ro xảy ra. Có thể mua bảo hiểm theo chuyến hoặc theo năm.
6.7. Làm thủ tục hải quan
Đây là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các loại hàng hoá xuất khẩu, là khâu quan trọng và cũng là khâu phức tạp nhất. Thủ tục hải quan gồm các bước sau:
- Làm thủ tục về mặt giấy tờ tại cơ quan Hải quan. Chủ hàng phải trình các giấy tờ sau: Giấy phép xuất khẩu của doanh nghiệp; bản sao hợp đồng hoặc L/C; hoá đơn để tính thuế; bảng kê chi tiết hàng hoá; và các giấy tờ khác nếu cần.
- Kiểm tra hàng hoá: Cơ quan Hải quan kiểm tra hàng hoá của công ty nhằm đảm bảo theo yêu cầu pháp luật trong nước và quốc tế.
- Thực hiện quyết định của Hải quan.
6.8. Giao nhận hàng hoá với tàu.
Chủ hàng phải nắm rõ chi tiết hàng hóa nộp bản đăng ký chuyên chở gồm : tên hàng, ký mã hiệu, bao bì, kích thước, trọng lượng, tên địa chỉ của người nhập ...
Nếu hợp đồng qui định mở L/C thì bên xuất phải trình đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ thanh toán cho ngân hàng mở L/C.
6.10. Khiếu nại (trọng tài)
Khiếu nại khi một bên hoặc nhiều bên không thực hiện đúng hợp đồng.
6.11. Thanh lý hợp đồng (nếu cần)