I. Tổ chức hệ thốngthông tin
3 2 Công nghệ thông tin
3.2.3. Hệ thốngthông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý xây dựng một các tổng quát như sau, cho một cơ quan. Trong một cơ quan, các ứng dụng tin học riêng lẻ liên quan đến những nhóm người dùng rất đa dạng.Nếu không có các qúa trình và cơ chế tổng hợp thì các ứng dụng riêng lẻ ấy có thể sẽ không nhất quán và ăn khớp nhau, gây ra tình trạng trùng lặp ,dư thừa,lãng phí ,mâu thuẫn và kém hiệu quả .Chẳng hạn một số khoản mục dữ liệu có thể được nhiều bộ phận cùng thu thập,lưu trữ ; cùng một nhiệm vụ sử lý được thực hiện lặp đi lặp lại nhiều nơi,nhiều lần . Một trong những công cụ để phố hợp các ứng dụng với nhau là ngân hàng dữ liệu hay còn gọi là hệ cơ sở dữ liệu. Ngân hàng dữ liệu,nhằm phục vị cho nhiều người và nhiều mục đích khác nhau quản lý khác nhau.
Có hai cách phân chia một hệ thống thông tin quản lý tổng hợp thành các hệ một là dựa vào các chức năng sản xuất kinh doanh , hai là dựa vào các hoạt động quản lý chủ yếu ,điển hình của một cơ quan kinh doanh có tiến hành sản xuất là:
Bảng 2: Theo chức năng cơ quan
TT Chức năng Một vài ứng dụng điển hình 1 Bán hàng và tiếp
thị
Theo dõi, dự báo doanh số; lập kế hạch bán hàng, phân tích tình hình bán hàng và khách hàng và thị trường.
2 Sản xuất Lập kế hoạch theo dõi ,điều độ sản xuất .
3 Hậu cần Lập kế hoạch và kiển soát mua và bán vật tư,theo dõi, phân phối vật tư trong kho.
hoạch theo dõi nhu cầu về vốn.,tính thu nhập// 5 Điều động nhân
lực
Lập kế hoạch ,nhu cầu về nhân lực, phân tích kết quả công tác.,quản lý việc nâng bậc lương.
Theo hoạt động quản lý.
TT Quản lý Một vài ứng dụng điển hình
1 Quản lý giao dịch Xử lý đơn hàng, các danh dơn và hoá đơn; trả lời câu hỏi về hiện trạng……
2 Quản lý tác nghiệp Lập ,theo dõi điều chỉnh kế hoạch cho từng thời kỳ ngắn hạn; hình thành các khoản ngân sách, phân bổ nguồn lực.
3 Quản lý chiến thuật
Để ra mục tiêu; lập,theo dõi, điều chỉnh kế hoạch cho từng thời kỳ , ngắn hạn , trung hạn , và dài hạn.hình hành các khoản ngân sách phân bổ nguồn lực, tài chính,…
4 Quản lý chiến lược
Đề ra mục tiêu điều chỉnh kế hoạch và những chính sách đối nội, đối ngoại của cơ quan.
4. Mô hình tổ chức hệ thống thông tin Marketing trong công ty xây dựng công nghiệp Hà Nội.
Mô hình hệ tổ chức hệ thống thông tin được quản lý một cách chặt chẽ, trực tuyến, với hệ thống máy tính nối mạng nội bộ trong công ty.Hình thành một phòng thông tin, một cơ sở dữ liệu chung cho công ty trong đó có nhân viên cung cấp những số liệu sử lý dữ liệu đảm bảo toàn vẹn thông tin .Nhà quản trị cao cấp lấy những thông tin trong phòng này với những thông tin được xử lý phục vụ cho quá trình ra quyết định trong quá trình thi công, và tiến độ của công trình.
So sánh: Hệ thống của công ty xây dựng công nghiệp với hệ thống mô hình cơ bản: Ta nhận thấy sự thiếu hụt khả năng thu thập thông tin của công ty. Và công ty chỉ có hệ thống báo cáo nội bộ của công ty nhưng nó hoạt động
không hiệu quả bởi nó không được cập nhật một các thường xuyên và không được xử lý có khoa học. Có những điểm không tốt trong hệ thống này.
- Hệ thống chưa phát huy được khả năng thu thập thông tin, thông tin dược thu thập không phải chính thời điểm khi thông tin có.
- Hệ thống chưa được đầu tư một các bài bản, như nhà quản lý thông tin cũng như những công nghệ thực hiện trong quá trình quản lý.
- Những hệ thống quan trọng trong hệ thống thông tin đó là hệ thống nghiên cứu Marketing đây là hệ thống quan trọng vô cùng giúp công ty có thể tìm kiếm được những thong tin Marketing mà mình tìm thấy để tận dụng thời cơ đi trước các công ty khác.
- Hệ thống thu thập thông tin bên ngoài càng không được bổ xung làm công ty luôn bị thụ động, nếu có chỉ là những thông tin không có giá trị, không làm cho công ty cạnh tranh mạnh trên thị trường.
- Hệ thống phân tích thông tin là hệ thống được coi là đầu tầu trong quá trình phân tích các dữ liệu sơ cấp để trở lên có lợi cho công ty trong kinh doanh.
Phòng kinh doanh Xí nghiệp 1 Xí Phong N Phòng ban1 Xí Phòng thông tin v nghiên à cứu Marketing Máy tính Máy tính Máy tính Máy tính Máy tính N Máy tính 1 Dòng thông tin T hô ng tin tr ự c t uy ế n Ra quyết định Thông tin khách Đối thủ cạnh Đối tác Thông tin nh cung à ứng Thông tin xu thế phát triển Cơ sở dữ liệu Nhân viên nghiên
cứu thị trường của
Thông tin về
phát triẻn vùng
Mạn g
Hệ thống thông tin được chia làm các bộ phận khác nhau,cùng thu thập thông tin cho doanh nghiệp.
o Hệ thống máy chủ :Được kết nối mạng cục bộ ( mạng công ty) và được kếtn nối với mạng Internet đây là tài nguyên vô giá của công ty trong điều kiện hiện nay , tại đây công ty có thể tiếp cận những công nghệ mới trong quản lý,với những phần mền cũng như những giải pháp công nghệ . Điều này giúp ích cho công ty trong quá trình quản lý và bồi dưỡng lực lượng quản lý tham gia vào những khoá học nhằm nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý nhất là trong quản lý thông tin Marketing.
o Mạng máy tính: Luôn luôn kết nối liên tục, cập nhận những thông tin bên ngoài do nhân viên nghiên cứu thị trường mang về ví dụ như những thông tin về nhà cung cấp,những thông tin mở rộng đô thị tại các tỉnh…..Cùng với những thông tin đó công ty còn có những thông tin quan trọng của các xí nghiệp trong mạng lưới công ty, đó là việc họ tìm hiểu thông tin về khách hàng trong khu vực hà nội cũng như vùng ven hà nội, cũng như danh sách giá cả của các mặt hàng như sắt, thép, xim măng cũng như những nguyên liệu phục vụ trong ngành xây dựng do nhà cung ứng mang đến . Bởi trong xí nghiệp có một bộ phận chuyên kinh doanh các thiết bị do đó họ luôn có những người chuyên về thị trường giá cả cũng như tìm kiếm những nguồn hàng hoá có lợi,nhằm giảm chi phí trong quá trình sản xuất tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Trên thực tế cho thấy những thông tin mà các xí nghiệp mang lại cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp vô cùng lớn, bởi chính đây là bộ phận tiếp cận nhiều nhất thị trường giá cả , và nhà cung ứng.
o Mạng máy tính gồm một máy chủ: Máy chủ này thu thập những thông tin từ những máy trạm ( trong các xí nghiệp ), nguồn thông tin thu thập vào cơ sở dữ liệu chung và được phòng thông tin và nghiên cứu Marketing sử lý những thông tin đó rồi đưa vài hệ thống quản lý thông tin sắp xếp thông tin cần thiết theo chuyên mục, nhằm mục đích giúp cho công ty tìm kiếm một cách dễ dàng những thông tin cầm thiết trong quá trình tìm kiếm thông tin.
o Phòng đòi hỏi nhiều thông tin nhất : Đó là phòng ra quyết định đó là phòng mà công ty phát huy năng lực quản lý thông tin Marketing, đòi hỏi đội ngũ trong phòng phát huy được năng lực, tìm kiếm thông tin trong phòng thông tin và nghiên cứu marketing.
o Cơ sở dữ liệu chung gồm: những thông tin mỗi thông tin được tổng hợp thành các file lưu trữ trong hệ thống máy chủ, mỗi máy tính mạng có thể tìm kiếm những thông tin cần thiết cho riêng mình, đó là nguồn thông tin phục vụ cho sản xuất , điều độ công việc, kho bãi,nguồn nhân lực và bổ xung nhân lực trong công ty khi mở rộng quy mô xây dựng cũng như tìm kiếm những nhân công tại các địa phương khi xây dựng dự án, thông tin đào tạo, chuyển giao công nghệ ,máy móc thiết bị.
o Cơ sở dữ liệu chung:
Gồm có những thông tin như sau:
Thông tin về khách hàng: ( gồm những thông tin danh sách khách hàng, quy mô xây dựng của công ty, nhu cầu tìm nhà thầu, công nghệ mà khách hàng cần , địa điểm , vùng mà khách hàng xây dựng )
Thông tin nhà cung ứng : Thông tin những nhà cung ứng trong lĩnh vực xây dựng quan trọng bởi nó hình thành giá cả trong quá trình xây dựng chi phí, hạch toán kinh tê khi tham gia vào gói thầu .Công ty chọn lựa những nhà cung ứng với chất lượng cao, chi phí nhỏ , tạo cho công ty một sức cạnh tranh lớn trên thương trường. Nhà cung ứng cũng là một trong những đối tác của công ty trong quá trình liên doanh liên kết , tạo ra tiềm năng, khả năng cạnh tranh khi gặp phải những công trình lớn về quy mô cũng như về chất lượng.
Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Thông tin về đối thủ cạnh tranh là thông tin mà công ty không thể bỏ qua , mỗi một công ty gia nhập ngành xây dựng sẽ làm cho công ty giảm thị phần của công ty,cũng như thị trường của công ty giảm xuống. Sự mạng yếu của các đối thủ cạnh tranh, như năng lực cạnh tranh, tài chính, nhân lực, công nghệ những chỉ tiêu đó tạo động lực khi muốn tham gia vào đấu thầu. Ví dụ khi tham gia vào thầu với tất cả các chỉ tiêu bằng nhau những công ty là đối thủ cạnh tranh có công nghệ phát triển nhập từ nước ngoài, có những công nghệ tiên tiến, tự động liên hoàn , làm giảm giá thành cũng như thời hạn công trình. Điều này gây bất lợi cho công ty do vậy muốn tạo ra sức cạnh tranh thì công ty phải tìm hiểu kỹ về đối thủ cạnh tranh, những chiến lược mà đối thủ cạnh tranh đưa ra như ( nhà cung
ứng có danh tiếng, công nghệ xây dựng cao , đội ngũ nhân công lành nghề, chế độ quản lý được đào tạo.. )
Thông tin phát triển ngành: Đây là thông tin quan trọng bởi trong xu thế phát triển hiện nay thì thông tin phát triển ngành . Công ty phải tận dụng cơ hội phát triển ngành của mình, bởi tiềm năng,hay tốc độ xây dựng tăng hay giảm trong thời điểm này hay trong thời gian tới . Với tốc độ tăng cao như hiện nay việc đầu tư về công nghệ cũng như những kỹ năng làm việc, cũng như quy trình đào tạo đội ngũ lao động.Phát huy được khả năng cạnh tranh trong thời đại mới, phát triển quy mô, chất lượng của công ty.
Một số thông tin khác như thông tin về công nghệ, thông tin về phát triển vùng, thông tin về đối tác. Mỗi thông tin rất quan trọng, có một giá trị lớn trong quá trình phát triển công ty.
Mô hình hệ thống thông tin Marketing mang đến cho công ty một chất luợng quản lý thông tin cũng như quản lý nhân sự. Nâng cao chất lượng quản lý trong doanh nghiệp, vận dựng công nghệ thông tin vào trong quản lý. Với hệ thống máy tính lối mạng như hiện nay công ty có thể cập nhận những thông tin một các nhanh nhất từ đầu mối tìm kiếm thông tin tạo một năng lực cạnh tranh trong ngành.
Những ưu điểm của hệ thống thông tin Marketing. N Tạo thông tin liên tục ,cập nhật hàng ngày.
T Tạo mối liên kết giữa các phòng ban, nhưng báo cáo chi tiết về những vấn đề mà ban dự án quan tâm.
K Tạo ra cơ sở dữ liệu liên tục được cập nhật hàng ngày, giờ, tháng,quý, tạo điều kiện cho quá trình tìm kiếm dữ liệu được thông suốt.
t Áp dụng được công nghệ thông tin vào trong quản lý, nhất là đào tạo cán bộ quản trị mạng, cũng như quản trị nguồn thông tin, nghiên cứu một cách liên tục không bị gián đoạn , đáp ứng nhu cầu thông tin của các bộ phận trong công ty.
c Giảm bớt những cuộc tìm kiếm đơn lẻ, của các bộ phận ,năng cao tinh thần làm việc của các cán bộ trong công ty, giảm bớt bộ phận quản lý, điều độ công việc trong quá trình làm việc cũng như trong sản xuất.
t Tạo ra hệ thống tình báo Marketing áp dụng công nghệ phần mềm, phân tích đánh giá tình hình, cũng như những thực trạng cũng như những giải pháp , đòi hỏi phải có lượng thông tin lớn. c Giải pháp sử dụng mạng luôn tạo ra những ưu điểm vượt bậc
trong quản lý cũng như trong thu thậm thông tin.
5. Kiểm soát hệ thống thông tin.
Với mô hình hệ thống thông tin như vậy sẽ giúp các nhà quản lý, cũng như người nguyên cứu và kiểm soát hệ thống thông tin Marketing không tốn quá nhiều chi phí cũng như thời giam, mà chỉ bỏ ra một số chi phí ban đầu đó là hạ tầng mạng, cùng với các thiết bị máy tính hiện có trong công ty.
Người quản trị hệ thống có thể biết khả năng làm việc thích ứng của mỗi thành viên trong công ty trong việc tìm kiếm thông tin trong qua trình làm việc.
Nhưng không phải việc kiểm soát được dễ dàng bởi với công nghệ mới đưa vào thì công ty đưa các cán bộ đi đào tạo lại đáp ứng trình độ quản lý hiện đại, cũng như trình độ về công nghệ thông tin. Đưa tin học vào trong quản lý hoàn thiện bộ máy tự động bằng công nghệ , giảm bớt công sức cho các bộ phận quản lý.
II. NGUYÊN CỨU MARKETING.
1. Phát hiện vấn đề và mục tiêu nghiên cứu.
Công ty đang thiếu những nguồn thôngtin, như nhưng thông tin về phát triển ngành trong xây dựng, những vùng phát triển ,những khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp….. thông tin về khách hàng tiềm năng của nhà trung cư cao tầng….
2. Lập kế hoạch nghiên cứu.
Công ty đã sử dụng những nguồn thông tin nội bộ, và những tài liệu có liên quan đến
3.Phân tích thông tin mà doanh nghiệp thu thập và báo cáo kết
quả nghiên cứu:
Khi phân tích số liệu với 50 mẫu đã hình thành kết quả nghiên cứu mọi người điều thấy tốc độ phát triển ngành xây dựng là lớn.
Theo kết quả nghiên cứu dự báo kết quả 1
Rất phát triển Khá phát triển Chưa phát triển Không phát triển
Tốc độ phát triển
ngành xây dựng 70% 26% 4% 0%
Điều này cho thấy tốc độ phát triển của ngành xây dựng rất nhanh hiện nay với số phiếu phỏng vấn rất phát triển là 70 %. Khá phát triển 26%, chưa phát triển 4% còn lại 0% cho số người nói là không phát triển .
Với những kết quả điều tra tương tự cho thấy Thành Phố Hồ Chí Minh là khu vực có tốc độ phát triển về ngành xây dựng mạng nhất , thực tế cho thấy mật độ những chung cư cao tầng bao phủ rất lớn nhất là những quận chính như quận 1, 2 và quận thủ đức đang là một trong những quận đang tăng mạnh về ngành xây dựng cơ bản tạo tiền đề phát triển thành phố trong thời gian tới.
Với vấn đề phát triển vùng hiện này thì tốc độ phát triển xây dựng hạ tầng hiện này như sau theo phiếu đièu tra cho thấy.
Hà tây>>Hương yên>> Hải dương >> Phúc thọ.
Thực tế cho thấy các thành phố gần Hà Nội có tốc độ phát triển cơ sở hạ tầng lớn hơn các tỉnh xa,bởi việc thu hút vốn tại những thành phố gần hà nội luôn được khuyến khích hơn các vùng xa hơn .Những địa phương khác với tốc độ và sự tăng tốc thì sẽ bắt kịp sự phát triển cơ sơ hạ tầng tại thành phố Hà Nội.
Tuy sự phát triển của công ty xây dựng công nghiệp như vậy nhưng gần 40 % số người được hỏi công ty xây dựng nằm ở đâu, cũng biết là làm về ngành xây dựng nhưng phần lớn những người biết công ty này ở tầm tuổi 45 trở lên còn ở tâm tuổi khác họ chỉ nghe và không rõ công ty đó.Với những phỏng vấn người biết về công ty xây dựng, một số người đã và đang sử dụng nhà cho thấy công ty xây dựng công nghiệp thi công công trình với
bình thường, tuy chưa hư hại gì, nhưng không đảm bảo tốt nhất công trình đó.
Hiện nay nhà cửa được xây dựng tràn lan không theo một quy hoạch nào.Nhà dân tự xây, nhà trung cư phần lớn người ta thích ở nhà tự xây hơn,