III. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1 Xác định cầu về vật tư, nguyên vật liệu.
2. Xác định lượng đặt hàng tối ưu:
Trong trường hợp số lượng đặt hàng lớn sẽ đạt được sự tiết kiệm chi phí kinh doanh cho việc đặt hàng và có khả năng giảm được giá mua do mua nhiều. Đặt hàng với khối lượng lớn còn dẫn tới tính chắc chắn của việc cung cấp nguyên vật liệu loại trừ những sự taưng giá nguyên vật liệu có thể xảy ra trong
tương lai cũng như tạo cơ sở cho sự lựa chọn người cung cấp và duy tòi mối quan hệ bền chặt với người cung cấp hàng. Mặt khác trong điều kiện giá cả nguyên vật liệu tăng lên thì lượng hàng nhiều có ýnghĩa của sự đầu cơ. Tuy nhiên, cũng cần phảicân nhắc trong trường hợp đặt hàng và cung cấp số lượng lớn nguyên vật liệu mỗi đợt vì nó luôn gắn vơí việc đòi hỏi sử dụng một lượng vốn lưu động lớn. Sử dụng một lượng lớn vốn lưu động không chỉ liên quan đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp mà còn xuất hiện chi phí kinh doanh về trả lãi cao, tăng chi phí kinh doanh vào các khâu như thuê mướn hoặc mở rộng kho tàng, bảo quản nguyên vật liệu cũng như chi phí kinh doanh cho việc bảo hiểm nguyên vật liệu. Đối với nhiều loại nguyên vật liệu việc dự trữ trong thời gian dài còn dẫn đến việc hư hỏng chung trước khi dựa vào sử dụng. Trong thực tế có 2 cách xác định lượng đặt hàng tối ưu.
2.1. Xác định bằng phương pháp sử dụng công thức:
Đn - Số cầu một năm
P - Giá mua một đơn vị nguyên vật liệu không kể chi phí kinh doanh về kho tàng.
FCĐ - Chi phí kinh doanh cố định về đặt hàng. i - Tỷ lệ lãi suất phải trả cho tiền vốn hàng năm j - Tỷ lệ kinh doanh cho kho tàng hàng năm
q - Tỷ lệ kinh doanh về tiền trả lãi vốn và kho tàng hàng năm q = (i+j)/100
TC - Tổng chi phí kinh doanh về mua sắm và kho tàng hàng năm m - Lượng đặt hàng
mopt - Lượng đặt hàng tối ưu
Ta có thể xác định lượng đặt hàng tối ưu như sau: Chi phí kinh doanh
trực tiếp về mua sắm hàng năm
+
Chi phí kinh doanh gián tiếp về mua sắm hàng năm
Chi phí kinh doanh về kho tàng hàng năm Tổng chi phí kinh doanh hàng năm
Hay TC = P*Dn + FCĐ * Dn/m2 + P *q/2 Lấy vi phân 2 vế ta được:
Điều kiện cần thiết để chi phí kinh doanh là tối thiểu là: dTC/dm = 0 hay -FCĐ * Dn/m2 + P *q/2 = 0 FCĐ * Dn/m2 = P *q/2 mopt = 2*Dn *FD§ /(p*q) mopt2 = 2*Dn * FCĐ/(p*q)(1)
Việc áp dụng công thức trên trước hết bị giới hạn bởi nó phụ thuộc vào một lượng xuất kho đưa ra cho từng thời kỳ và việc xuất kho liên tục trong thời kỳ và phải dựa trên một số giả định chặt chẽ sau:
- Kế hoạch hoá mua sắm diễn ra theo từng năm. - Cầu hàng năm đã hết trước.
- Một sự cung ứng mới diễn ra nếu kho không còn dự trữ. - Sự rủi ro trong giảm hàng trong kho là bỏ qua.
- Không có sự cung cấp hàng từng phần.
- Không có giới hạn về năng lực lưu kho và tài chính. - Không có giảm giá do mua nhiều.
- Tốc độ mua sắm lúc cuối năm là lớn.
- Việc xuất kho không bị thay đổi theo thời gian***
2.2. Ba hệ thống để xác định lượng đặt hàng tối ưu.
- Trong trường hợp chu kỳ không đổi có thể xác định lượng đặt hàng dựa trên cơ sở về nguyên vật liệu, lượng nguyên vật liệu còn tồn trong kho và khoảng cách thời gian cung cấp cố định.
- Với hệ thống "2 tín hiệu" thì mỗi khi xuất kho nguyên vật liệu (tín hiệu thứ nhất) người ta có thể so sán lượng nguyên vật liệu còn lại với tín hiệu đạt hàng (tín hiệu thứ 2). Nếu chúng bằng nhau thì phải đặt hàng cho kỳ tới.
- Với hệ thống "m, M" thì ở các khoảng cách thời gian xác định người ta lại so sánh lượng còn tồn kho với một mức đặt (m). Nếu lượng còn trong băng với mức đó sẽ đặt cho đợt tiếp theo có tính tới lượng xẽ sử dụng trong khoảng thời gian cung ứng làm cho lượng tồn kho ở mức M. Như thế hệ thống ở trong "m, M" tập hợp ưu điểm của cả 2 hệ thống trên.***
Cả 3 hệ thống này chỉ thích hợp với việc mua sắm có dự trữ. Ngoài ra, trong những điều kiện bố trkho tàng nhất định người ta còn có thể sử dụng dấu hiệu nào đó đặt trong lô hàng khi trong kho đã xuất hiện nguyên vật liệu đến dấu hiệu đó là lúc phải đặt hàng cho đợt tới.