I. Khái quát về công ty Cơ-Điện-Đo lường – Tự động hóa DKNEC và kết
I.2.2 Cơ chế hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
+Tổng giám đốc
Là người đại diện của nhà nước,có quyền ra quyết định cao nhất đối với mọi hoạt động của tổng công ty trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước về kết quả hoạt động của tổng công , tổng giám đốc lầ người giữ vai trò chỉ huy với chức trách quản lý, sử dụng toàn bộ vốn, đất đai , nhân lực và các nguồn lực do nhà nước giao cho nhằm thực hiện công việc tổng giám đốc uỷ quyền. Trong khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao, các giám đốc chủ động giải quyết công việc theo đúng chức năng và trong giới hạn quyền hành.
+Phó tổng giám đốc kỹ thuật.
Giúp tổng giám đốc công ty phụ trách kỹ lĩnh vực quản lý kỹ thuật xây dựng cơ bản của tổng công ty. Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch, phương án đầu tư, phát triển công nghệ, kỹ thuật sản xuất, xây dựng chính sách quản lý kỹ thuật cho từng giai đoạn, từng loại sản phẩm khác nhau sao cho đáp ứng được yêu cầu sản xuất của từng thời kỳ khác nhau cũng như của từng sản phẩm xây dựng tiêu chuẩn hoá sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm hướng đến hoàn thiện các tiêu chuẩn, chỉ tiêu kinh tế-kỹ thuật của sản phẩm qua từng giai đoạn. Phó tổng giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ tổ chức điều hành các mặt công tác quản lý kỹ thuật cụ thể như chuẩn bị kỹ thuật về thiết kế, công nghệ, thiết bị kiểm tra chất lượng theo kế hoạch và tiến độ sản xuất, quy trình, bảo trì máy móc thiết bị, năng lượng, đảm bảo tiến hành sản xuât liên tục, xây dựng định mức chi phí vật tư, năng
lượng nhiên liệu, lao động cho từng đơn vị sản phẩm, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ lao động.
+Phó tổng giám đốc kinh doanh.
Giúp tổng giám đốc công ty phụ trách lĩnh vực công tác kinh doanh, hành chính, quản trị ,đời sống. Phó tổng giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, thị trường sản phẩm của tổng công ty, tiến hành đàm phán giao dịch với khách hàng bạn hàng và đi đến ký kết hợp đồng về tiêu thụ sản phẩm hoặc mua các yếu tố đầu vào cho tổng công ty. Nắm bắt nhu cầu, kế hoạch sản xuất từ đó xây dựng phương án thu mua vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục với chi phí thấp nhất, và đảm bảo đúng về chất lượng, đủ về số lượng. Tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết với khách hàng đúng về thời gian, số lượng chất lượng tạo điều kiện nâng cao uy tín của tổng công ty, tránh tình trạng để sản phẩm, vật tư bị ứ đọng, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động…Đồng thời tham mưu cho tổng giám đốc công ty về chủ trương và cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, xây dựng cung cấp trang thiết bị, tiện nghi, văn phòng phẩm cho đơn vị phòng ban giám đốc, phân xưởng. Chỉ đạo công tác quản lý văn thư lưu trữ, thông tin liên lạc, in ấn tài liệu.
+Giám đốc công ty cổ phần công nghệ cao hà thành, giám đốc nhà máy bia hà thành, giám đốc nhà máy cơ khí tự động hoá DKNEC, giám đốc tài chính, giám đốc chi nhánh tại miền trung, tổng đại lý phân phối và bán hàng có trách nhiệm và quyền hạn đối với công ty hay đại lý của mình tương tự như tổng giám đốc nhưng chỉ có điểm khác đó là mọi việc xảy ra với đại lý hay công ty của mình thì phải chịu trách nhiệm trước tổng công ty và pháp luật.
+Trưởng phòng kỹ thuật.
Có chức năng quản lý kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm. Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị công nghệ nhằm tạo diều kiện cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục,
nhịp nhàng tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn so với thiết kế ban đầu và phù hợp với yêu cầu của thị trường. Quản lý đo lường thống nhất trong công ty +Trưởng phòng dự án.
Có nhiệm vụ lập các dự án về sản xuất và kinh doanh cho công ty sao cho phù hợp với cơ sở vật chất của công ty.
+Trưởng phòng tổ chức hành chính.
Có chức năng tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc những chủ trương, chính sách cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị làm việc cho các phòng ban, phân xưởng triển khai thực hiện có hiệu quả khi được giám đốc duyệt, chỉ đạo công tác vệ sinh, dịch tễ bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên . Tổ chức các cuộc họp, đại hội, làm công tác lễ tân, tiếp khách in ấn tài liệu, lưu trữ các loại văn bản trong công ty, xây dựng và triển khai sửa chữa nhỏ trong công ty, sửa chữa phục hồi kịp thời khi có hư hỏng nhỏ đột suất sảy ra.
+Giám đốc trung tâm ADI.
Là đơn vị độc lập , nằm trong hệ thống tổ chức của tổng công ty có chức năng giới thiệu và quảng cáo và tiêu thụ các sản phẩm của công ty. Trung tâm có một giám đốc phụ trách được chủ động tổ chức quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ phù hợp với giấy phép đăng ký. Chủ động giao dịch ký kết với khách hàng, trả lương thưởng cho cán bộ công nhân viên, theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh làm nghĩa vụ với nhà nước và người lao động theo đúng chế độ, hàng tháng gửu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho tổng giám đốc công ty, phòng tài vụ, nộp 50% lợi nhuận sau thuế cho tổng công ty.
+Trưởng phòng kinh doanh.
Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và giao cho bộ phận sản xuất xây dựng thống nhất quản lý giá. Thống kê, tổng hợp và tổng kết báo
chức hạch toán kinh tế nội bộ công ty, phân tích hiệu quả kinh tế tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục sao cho sản xuất đạt hiệu quả cao nhất.
+ Trưởng phòng kế toán.
Có chức năng giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hoạch toán kinh tế ở công ty theo quy định, đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát kinh tế tài chính của nhà nước tại công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo và hướng dẫn các bộ phận đơn vị cấp dưới tiến hành công việc thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng. Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ chuyên môn đối với tất cả các nhân viên kế toán làm việc ở bất kỳ bộ phận nào của trong công ty, có quyền yêu cầu các bộ phận trong công ty chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu pháp quy và các tài liệu cần thiết phục vụ cho công tác kế toán và kiểm tra.
*Ngoài ra còn một số phòng ban khác như:
+ Phòng thiết kế:
Có chức năng thiết kế sản phẩm mới, hoàn thiện hình thức mẫu mã sản phẩm mà công ty đang sản xuất sao cho đáp ứng được yêu cầu phong phú và đa dạng của thị trường mà bảo đảm phù hợp với máy móc, trang thiết bị công nghệ sản xuất của công ty với chi phí về nguyên vật liệu, lao động thấp, tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Sau khi thiết kế xong sản phẩm phòng thiết kế cung cấp sơ đồ bản vẽ, cách thức, các yêu cầu về công nghệ, máy móc trang thiết, sản xuất.
+ Phòng công nghệ:
Có chức năng quản lý toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất của công ty. Xây dựng chuẩn bị công nghệ sản xuất các sản phẩm mới, thực hiện chương trình tiến bộ khoa học kỹ thuật. Nghiên cứu xây dựng các phương án hoàn thiện công nghệ sản xuất sao cho đảm bảo nâng cao năng suất lao động tiết kiệm vật chất và nghiên cứu đầu tư mở rộng mua sắm trang thiết bị phục
+ Phòng kiến thiết cơ bản:
Có chức năng quản lý xây dựng cơ bản, sửa chữa nhà xưởng, nâng cấp cải tạo kho hàng, phân xưởng nhà làm việc trong công ty. Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô sản xuất trình ban giám đốc sau đó tiến hành triển khai thực hiện.
+ Phòng cơ điện:
Có chức năng tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật như: công tác bảo quản, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất trong toàn công ty. Chuẩn bị máy móc đáp ứng yêu cầu sản xuất của công ty, theo dõi kiểm tra tình trạng và khả năng sử dụng các loại thiết bị, máy móc. Nắm bắt theo dõi tình hình cung cấp, sử dụng năng lượng cho quá trình sản xuất, lập kế hoạch sửa chữa, phục hồi các trang thiết bị, sau đó trình bày với ban giám đốc và triển khai thực hiện.
+ Phong tài vụ:
Có chức năng ghi chép, phản ánh, hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác, thông qua hoạch toán thực hiện chức năng giám đốc, giám sát bằng đông tiền với mọi hoạt động kinh tế đó, nhằm bảo vệ thường xuyên, đầy đủ toàn bộ tài sản của công ty. Tổ chức đáp ứng nguồn vốn phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời tổ chức quản lý, sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả. + Phòng vật tư:
Có chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý lao động tiền lương. Tổ chức sắp xếp bố trí lao động trong toàn bộ công ty một cách hợp lý. Cân đối nguồn nhân lực sẵn có, lập kế hoạch tuyển chọn đào tạo, đáp ứng yêu cầu của sản xuất. Xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý, theo dõi tình hình biến động về số lượng lao động ngày công, giờ công để đề ra biện pháp quản lý lao động sao cho có hiệu quả.
Xây dựng kỷ luật lao động, định mức lao động cho từng giai đoạn, từng loạt sản phẩm khác nhau, kiểm tra theo dõi quá trình thực hiện ở các đơn vị
tiến hành xây dựng kế hoạch tổng quỹ lương, kế hoạch sử dụng quỹ lương và theo dõi kiểm tra. Xây dựng kế hoạch an toàn lao động và vệ sinh lao động, căn cứ kế hoạch đã được duyệt để tiến hành có hiệu quả, tiết kiệm về chi phí. Theo dõi tình hình thu nhập của người lao động, tình hình sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, giải quyết các chính sách, chế độ cho người lao động.
+ Phòng bảo vệ:
Có chức năng bảo vệ trật tự an ninh và tài sản ở trong công ty. Phòng bảo vệ nằm trong hệ thống tổ chức của công ty. Có nhiệm vụ xây dựng phương án phòng chống tệ nạn xã hội của công ty, ngăn ngừa các hành vi xấu bên ngoài xâm nhập vào công ty, kiểm tra giám sát con người và phương tiện trong công ty.
Biểu 1.1: Số lượng Cán bộ ở các bộ phận của công ty.
Đơn vị: Người
Tên phòng ban Số lượng cán bộ công nhân viên
Phòng kỹ thuật 4
Phòng dự án 2
PGĐ trung tâm ADI 5
Phòng tổ chức hành chính 4 Phòng kinh doanh 8 Phòng kế toán 4 Phòng tổ chức lao động 2 Phòng bảo vệ 2 Phòng công nghệ 6 Phòng thiết kế 3 Phòng cơ điện 2
Phòng kiến thiết cơ bản 2
Phòng vật tư 3
Cửa hàng 3