II. Tình hình công tác thanh toán tại NHCT Đống Đa 1.Tình hình thanh toán chung.
2. Tình hình thanh toán vốn giữa các ngân hàng
Các phơng thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng đợc áp dụng tại NHCT Đống Đa là:
- Phơng thức thanh toán bù trừ: Dới sự chủ trì của chi nhánh NHNN Hà Nội,chi nhánh NHCT Đống Đa là một thành viên tham gia TTBT trên địa bàn.TTBT chủ yếu dùng để thanh toán các khoản chuyển tiền với các ngân hàng khác hệ thống,Kho bạc Nhà nớc trên địa bàn.
- Phơng thức uỷ nhiệm thu hộ,chi hộ: NHCT Đống Đa hiện đang áp dụng phơng thức thu hộ với ngân hàng Đầu t và Phát triển,Citi bank,Kho bạc Nhà nớc .Điều này là do NHCT Việt Nam đã nối mạng với các ngân hàng này.Tuy nhiên việc thu hộ giữa các ngân hàng đợc giới hạn trong phạm vi các khoản thanh toán bằng uỷ nhiệm chi.Mỗi khi phát sinh những khoản thu hộ NHCT Đống Đa sẽ gửi chứng từ thanh toán qua mạng cho ngân hàng có quan hệ để hạch toán sổ sách.
- Phơng thức thanh toán điện tử: TTĐT đợc dùng để thanh toán vốn giữa các ngân hàng trong các trờng hợp chuyển tiền trong cùng hệ thống hoặc để điều chuyển vốn điều hoà với NHCT Việt Nam.
Bảng 2:Số liệu về nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các ngân hàng trong 3 năm
(đơn vị: triệu đồng) Chỉ tiêu thanh toán vốn
qua các phơng thức Số mónNăm 1999Số tiền Số mónNăm 2000Số tiền Số mónNăm 2001Số tiền 1.TTBT 35.352 3.181.882 46.090 4.291.763 117.604 6.194.454 2.Uỷ nhiệm thu hộ,chi hộ 866 930.898 847 763.524 752 447.632 3.TTĐT 35.761 3.928.022 38.784 5.374.831 47.166 6.208.644
Nhìn vào biểu ta thấy số món cũng nh doanh số thanh toán của các phơng thức đều tăng dần qua các năm.
III.Công tác TTĐT tại NHCT Đống Đa.
1.TTLH tại NHCT Đống Đa trớc khi thực hiện TTĐT.
Thời kì NHCT Đống Đa đang còn là chi nhánh NHNN thì hệ thống thanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng chỉ có 1 hệ thống .Phơng thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng duy nhất đợc áp dụng là TTLH truyền thống,theo phơng thức kiểm soát tập trung,đối chiếu phân tán.Trong phơng thức này thì ngoài hai chi nhánh tham gia thanh toán còn có TTTT làm nhiệm vụ kiểm soát đối chiếu tất cả
Chỉ tiêu thanh toán vốn giữa các Ngân Hàng
0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000 180000
Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
Năm
Số
m
ón
3.TTĐT
2.Uỷ nhiệm thu hộ,chi hộ 1.TTBT
các khoản chuyển tiền thanh toán trong hệ thống và theo dõi nguồn vốn của các chi nhánh để thực hiện thanh toán vốn giã các chi nhánh khi có 1 khoản chuyển tiền thanh toán xảy ra.Sau đó TTTT lập sổ đối chiếu gửi các chi nhánh nhận chuyển tiền để ngân hàng này đối chiếu.Nhợc điểm của TTLH truyền thống là th- ờng chậm trễ,hiệu quả thấp,chứng từ luân chuyển chậm,gây lãng phí vốn.
Khi chuyển đổi hệ thống ngân hàng 1 cấp thành ngân hàng 2 cấp(năm 1988 ),để cho phù hợp với cơ cấu tổ chức,quản lí mới NHNN đã sửa đổi và ban hành nhiều thể lệ văn bản trong đó có thể thức thanh toán mới theo quyết định số 101/NH-QĐ ngày 30/7/1991 của Thống đốc NHNN.Sau khi có quyết định này, ngày 1/10/1991 Tổng giám đốc NHCT đã ban hành quyết định số 248/NHCT-QĐ : “NHCT Việt Nam tổ chức TTLH nội bộ theo nội dung chỉ thị số 98/NH-CT ngày 7/10/1976 của Thống đốc NHNN và công văn hớng dẫn số 20/NH-CT ngày 25/12/1991v/v ,thực hiện thanh toán qua NHCT Việt Nam”.Đó là bớc ngoặt đầu tiên cho sự phát triển một hệ thống thanh toán độc lập tự chủ của NHCT Việt Nam.Tuy nhiên giai đoạn này NHCT Việt Nam vẫn thực hiện theo phơng thức liên hàng truyền thống(thủ công),phơng thức chuyển tiền đơc áp dụng theo kiểu gửi giấy báo liên hàng theo đờng bu điện. Song do chủ động trong thanh toán tốc độ thanh toán qua NHCT đợc thực hiện nhanh hơn,kịp thời hơn và ít sai sót hơn.
Ngay từ những năm 1990 sau khi áp dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán ngân hàng ,NHCT Việt Nam đã nhận thấy đợc sự cần thiết và cấp bách của việc ứng dụng công nghệ tin học vào các hoạt động kinh doanh ngân hàng nhất là khâu thanh toán.Tháng 2 năm 1993,toàn bộ công tác thanh toán nội bộ từ cơ sở quận,huyện đến các chi nhánh tỉnh,thành phố trong hệ thống NHCT Việt Nam tiến hành triển khai TTLH qua mạng lới thông tin máy tính(trong đó có NHCT Đống Đa).TTLH qua mạng đã có nhiều u điểm đáng kể,nó rút ngắn đợc thời gian thanh toán,hạn chế đợc nhiều sai sót,chứng từ in ra rõ ràng,nâng cao trình độ thanh toán viên và đặc biệt là vị thế của ngân hàng trong kinh doanh, kiểm soát và đối chiếu nhanh,đơn giản hơn.Tuy nhiên phơng thức thanh toán này vẫn còn nhiều hạn chế nhất định đó là quá trình thực hiện vẫn còn nhiều khâu làm thủ công nên dễ bị
nhầm lẫn bỏ sót,phần mềm đợc viết bằng ngôn ngữ Foxpro do đó các xử lí giao diện,tiện ích cha nhanh và đặc biệt vẫn đề bảo mật cha cao.Truyền dữ liệu chủ yếu dùng phần mềm SCOM 3 phải qua 1 số khâu trung gian nên dễ bị thất lạc dữ liệu. Nhận thấy TTLH qua máy vi tính có nhiều nhợc điểm,ngay từ năm 1994 NHCT Việt Nam đã nghiên cứu đề án thanh toán mới hiện đại phù hợp với sự phát triển và thông lệ quốc tế.Đến năm 1995,NHCT trình Thống đốc NHNN cho phép thực hiện thí điểm dự án “TTĐT trong hệ thống NHCT Việt Nam” theo mô hình thanh toán và kiểm soát tập trung.Sau một thời gian nỗ lực và chuẩn bị NHCT Việt Nam đã đợc Thống đốc NHNN Việt Nam cho phép thực hiện thí điểm dự án TTĐT.Cụ thể là:Ngày 16/01/1995 Thống đốc NHNN VN đã ra quyết định số 20/QĐ-NH cho phép NHCTVN triển khai thí điểm dự án TTĐT trong hệ thống NHCTVN.Ngày 15/06/1995 Tổng giám đốc NHCTVN ra quyết định số 966/NHCTVN ban hành quy chế TTĐT trong hệ thống NHCTVN.Sau một năm triển khai thực hiện thí điểm ở 1 số địa phơng đồng thời hoàn tất chơng trình,chuẩn bị cơ sở vật chất,đào tạo cán bộ,ngày 01/07/1996 chơng trình TTĐT đã đợc áp dụng trong toàn hệ thống NHCTVN.Giờ đây NHCT Đống Đa có thể thc hiện tất cả các giao dịch thanh toán thu hộ ,chi hộ với các chi nhánh Công Thơng khác và điều chuyển vốn với NHCTVN bằng phơng thức TTLH điện tử.Công tác thanh toán vốn này tuân theo nguyên tắc “kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung”.Các chi nhánh ngân hàng chuyển tiền cho nhau thông qua TTTT (truyền qua mạng truyền tin nội bộ của ngân hàng ),TTTT làm nhiệm vụ kiểm soát và đối chiếu tất cả các chuyển tiền cho toàn hệ thống. Trớc mắt TTĐT tại NHCT Đống Đa mới chỉ đợc dùng cho các khoản thanh toán bằng VNĐ.Còn các khoản thanh toán bằng ngoại tệ đợc thực hiện bằng chơng trình hệ thống thanh toán quốc tế hiện hành.
2.Quy trình TTLH tại NHCT Đống Đa khi áp dụng TTĐT.
Công tác TTLH từ khi áp dụng TTĐT đã thay đổi.Việc thực hiện quy trình từ thủ công ,bán thủ công chuyển sang thực hiện bằng điện tử. TTLH nhanh chóng thuận tiện,độ chính xác cao,thủ tục đơn giản,tài khoản sử dụng không phức tạp là những u việt của TTĐT so với các phơng thức TTLH trớc đó.
Về cơ bản quy trình TTĐT tại NHCT Đống Đa giống với quy trình chung về TTĐT do NHCTVN quy định.Nhng để nắm bắt đợc đầy đủ tình hình TTĐT tại NH,chúng ta sẽ đi chi tiết vào quy trình TTĐT tại NHCT Đống Đa.
+ Đối với các khoản thanh toán cho khách hàng:
Khi khách hàng có nhu cầu thanh toán thì tiến hành lập và nộp vào NHCT Đống Đa các chứng từ hợp lệ,hợp pháp theo quy định của thể thức thanh toán không dùng tiền mặt.Quy đinh đối với việc lập và nộp các chứng từ nh sau:UNC doanh nghiệp nộp 3 liên,UNT doanh nghiệp nộp 4 liên,séc bảo chi khách hàng nộp vào tờ séc cùng với 2 liên bảng kê nộp séc,giấy nộp tiền,NPTT nộp 3 liên....Thanh toán viên giữ TK của khách hàng nào sẽ tiếp nhận giao dịch với khách hàng đó.Sau khi kiểm soát tính hợp pháp ,hợp lệ của các chứng từ khách hàng nộp vào thanh toán viên kí vào các liên chứng từ,giữ lại 1 liên chứng từ để làm giấy báo nợ,báo có cho khách hàng,còn lại chuyển cho kiểm soát viên.Kiểm soát viên kiểm tra lại tính hợp lệ ,hợp pháp của chứng từ rồi chuyển sang bộ phận TTĐT nếu chứng từ đó phải thực hiện theo phơng thức TTĐT .Thanh toán viên điện tử sau khi tiếp nhận các chứng từ chuyển tiền thì tiến hành lập chứng từ điện tử trên máy bằng cách chuyển hoá chứng từ gốc theo các mẫu chứng từ tơng ứng đã đợc cài đặt sẵn.Các chứng từ điện tử đợc sắp xếp theo chứng từ vế nợ đi riêng và vế có đi riêng.
+ Chứng từ vế nợ gồm có séc bảo chi,séc chuyển tiền.
+ Chứng từ vế có gồm có uỷ nhiệm chi,uỷ nhiệm thu,séc chuyển khoản...
Cán bộ TTĐT sau khi hoàn thành việc lập các chứng từ trên máy thì in ra rồi chuyển cho kế toán trởng(hoặc ngời đợc uỷ quyền) kèm theo chứng từ gốc. Kế toán trởng(hoặc ngời đợc uỷ quyền) kiểm soát lại sự chính xác của chứng từ trên máy với chứng từ gốc và chứng từ in ra,tính kí hiệu mật,ghi kí hiệu mật vaò chứng từ in ra,kí tên rồi giao các chứng từ cho bộ phận TTĐT. Cuối ngày sau khi nhận đ- ợc kết quả đối chiếu từ TTTT,thanh toán viên tiến hành hạch toán và làm thủ tục lu trữ chứng từ.Nội dung hạch toán:
-Đối với chuyển tiền ghi có bằng uỷ nhiệm thu,uỷ nhiệm chi,séc chuyển khoản trên cùng địa bàn tỉnh thành phố.
-Đối với chuyển tiền ghi có bằng giấy nộp tiền,nộp Ngân phiếu thanh toán. Hạch toán lần lợt nh sau:
Nợ: TK tiền gửi hoặc tiền vay của khách hàng Nợ: TK tiền mặt tại quỹ
Có: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ.
-Đối với chuyển tiền ghi nợ thanh toán bằng séc bảo chi,séc định mức,séc chuyển tiền.
-Đối với chuyển tiền thanh toán th tín dụng. Hạch toán lần lợt nh sau:
Nợ: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ. Có: TK tiền gửi hoặc tiền vay của khách hàng
Có: TK tiền gửi hoặc tiền vay của khách hàng hoặc TK thích hợp
Việc truyền các chuyển tiền đi tại NHCT Đống Đa đợc thực hiện từ sáng đến 15h30 theo quy định của NHCTVN.Việc chuyển các chứng từ điện tử đợc thực hiện theo từng món cho từng ngân hàng tơng ứng với từng thể loại chứng từ do khách hàng nộp vào.
Hoặc khi nhận đợc tập tin giấy báo liên hàng do bộ phận truyền nhận tin chuyển đến,kế toán trởng(hoặc ngời đợc uỷ quyền) tiến hành giải mã,kiểm tra kí hiệu mật.Nếu đúng của ngân hàng mình thì chuyển tiếp cho bộ phận TTĐT.Khi có chứng từ đến hiển thị trên máy cán bộ TTĐT phục hồi chứng từ điện tử theo từng nghiệp vụ và in ra làm 2 liên kí tên rồi chuyển cho kế toán trởng(hoặc ngời đợc uỷ quyền) kí.Sau đó thanh toán viên điện tử giữ lại 1 liên để lu còn 1 liên giao cho thanh toán viên để làm báo có cho khách hàng và làm căn cứ hạch toán :
Nợ: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ. Có: TK tiền gửi hoặc tiền vay của khách hàng -Nếu là chứng từ có hạch toán:
Nợ: TK thích hợp
Có: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ. Thời gian kết thúc nhận chuyển tiền đến là 15h30.
+ Đối với các khoản điều chuyển vốn
NHCTVN đã nối mạng trực tiếp với NHNN nên giúp cho việc điều chuyển vốn nhanh chóng,đáp ứng yêu cầu điều hoà vốn nhanh nhậy kịp thời giữa các chi nhánh trong hệ thống.
Hàng ngày chi nhánh tiến hành cân đối vốn kinh doanh.Trờng hợp quỹ đảm bảo thanh toán tại chi nhánh vợt tỉ lệ quy định,chi nhánh sẽ tự động chuyển vốn về NHCTVN.Thanh toán viên lập chứng từ trích từ TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa bàn .Việc kiểm soát chứng từ ,lập chứng từ điện tử rồi chuyển đi đ- ợc thực hiện nh đối với chuyển tiền cho khách hàng .Đồng thời căn cứ vào chứng từ điện tử chuyển về NHCTVN thanh toán viên hạch toán:
Nợ: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ. Có: TK tiền gửi tại NHNN
Ngoài việc nộp vốn thờng xuyên các CNNHCT đợc giao chỉ tiêu phát hành kì phiéu để bổ sung vốn cho toàn hệ thống,thì số vốn nộp về NHCTVN phải đợc lập chứng từ để chuyển riêng.Khi lập chứng từ điện tử,chi nhánh phải ghi rõ nội dung loại vốn nộp về NHCTVN,lãi suất của loại vốn huy động để chơng trình máy tính có thể tự động phân loại vốn,hạch toán vào tài khoản thích hợp và tính lãi cho các chi nhánh một cách chính xác.
Trờng hợp quỹ đảm bảo thanh toán bị thiếu hụt,chi nhánh sẽ đợc tiếp nhận vốn điều hoà của NHCTVN.Chi nhánh nhận chuyển tiền qua hệ thống TTĐT.Quy trình nh đối với nhận chuyển tiền đến thanh toán cho khách hàng, chỉ khác đơn vị
chuyển tiền là NHCTVN.Khi nhận chuyển tiền từ TTTT chuyển về chi nhánh hạch toán :
Nợ: TK điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống NHCTVN 5191.09XXX Có: TK điều chuyển vốn trong kế hoạch.
Khi nhận giấy báo có từ NHNN hạch toán: Nợ: TK tiền gửi tại NHNN
Có: TK điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống NHCTVN.
Khi tổ chức quá trình điều hoà vốn, để khuyến khích các chi nhánh gửi vốn cũng nh hạn chế các chi nhánh mợn vốn NHCTVN quy định một mức lãi cho các chi nhánh.Việc tính lãi nhận và gửi vốn điều hoà do NHCTVN tính và hạch toán chuyển về chi nhánh.Tại NHCT Đống Đa khi nhận đợc chuyển tiền thu lãi vốn điều hoà của NHCTVN thông báo thì hạch toán:
Nợ: TK chi lãi điều chuyển vốn
Có: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ. Khi nhận chuyển tiền trả lãi gửi vốn điều hoà chi nhánh hạch toán:
Nợ: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ. Có: TK thu lãi điều chuyển vốn.
Riêng đối với những khoản vốn nhận điều hoà của NHCTVN có kì hạn,chi nhánh có trách nhiệm theo dõi kì hạn trả vốn đúng thời gian quy định.Đến hạn,chi nhánh chủ động lập phiếu hạch toán:
Nợ: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ. Có: TK tiền gửi tại NHNN.
Ngoài các khoản vốn điều hoà trong nội bộ chi nhánh còn thực hiện qua hệ thống TTĐT đối với các khoản điều chuyển vốn nh điều chuyển vốn trong ( ngoài) kế hoạch,điều chuyển vốn tài trợ uỷ thác đầu t,điều chuyển vốn khoanh nợ,điều
chuyển vốn kí quỹ,điều chuyển vốn quá hạn.Việc hạch toán đối với các khoản điều chuyển vốn này lần lợt nh sau:
-điều chuyển vốn tài trợ uỷ thác đầu t:
Khi chi nhánh nhận chuyển tiếp vốn tài trợ uỷ thác đầu t của NHCTVN,nếu nhận đợc chuyển tiền từ TTTT thì hạch toán:
Nợ: TK điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống NHCTVN Có: TK -Điều chuyển vốn tài trợ uỷ thác đầu t bằng VNĐ. Khi nhận giấy báo có của NHNN hạch toán nh sau:
Nợ: TK tiền gửi tại NHNN
Có: TK điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống NHCTVN Khi trả lại vốn tài trợ uỷ thác đầu t,chi nhánh lập phiếu hạch toán:
Nợ: TK Điều chuyển vốn tài trợ uỷ thác đầu t bằng VNĐ Có: TK tiền gửi tại NHNN.
-điều chuyển vốn trong và ngoài kế hoạch:
Khi nhận chuyển tiền từ TTTT chuyển về,chi nhánh hạch toán: Nợ: TK điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống NHCTVN
Có: TK điều chuyển vốn trong kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Khi nhận giấy báo có từ NHNN hạch toán:
Nợ: TK tiền gửi tại NHNN
Có: TK điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống NHCTVN.
-điều chuyển vốn khoanh nợ: Chi nhánh nhận vốn khoanh nợ của NHCTVN.
Khi TTTT chuyển về hạch toán nh sau:
Nợ: TK điều chuyển vốn trong kế hoạch bằng VNĐ Có: TK điều chuyển vốn khoanh nợ tại CNNHCT
Các khoản điều chuyển vốn có kì hạn khi đến hạn CNNHCT không hoàn toàn trả vốn đúng hạn,NHCTVN đã chuyển sang tài khoản điều chuyển vốn quá hạn và chuyển về CNNHCT.CNNHCT nhận đợc phải hạch toán:
Nợ: TK điều chuyển vốn trong kế hoach hoặc ngoài kế hoạch Có: TK Điều chuyển vốn quá hạn bằng VNĐ.
Hoặc hàng ngày do chi nhánh sử dụng vốn vợt hạn mức vốn trong kế hoạch