Cũng nh đối với các loại tín dụng khác, quy trình tín dụng XNK đợc chia thành 3 giai đoạn theo thời gian và tính chất khoản vay.
* Giai đoạn thẩm định trớc khi cho vay
Đây là giai đoạn khởi đầu và quan trọng nhất thể hiện khả năng tiếp cận dự án và khách hàng của ngân hàng. Đối với những doanh nghiệp truyền thống có quan hệ uy tín đợc cán bộ tín dụng thờng xuyên theo dõi thì chỉ cần tập trung thẩm định phơng án kinh doanh của khách hàng. Dù là phơng án cho vay vốn lu động hay cố định thì những nội dung cơ bản cần xem xét là:
+ Khẳng định thị trờng tiêu thụ hàng hoá dịch vụ trong phơng án kinh doanh với các yếu tố khu vực thị trờng tiêu thụ, giá cả, chất lợng cạnh tranh, quan hệ của doanh nghiệp trên thị trờng, các đối tác bán hàng và mua hàng, thu thập thông tin của các ngân hàng và các doanh nghiệp khác, sử dụng hệ thống thông tin phòng ngừa rủi ro bằng phơng pháp thống kê, so sánh, tổng hợp và đánh giá sản phẩm trong mối quan hệ với chính sách Nhà nớc có so sánh trên thị trờng quốc tế.
+ Thẩm định lại toàn bộ số liệu, dữ liệu và các chỉ tiêu của dự án kinh doanh theo hệ thống các phơng pháp và công thức có sẵn hoặc nạp dữ liệu cho máy tính theo chơng trình đợc cài đặt sãn.
* Giai đoạn phê duyệt và giải ngân
Mặc dù hồ sơ vay đợc cácn bộ tín dụng thẩm định đầy đủ, nhng khâu xem xét phê duyệt là không thể thiếu. Vì thực tế, không thể có một cán bộ tín dụng lý tởng lại sự hiểu biết toàn diện đợc cả nghiệp vụ ngân hàng và kiến thức tổng hợp về thị trờng, khoa học kỹ thuật, luật pháp,... nên khả năng đánh giá của họ không thể đầy đủ và hoàn toàn đúng.
Kế toán là ngời kiểm soát cuối cùng trớc khi giải ngân kiêm tra và lu trữ tài sản thế chấp, cầm cố, hợp đồng tín dụng và khê ớc vay tiền, trớc khi phát tiền vay hoặc chuyển tiền thanh toán và lu hồ sơ giải ngân nh các loại chứng từ có giá.
Đây là giai đoạn kiểm nghiệm tính chính xác, khách quan của phơng án kinh doanh đã đợc ngân hàng thẩm định:
+ Kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay: về nguyên tắc, vốn vay chỉ đợc sử dụng đúng mục đích trong phơng án kinh doanh. Việc phát triển tiền vay bằng tiền mặt, ngân phiếu, sec, sẽ gây khó khăn cho khả năng kiểm soát của ngân hàng. Giải pháp tốt nhất là giải pháp vốn vay qua tài khoản cho khách hàng vay là bắt buộc đối với doanh nghiệp và khuyến khích cá nhân hộ sản xuất.
+ Thu hồi và xử lý nợ
Đối với nợ quá hạn, số tiền thu nợ từ khách hàng bao gồm trị giá của phần vốn gốc và phần lãi. Nếu hạch toán thu gốc toàn bộ tiền thu thì ngân hàng sẽ giảm đợc d nợ quá hạn nhng không có thu nhập, còn nếu hạch toán thu lãi trớc thì sẽ mất vốn. Bởi vậy, theo nguyên tắc bảo toàn vốn thì ngân hàng cần thu gốc trớc, đơn vị ngân hàng nào còn có nợ quá hạn thì không có thu nhập. Hiện nay, một số ngân hàng hạch toán thu nợ quá hạn cả gốc và lãi theo tỷ lệ 50/50 là không hợp lý.