Mục tiêu của công tác quản trị này là tìm nguồn cung ứng bảo đảm hàng hoá về mặt số lượng, chất lượng và giá cả. Công tác quản trị mua hàng có ảnh hưởng lớn đến kết quả doanh thu của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp mua với giá cao sẽ không bán được hàng do phải cạnh tranh với các cửa hàng khác, doanh nghiệp đã mất đi cơ hội tăng thêm doanh thu cũng như mất đi khách hàng thân thuộc trong tương lai. Do đó, mua hàng là khâu quan trọng nhất cần phải quản trị tốt sao cho chi phí thấp nhất. Trong khâu mua hàng, chủ doanh nghiệp là người toàn quyền quyết định. Quá trình mua hàng hoá bao gồm nhiều công việc khác nhau có quan hệ chặt chẽ với nhau. Các công việc ấy đã tạo thành một quy trình thể hiện như sau:
Sơ đồ 9. Quy trình mua hàng hoá của doanh nghiệp.
Thỏa mãn Nhu cầu mua Tìm và chọn người bán Thương lượng và đặt hàng Thực hiện đơn hàng
Đánh giá kết quả mua
Theo sơ đồ trên thì chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành:
Hoạch định nhu cầu mua: bước hoạch định nhu cầu mua này chủ doanh
nghiệp sẽ dựa vào chủng loại hàng hoá còn lại trong kho, nhu cầu trên thị trường và căn cứ vào đơn đặt hàng của khách để xác định số lượng cần mua của loại hàng hoá đó. Tuy nhiên việc hoạch định nhu cầu mua chỉ dựa theo cảm tính và kinh nghiệm để dự đoán số lượng mua chứ không có tính toán cụ thể nào. Như vậy, công tác hoạch định nhu cầu mua hàng sẽ thiếu chính xác khi chưa có căn cứ xác thực cho việc mua hàng.
Tìm và chọn người bán: sau khi đã xác định lượng cần mua, chủ doanh
nghiệp sẽ giao dịch bằng điện thoại với nhà cung cấp về chủng loại, giá cả, thời gian thanh toán tiền hàng, thời gian và địa điểm giao hàng. Nếu giao dịch được thoả mãn thì tiến hành đặt hàng. Có thể trong quá trình tìm nhà cung cấp doanh nghiệp sẽ phải hỏi nhiều người bán để tìm ra mức giá hợp lý nên việc phát sinh thêm chi phí quản lý (chi phí giao dịch là không tránh khỏi).
Thực hiện đơn hàng:
Sau khi hàng được chở về doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá kết quả mua theo các chỉ tiêu như: số lượng, chủng loại, chất lượng, đúng thời điểm, chi phí thấp nhất.
Chi phí mua hàng của doanh nghiệp bao gồm 2 chi phí chính đó là chi phí hàng hóa (giá trị của hàng hoá) và chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp vận chuyển hàng từ nhà cung cấp về đến cửa hàng bằng xe thuê ngoài và cước phí vận chuyển tỷ lệ thuận với khối lượng của hàng hoá được chở về.
Chính sách tồn kho của doanh nghiệp:
Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh với hai kênh phân phối sỉ và lẻ. Với kênh phân phối lẻ, doanh nghiệp chỉ nhập hàng về với số lượng vừa đủ để trưng bày tại cửa hàng và đáp ứng nhu cầu cho khách hàng mua lẻ. Còn với kênh phân phối sỉ phần lớn khách hàng mua hàng hóa qua đơn đặt hàng. Khi khách hàng muốn mua hàng hóa với số lượng lớn sẽ điện thoại hoặc trực tiếp đến cửa hàng giao dịch và thương lượng và ký kết hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào số lượng hàng hóa khách hàng đặt doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp tiến hành đặt hàng và nhập hàng nên tình trạng tồn kho với khối lượng lớn ít xảy ra. Với các đại lý thuộc kênh phân phối
của doanh nghiệp thường mua hàng trọn gói nên hạn chế được tình trạng trả lại hàng hóa trừ trường hợp hàng kém phẩm chất hay chủng loại. Bên cạnh đó, phương pháp xuất kho của doanh nghiệp là theo phương pháp FIFO nên doanh nghiệp cũng chủ động hơn trong công tác quản lý hàng tồn kho.
Bên cạnh đó, việc mua hàng đúng thời điểm là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp có được lợi nhuận cao, muốn vậy công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp phải được chú trọng đúng mức nhất là công tác lập kế hoạch. Ta có thể đánh giá công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp vào năm 2008 như sau:
BẢNG 6. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ CHO
MUA HÀNG NĂM2008
ĐVT: Triệu đồng
Sản phẩm Chi phí mua hàng Chênh lệch
Kế hoạch Thực hiện Tuyệt đối %
Ngói Thái Tan 5.913 6.015 102 1,73
Sơn 1.057 884 (173) (16,36)
Gốm đá trang trí 814 873 59 7,25
Gạch 1.668 1.589 (80) (4,78)
Kéo Martruss 4.816 4.947 131 2,72
Tổng cộng 14.269 14.308
(Nguồn: Bộ phận kế toán – DNTN Hưng Phú)
Nhận xét:
Theo bảng trên có thể đánh giá việc lập kế hoạch của doanh nghiệp như sau: - Chênh lệch âm là các mặt hàng Sơn và Gạch. Nguyên nhân là do từ năm 2007 giá cả hàng hóa ngành xây dựng có nhiều biến động, trong đó hai mặt hàng nói trên biến động khá nhiều, giá liên tục tăng, trên thị trường xuất hiện ngày càng nhiều đối thủ kinh doanh hai mặt hàng trên, bên cạnh đó bên ngoài thị trường xây dựng đã có những dấu hiệu chững lại do mặt bằng giá khá cao. Điều n ày đã làm cho doanh nghiệp đề phòng rủi ro bị thua lỗ nên chỉ mua vào ít hàng hoá.
- Chênh lệch dương là các mặt hàng Ngói Thái Lan, Gốm đá trang trí và Kèo Martruss . Tình hình thị trường biến động như trên, nhưng các mặt hàng này thuộc mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp nên doanh nghiệp vẫn phải mua hàng để bán với số lượng ít hơn nhưng chi phí vẫn cao hơn so với kế hoạch.
Như vậy, công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp tuy có chênh lệch so với phần thực hiện nhưng chênh lệch này là không nhiều, gần sát với số thực tế và cũng phù hợp với tình hình của thị trường.
Nhìn chung khâu quản trị hoạt động mua hàng của doanh nghiệp tương đối tốt và khá đầy đủ từ công tác hoạch định đến việc lựa chọn và thực hiện đơn hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời gian trong việc mua hàng hóa đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng. Bên cạnh đó, với quy trình mua hàng như đã trình bày thấy rằng nhu cầu mua hàng hóa của doanh nghiệp được thỏa mãn và thực sự có hiệu quả khi lựa chọn được nhà cung ứng với giá cả tối ưu, chất lượng hàng hóa được đảm bảo. Để làm được điều đó, doanh nghiệp nên giữ vững lập trường cũng như kế hoạch đã đề ra đối với hoạt động mua hàng hóa.
4.2.2 Đánh giá khâu quản trị hoạt động nhập và quản lý hàng tồn kho:
Đánh giá khâu quản trị hoạt động nhập hàng:
Khi đã quyết định mua hàng, chủ doanh nghiệp sẽ đặt hàng bằng điện thoại nếu mua với số lượng ít hoặc gửi bản fax nếu mua với số lượng nhiều cho nhà cung ứng. Sở dĩ doanh nghiệp có thể mua hàng qua điện thoại vì chủ doanh nghiệp là người có uy tín cao đối với các nhà cung ứng nên không cần phải có biên bản đặt hàng vẫn mua được hàng.
Trong khâu nhập hàng này, có 2 loại bốc dở hàng tùy theo đặc điểm của hàng hóa:
- Nếu là các mặt hàng tấm kẽm, tấm đen và thép hình sẽ được công
nhân xuống hàng và xếp hàng vào kho bằng tay.
- Nếu là các mặt hàng cuộn thì xuống hàng và sắp xếp vào kho bằng
máy móc
Trình tự diễn biến như sau:
Bước 1: Khi xe hàng về đến nơi, chủ doanh nghiệp sẽ được nhận hoá
đơn giá trị gia tăng (nếu có) và hóa đơn giao hàng của nhà cung ứng từ chủ xe.
Bước 2: Chủ doanh nghiệp sẽ cùng với nhân viên kiểm tra lại barem
hàng rồi bàn giao số lượng và chủng loại cho thủ kho, sau đó bàn giao hóa đơn giá trị gia tăng cho kế toán để thực hiện nhiệm vụ báo cáo thuế.
Bước 3: Thủ kho tiến hành kiểm hàng trên xe và kiểm tra quá trình xuống hàng của công nhân.
Bước 4: Là quá trình nhập hàng vào kho, các loại hàng hoá khi được
nhập vào kho sẽ được xếp vào các ngăn, kệ để hàng theo quy định.
- Riêng mặt hàng phôi cuộn sau khi được bốc dở xuống phương tiện giao hàng bằng hệ thống palang cáp điện sẽ đ ược đưa vào kho xưởng bằng hệ thống xe chạy trên đường ray. Kế tiếp công nhân sẽ sắp xếp các cuộn phôi này vào chỗ của nó trong kho xưởng sao cho thuận tiện trong việc bán hàng.
- Thủ kho là người theo dõi toàn bộ quá trình xuống hàng và nhập hàng vào kho, nên trong quá trình đó, nếu phát hiện sự cố có lẫn loại hàng hoá khác hoặc hàng kém chất lượng thì sẽ báo lại với chủ doanh nghiệp để chủ doanh nghiệp báo cho nhà cung cấp và xử lý.
Bước 5: Chủ doanh nghiệp sẽ ghi lại số lượng vào sổ giao hàng để
thanh toán tiền vận chuyển cho chủ phương tiện.
Nhận xét khâu quản trị nhập hàng:
Việc nhập hàng vào kho được thực hiện dễ dàng, thuận tiện vì tất cả các loại hàng hóa đều được định sẵn chỗ, chỉ cần xếp hàng vào đúng chỗ của nó là xong.
Tuy nhiên cũng có một số bất lợi như sau:
- Khâu nhập hàng hóa ở bước 3 phải trải qua 2 giai đoạn xuống hàng rồi mới nhập hàng vào kho. Khi xe giao hàng về đến là phải tiến hành nhập hàng ngay, không chủ động được thời điểm xuống hàng, thời gian xuống hàng lại vào ban ngày nên càng gây ảnh hưởng đến việc bán hàng của cửa hàng trong khi đó vẫn có những lúc cửa hàng vắng khách, công nhân chỉ ngồi chờ việc.
- Các bước thực hiện nhập hàng khá đơn giản, ít phải trải qua các thủ tục rườm rà, chỉ cần kiểm tra thử 1 hoặc vài mẫu lúc giao hàng là được nên khi có sự cố về hàng hoá như có loại hàng khác bị lẫn vào hoặc hàng kém phẩm chất nhưng không phát hiện ra kịp thời, lúc đó không ai chịu trách nhiệm dẫn đến hậu quả cuối cùng là doanh nghiệp phải chịu thất thoát chỗ đó.
- Trong khi chờ nhập hàng hóa, doanh nghiệp đã không tính toán đến việc nhà cung ứng giao trễ hàng mặc dù đã hẹn ngày giao hàng, không lập tiến độ theo dõi thời hạn nhận nguyên vật liệu từ những người cung ứng khác nhau nên không
tạo được sự chủ động trên mọi phương diện trong việc tiếp nhận hàng hóa, có lúc nhập quá nhiều mặt hàng này gây thiếu hụt vốn cho mặt hàng khác.
Đánh giá khâu quản lý hàng tồn kho:
Công tác quản lý hàng tồn kho là hết sức quan trọng đòi hỏi phải bố trí người quản lý và bảo quản cẩn thận nhằm tránh những tổn thất có thể xảy ra. Đối với DNTN Hưng Phú công tác quản lý hàng tồn kho cững được thực hiện khá đầy đủ bằng cách kiểm kê định kỳ hàng tháng, hàng quý, đối chiếu sổ sách với số thực nhập, thực xuất và xác định lượng hàng tồn kho. Để xử lý hàng tồn kho doanh nghiệp thực hiện chiết khấu hay giảm giá hàng bán để cải thiện tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm chi phí kho bãi, mẫu mã hàng hóa lạc hậu.
Đánh giá công tác Marketing:
Yêu tô giá:
Việc đánh giá của doanh nghiệp hiện nay dựa vào 3 yếu tố:
+ Lợi nhuận: tùy theo từng thời điểm mà doanh nghiệp định ra một mức lợi nhuận nhằm kích thích người mua.
+ Người mua. +Cạnh tranh.
- Việc định giá dựa vào lợi nhuận giúp doanh nghiệp làm ăn có lãi và phát triển. Tuy nhiên, giá cả của doanh nghiệp cũng là một giá cạnh tranh trên thị trường hiện nay. Ngoài ra việc quyết định giá dựa vào người mua có ý nghĩa là doanh nghiệp áp dụng đối với khách hàng than thiết. Các khách hàng than thiết thì được áp dụng giá thấp hơn nhằm gắn bó khách hàng của doanh nghiêp. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp còn dựa vào mức giá của các đối thủ mà có chiến lược giá cho phù hợp.
Yếu tố sản phẩm:
Đối với lĩnh vực kinh doanh hàng hóa vật liệu xây dựng mang tính đặc thù và đồng nhất, không có sự phân biệt rõ rệt so với các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề kinh doanh. Điều này tạo rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trên thị trường. Vì vậy, hiện nay Hưng Phú kinh doanh phần lớn với các khách hàng quen biết lâu năm và những khách hàng được giới thiệu đến nhờ vào uy tín làm ăn và chất lượng hàng hóa.
Yếu tố khuyến mãi:
Khuyến mãi là một trong những yếu tố nhằm làm kích thích tiêu thụ hàng hóa, nhưng cho đến thời điểm hiện nay doanh nghiệp ch ưa có hình thức khuyến mãi nào được làm rầm rộ một cách bài bản, chủ yếu dựa vào các mối quan hệ thân thiết với các khách hàng và chỉ tặng quà cho các ngày lễ tết, ngoài ra nhằm tạo những mối quan hệ làm ăn lâu dài doanh nghiệp còn áp dụng các chính sách chiết khấu đối với các nhà phân phối mua hàng với số lượng nhiều và chi trả tiền ngay theo tỷ lệ phần trăm tương ứng với số tiền được ghi trong hóa đơn.
Yếu tố phân phối:
Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng chủ yếu hình thức phân phối trực tiếp và thong qua một số trung gian phân phối các sản phẩm của doanh nghiệp đến tay ngườ tiêu dung cuối cùng, đây là hình thức phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ khi mà doanh nghiệp không có đủ những nguồn lực để phát triển mạng lưới kinh doanh trong khu vực ĐBSCL.
4.2.3 Đánh giá khâu quản trị bán hàng:
Cùng với tầm quan trọng của khâu mua hàng là khâu quản trị bán hàng, vì đây là khâu quyết định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp nên đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ phục vụ tốt khách hàng về mặt chất lượng và giá cả, mà còn đòi hỏi thái độ phục vụ, trình độ hiểu biết về hàng hóa của nhân viên bán hàng.
Doanh nghiệp kinh doanh 5 nhóm mặt hàng chính: Ngói Thái Lan, Sơn, Gốm đa trang trí, Gạch, Kèo Martruss. Sau đây là doanh số bán của doanh nghiệp:
BẢNG 7. DOANH SỐ BÁN CỦA DOANH NGHIỆP
QUA 3 NĂM 2006- 2008
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
Ngói Thái Lan 4.729 6.081 5.939
Sơn 803 749 923
Gốm đá trang trí 845 806 849
Gạch 992 2.420 2.048
Kèo Martruss 3.034 4.974 5.083
Tổng cộng 10.403 15.030 14.842
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 Ngói Thái Lan Gốm đá trang trí Kèo Martruss 2006 2007 2008
Biểu đồ 2. SO SÁNH DOANH SỐ BÁN CÁC MẶT HÀNG NĂM 2006-2008
Theo biểu đồ trên ta thấy doanh số hàng năm của các mặt hàng như: Ngói, Gạch, Kèo Martruss đều có doanh thu cao đặc biệt là năm 2007 và năm 2008. Các mặt hàng như Sơn và Gốm có doanh thu thấp hơn nhưng vẫn là sản phẩm chính của doanh nghiệp. Dự báo năm 2009 doanh thu của mặt hàng Ngói, Gạch và Kèo Martruss vẫn chiếm vị trí cao.
Để thực hiện quản trị tốt khâu tổ chức bán hàng thì việc bán hàng được tổ chức có sự kết hợp chặt chẽ giữa khâu bán hàng và khâu giao hàng trình tự như sau:
Bước 1: Nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, làm
phiếu tính tiền theo 3 liên: liên 1 giao cho kế toán ra hóa đơn thuế giá trị gia tăng cho khách, liên 2 giao cho khách kèm theo hóa đơn VAT để khách thanh toán tiền, liên 3 giữ lại để kiểm tra doanh thu cuối ngày. Trường hợp khách yêu cầu chở trước và sẽ thanh toán ngay sau khi chở đến nơi thì liên 2 này sẽ dùng làm giấy ký nhận của khách hàng và không xuất hóa đơn VAT.
Bước 2: Nhân viên bán hàng ghi phiếu lấy hàng trong kho và chuyển giấy này
cho người giao hàng, người giao hàng chỉ được phép lấy hàng giao khi có phiếu này từ người bán hàng.
Bước 3: Trước khi hàng rời khỏi cửa hàng, thủ kho sẽ kiểm tra lại số hàng
hàng được quyền rời khỏi cửa hàng. Nếu khách hàng là khách thân thuộc của cửa