* Tại đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT)
Khi chủ thẻ xuất trình thẻ, ĐVCNT tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của thẻ, đối chiếu với danh sách thẻ cấm lu hành, kiểm tra chứng minh th hoặc hộ chiếu của kháh hàng.
- Đa thẻ qua máy đọc thẻ EDC, máy sẽ tự động cấp phép giao dịch. Nếu giá trị giao dịch lớn hơn hoặc bằng hạn mức thanh toán, ĐVCNT phải liên hệ với Trung tâm thẻ để xin cấp phép. Các giao dịch ứng tiền mặt đều phải xin cấp phép tại VCB HN trớc khi thực hiện giao dịch.
- Sau khi giao dịch đợc chấp nhận, ĐVCNT yêu cầu khách hàng hoàn thành hoá đơn. Hoá đơn gồm 3 liên: 1 liên giao lại cho khách hàng, 1 liên gửi cho ngân hàng, 1 liên ĐVCNT lu lại để tra soát nếu có.
Ngân hàng phát hành Trung tâm thẻ quốc tế Chi nhánh thanh toán Chủ thẻ chấp nhận thẻĐơn vị
+ Liên gửi cho ngân hàng phải đợc gửi trong vòng 7 ngày sau khi giao dịch đợc thực hiện.
+ Liên lu lại ĐVCNT phải đợc lu trong vòng 18 tháng sau khi giao dịch đ- ợc thực hiện.
- Thực hiện truyền dữ liệu thanh toán đến ngân hàng: giao dịch đợc truyền đến trớc 14h đợc báo có trong ngày, sau 14h đợc báo có trong ngày làm việc tiếp theo.
* Tại chi nhánh thanh toán
Chi nhánh kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn và nhập dữ liệu để lập hồ sơ nhờ thu và theo dõi ĐVCNT.
- Chi nhánh đợc quyền tạm ứng tiền cho ĐVCNT trên cơ sở tổng giá trị hoá đơn sau khi trừ đi phí mà ĐVCNT phải thanh toán với ngân hàng (theo tỷ lệ đã quy định trong hợp đồng đại lý đã ký với VCB HN).
- Chi nhánh lập bảng kê theo mẫu quy định và gửi Trung tâm thẻ nhờ thu. Bảng kê đợc phân thành 2 loại: thẻ do VCB HN phát hành và thẻ do ngân hàng khác phát hành. Nếu nhận đợc báo có do trung tâm thẻ gửi về, chi nhánh đối chiếu với hồ sơ gốc nếu khớp thì làm thủ tục tất toán tài khoản nhờ thu.
* Tại Trung tâm thẻ
- Hàng ngày, Trung tâm thẻ nhận dữ liệu thanh toán của chi nhánh thanh toán chuyển về, qua đó cập nhật hồ sơ quản lý thẻ.
- Đối với thẻ do VCB HN phát hành, Trung tâm thẻ báo nợ chi nhánh phát hành tổng giá trị hoá đơn. Đối với thẻ do chi nhánh VCB HN tiến hành thanh toán (thẻ do ngân hàng khác phát hành), Trung tâm thẻ báo có cho chi nhánh ngân hàng đã thanh toán cho ĐVCNT tổng giá trị hoá đơn sau khi đã trừ đi phí của ĐVCNT và cộng với chi nhánh đợc hởng. Đồng thời trung tâm thẻ tổng hợp thẻ do ngân hàng khác phát hành và làm thủ tục nhờ thu thông qua tổ chức thẻ quốc tế. Nếu nhận đợc báo có của nớc ngoài, Trung tâm thẻ thẻ đối chiếu với hồ sơ gốc, nếu trùng khớp thì tiến hành tất toán các tài khoản có liên quan.
Khi nhận đợc giấy báo nợ do Trung tâm thẻ gửi về, chi nhánh phát hành cập nhật hồ sơ quản lý thẻ, cuối tháng, chi nhánh in và chuyển bản sao kê các giao dịch đã thực hiện trong tháng cho khách hàng và tiến hành thu nợ khách hàng. Sau khi thu nợ khách hàng, chi nhanh gửi thông tin thu nợ về cho Trung tâm thẻ cập nhật hồ sơ quản lý thẻ.