KẾT LUẬN CHệễNG
3.2.2.1 Xây dựng hệ thống kiểm sốt nợ cĩ tính chuyên nghiệp:
Xây dựng hệ thống kiểm sốt nợ với các kỹ thuật chuyên nghiệp, mẫu biểu thống nhất lμ vấn đề mμ Giám đốc vμ ban quản lý của doanh nghiệp cần phải chú trọng. Điều cần thiết lμ các doanh nghiệp nên xem xét áp dụng các kỹ thuật phân tích vμ kiểm sốt nợ. Nên áp dụng kỹ thuật phân loại khách hμng vμ xếp hạng tín dụng, theo đĩ mỗi khách hμng sẽ đ−ợc xếp hạng theo mức độ rủi ro dựa trên các tiêu chí nh− chỉ số khả năng thanh tốn hiện hμnh, chỉ số khả năng thanh tốn nhanh, hệ số nợ, lợi nhuận,…
66
Để cĩ thể xếp hạng tín dụng, ta cĩ thể sử dụng ph−ơng trình Z = a1x1 + a2x2 + ... + anxn để cho điểm khách hμng. Sau đĩ đối chiếu theo các cấp độ sau để xếp hạng doanh nghiệp:
AAA: Đây lμ hạng cao nhất, năng lực thanh tốn của khách hμng lμ cực kỳ mạnh
AA: Chất l−ợng hơi thấp hơn AA một chút nh−ng năng lực thanh tốn lμ rất mạnh
A: Khá nhạy cảm đối với điều kiện kinh doanh nh−ng năng lực thanh tốn đ−ợc đánh giá lμ khá mạnh.
BBB: Đảm bảo các yếu tố bảo vệ, tuy nhiên khi mơi tr−ờng kinh doanh khơng thuận lợi cĩ thể lμm suy yếu năng lực thanh tốn.
BB: Các yếu tố bảo vệ cĩ chỗ yếu, năng lực thanh tốn đơi lúc sẽ bị suy kém vì mơi tr−ờng kinh doanh khơng thuận lợi, loại hạng nμy bộc lộ khá nhiều yếu điểm.
B: Loại hạng nμy biểu hiện các yếu tố bảo vệ yếu. Trong hiện tại cĩ thể đáp ứng khả năng thanh tốn, nh−ng khi mơi tr−ờng kinh doanh thay đổi theo chiều h−ớng bất lợi cĩ thể dẫn đến lμm suy yếu vμ mất thiện chí trả nợ.
CCC: Hiện tại khơng đủ khả năng thanh tốn, nếu nh− điều kiện kinh doanh trong t−ơng lai trở nên thuận lợi thì mới cĩ khả dĩ đáp ứng các cam kết tμi chính.
CC: Hiện tại gần nh− mất khả năng thanh tốn
C: Cĩ thể đang nộp hồ sơ xin phá sản hoặc những hμnh động đại loại nh− vậy, nh−ng việc trả nợ đang tiếp diễn.
D: Mất khả năng chi trả hoμn toμn, hoặc đang nộp hồ sơ xin phá sản.
Theo quy luật phân bố chung, trong điều kiện kinh doanh bình th−ờng của một doanh nghiệp thì phần lớn các mĩn nợ phải tập trung ở loại A vμ B.
Căn cứ vμo kết quả xếp hạng, bộ phận tín dụng sẽ xây dựng chính sách bán chịu, xác định hạn mức tín dụng vμ điều khoản thanh tốn t−ơng ứng với từng khách hμng. Đối với các doanh nghiệp ngμnh xây dựng thì thời gian thi cơng t−ơng đối dμi, do đĩ doanh nghiệp cần thận trọng vμ cố gắng th−ơng l−ợng với khách hμng bằng cách chia nhỏ các giai đoạn thanh tốn. Ví dụ nh− đặt cọc 20% ngay khi ký hợp đồng, 20%
67
sẽ thanh tốn trong vịng 30 ngμy kể từ ngμy nghiệm thu phần mĩng cơng trình, 50% sẽ thanh tốn trong vịng 30 ngμy kể từ ngμy hoμn thμnh phần khung của cơng trình, 10% sẽ thanh tốn trong vịng 30 ngμy kể từ ngμy nghiệm thu cơng trình. Mặt khác doanh nghiệp cĩ thể xem lại tỷ lệ lợi nhuận của từng dự án để thiết lập các điều khoản bán chịu t−ơng ứng chẳng hạn nh− 1/7 net 30 để nhằm đẩy nhanh tốc độ thanh tốn từ phía khách hμng.
Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc đánh giá khách hμng bởi vì khách hμng cĩ thμnh tích hơm qua cĩ thể cĩ vấn đề tín dụng của hơm nay vμ thất bại trong kinh doanh ngμy mai. Do đĩ, doanh nghiệp phải luơn chú ý phát hiện những dấu hiệu cảnh báo nguy hiểm để cĩ h−ớng xử lý kịp thời. Đề nghị mẫu phiếu theo dõi khách hμng nh− sau:
Bảng 3.1: Phiếu theo dõi tình hình tμi chính khách hμng
PHIếU THEO DõI TìNH HìNH TμI CHíNH KHáCH HμNG
I. Thơng tin về khách hμng - Tên khách hμng: - Địa chỉ: - Điện thoại: - Ngμnh nghề kinh doanh: - Vốn kinh doanh: - Số l−ợng nhân viên:
- Doanh thu bình quân năm: II. ý kiến của bộ phận tín dụng:
- Tình hình thanh tốn của khách hμng: Tốt Trung bình Xấu
- Xếp hạng khách hμng:
- Hạn mức tín dụng: Hạn thanh tốn:
Ng−ời theo dõi Ngμy tháng năm
68
Doanh nghiệp cần tăng c−ờng áp dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý nợ, sử dụng các phần mềm chuyên dụng theo dõi nợ vμ nối mạng thơng tin để trao đổi thơng tin về khả năng thanh tốn của khách hμng, từ đĩ cĩ phản ứng kịp thời. Bộ phận tín dụng của doanh nghiệp cần phải th−ờng xuyên theo dõi, đơn đốc thu hồi nợ vμ nên đánh giá tình hình thanh tốn của khách hμng hμng tuần theo mẫu biểu sau:
Bảng 3.2: Bảng theo dõi khoản phải thu của khách hμng theo tuổi nợ
Hố đơn Số tiền quá hạn
Ngμy Số Tên khách hμng Tổng cộng Từ 1- 7 ngμy Từ 7-14 ngμy Từ 14- 21 ngμy Trên 21 ngμy Trong hạn Hạn thanh tốn Số ngμy quá hạn
Để đảm bảo vừa cĩ thể giữ đ−ợc khách hμng vμ thu hồi hết các khoản nợ từ khách hμng vμ tiết kiệm chi phí, thì doanh nghiệp nên thμnh lập bộ phận tín dụng bằng cách sử dụng các nhân viên từ các bộ phận kinh doanh, kế tốn tμi chính, bộ phận kỹ thuật vμ quản trị.
- Bộ phận kế tốn (cụ thể lμ kế tốn quản trị) cĩ trách nhiệm thu thập thơng tin về khách hμng vμ phân tích đánh giá khách hμng, đề xuất ban giám đốc duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh tốn. Theo dõi nợ phải thu theo từng nhân viên kinh doanh, theo từng khách hμng, hối thúc nhân viên kinh doanh địi nợ. Trong tr−ờng hợp bộ phận kinh doanh khơng thể địi đ−ợc nợ thì bộ phận kế tốn sẽ áp dụng các biện pháp nghiệp vụ cần thiết nh− lμm cơng văn nhắc nợ cĩ tính lãi, sử dụng cơng ty địi nợ thuê, bán nợ cho cơng ty mua bán nợ, khởi kiện ra toμ đối với các khách hμng day d−a, trốn nợ. Phân tích l−u chuyển tiền tệ định kỳ mỗi tháng một lần, tìm ra nguyên nhân kẹt vốn, từ đĩ đề xuất các giải pháp cho ban giám đốc để cải thiện dịng tiền.
- Bộ phận kinh doanh cĩ trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp khách hμng vμ cung cấp các thơng tin ban đầu nh− giấy phép kinh doanh cho bộ phận kế tốn, đμm phán với khách hμng vμ đề xuất hạn mức tín dụng vμ hạn thanh tốn của từng khách hμng cho kế
69
tốn quản trị vμ ban giám đốc để xét duyệt. Do tính chất đặc biệt của ngμnh xây dựng nên các khoản phải thu của các doanh nghiệp của ngμnh xây khơng những thể hiện trên tμi khoản phải thu từ khách hμng lμ tμi khoản 131 mμ cịn thể hiện trên tμi khoản sản phẩm kinh doanh dỡ dang lμ tμi khoản 154. Chính vì vậy ngay sau khi ký hợp đồng bộ phận kinh doanh cĩ nhiệm vụ địi nợ khách hμng theo kế hoạch từ bộ phận kế tốn. Đối với các khoản nợ gần đến hạn, bộ phận kinh doanh nên gửi th− cảm ơn khách hμng, mục đích lμ nhắc nhở khách hμng thanh tốn đúng hạn. Đối với các khách hμng khơng cĩ thiện chí trả nợ thì bộ phận kinh doanh sẽ chuyển cho bộ phận kế tốn để địi nợ.
- Bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch thi cơng rõ rμng, cụ thể với khách hμng vμ
cố gắng hoμn tất cơng trình đúng theo tiến độ hoặc cμng sớm cμng tốt vμ nhanh chĩng ký biên bản nghiệm thu cơng trình với khách hμng. Sau đĩ chuyển các chứng từ gốc cho bộ phận kế tốn để cĩ thể tiến hμnh lμm các hồ sơ thanh tốn vμ địi nợ nhanh nhất.
- Ban giám đốc căn cứ vμo hồ sơ đ−ợc đệ trình từ bộ phận kế tốn để xét duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh tốn cho từng khách hμng. Đề ra các chính sách động viên nhân viên thích hợp để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ. Một trong các giải pháp cĩ thể mang lại hiệu quả tốt lμ chính sách trả l−ơng theo phần trăm số tiền thu đ−ợc từ khách hμng với điều kiện khơng đ−ợc trễ hạn thanh tốn.
3.2.2.2 Tăng c−ờng đμo tạo nghiệp vụ quản lý nợ vμ phân tích tín dụng th−ơng
mại
Các doanh nghiệp cần phải nhận thấy rằng chất l−ợng đội ngũ cán bộ quản lý tμi chính lμ nhân tố quan trọng bậc nhất trong hệ thống kiểm sốt nợ th−ơng mại của mình. Trên thực tế, các quan hệ tín dụng th−ơng mại giữa các doanh nghiệp với nhau ngμy cμng trở nên đa dạng, tạo thμnh chuỗi xích vμ cĩ ảnh h−ởng khơng chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mμ cịn đối với cả nền kinh tế. Việc mất khả năng thanh tốn của nhiều doanh nghiệp cĩ thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, thậm chí gây ra phản ứng dây chuyền phá sản. Hiện nay một số doanh nghiệp vẫn ch−a quan tâm thích đáng đến cơng tác quản lý nợ, xem đây chỉ lμ một gĩc nhỏ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế các doanh nghiệp cần chú trọng việc đầu t−, bồi d−ỡng, đμo tạo cho cán bộ quản lý vμ cán bộ tμi chính về cơng tác quản lý nợ, cần phải huấn luyện
70
các kỹ năng chuyên mơn về quản lý nợ, các kỹ năng đánh giá, phân loại nợ, kỹ thuật xử lý nợ,… cho các cán bộ quản lý nợ.
Do ch−a quan tâm đúng mức đến cơng tác quản lý tín dụng nên hầu hết các doanh nghiệp ch−a cĩ bộ phận chuyên trách quản lý nợ. Cơng việc theo dõi vμ quản lý nợ cịn mang mμu sắc kinh nghiệm, thiếu bμi bản, cho nên cịn nhiều lúng túng vμ hiệu quả thấp. Đối với các doanh nghiệp cĩ qui mơ lớn thì nên hình thμnh một bộ phận chuyên trách quản lý nợ. Bên cạnh đĩ các phịng ban chức năng nh− tμi chính – kế tốn, marketing, phịng kinh doanh, phịng kỹ thuật,… nên cĩ sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình quản lý nợ phải thu vμ phải trả.
3.2.2.3 Nghệ thuật lơi cuốn khách hμng cĩ mức độ tín nhiệm cao:
Một trong những biện pháp để doanh nghiệp giảm thấp các khoản phải thu phát sinh khĩ địi lμ doanh nghiệp phải cĩ những khách hμng cĩ mức độ tín nhiệm cao. Khách hμng cĩ mức độ tín nhiệm cao lμ những khách hμng tổ chức vμ tạo điều kiện thuận loại cho các doanh nghiệp thi cơng theo những ph−ơng án rõ rμng, đúng luật vμ
đạt hiệu quả. Họ luơn duy trì hoạt động tμi chính lμnh mạnh, vμ nhất lμ luơn chú ý vμ
đảm bảo thanh tốn nợ đúng thời hạn theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Cho dù lúc gặp khĩ khăn, trở ngại, họ cũng tìm đến doanh nghiệp để bμn bạc cách giải quyết chứ khơng tìm cách né tránh việc thanh tốn nợ. Với những khách hμng nh− vậy, doanh nghiệp cần tạo mọi điều kiện thuận lợi trong quá trình thi cơng dự án. Điều nμy lμm cho khách hμng cảm thấy thoải mái khi lựa chọn doanh nghiệp lμ nhμ thầu của mình, vì họ hiểu đ−ợc lμ doanh nghiệp cĩ niềm tin với họ. Chính điều nμy sẽ giúp khách hμng gắn bĩ lâu dμi với doanh nghiệp. Trong cơ chế thị tr−ờng nh− hiện nay, để cĩ những khách hμng nh− vậy địi hỏi doanh nghiệp phải cĩ nghệ thuật lơi kéo họ. Tuy nhiên khi thực hiện các biện pháp lơi kéo khách hμng, doanh nghiệp cần đảm bảo yêu cầu vừa thu hút đ−ợc nhiều khách hμng vừa đảm bảo đ−ợc khả thu hồi đ−ợc nợ.
3.2.2.4 Mở rộng cơng cụ hối phiếu trong các doanh nghiệp ngμnh xây dựng:
Trong quan hệ th−ơng mại việc phát sinh vấn đề mua bán chịu giữa các doanh nghiệp lμ tất yếu. Tuy nhiên lμm thế nμo để các doanh nghiệp ngμnh xây dựng hạn chế rủi ro khơng thu đ−ợc tiền từ khách hμng, giảm thiểu đ−ợc khoản phải thu khĩ địi. Hơn
71
nữa, việc chuyển nhanh các khoản phải thu thμnh tiền khi doanh nghiệp cĩ nhu cầu sử dụng nghĩa lμ giảm thời gian vốn l−u động nằm trong quá trình thanh tốn, tăng hiệu suất sử dụng vốn l−u động.
Sử dụng hối phiếu lμ biện pháp th−ờng đ−ợc dùng khá phổ biến ở các n−ớc. Các doanh nghiệp sau khi hoμn tất nghiệm thu cơng trình sẽ lập hối phiếu để nhận nợ, cĩ kỳ hạn trả, thơng th−ờng lμ ba tháng. ở Việt Nam Luật các cơng cụ chuyển nh−ợng đã ban hμnh ngμy 29/11/2005 vμ cĩ hiệu lực thi hμnh ngμy 1/7/2006 lμ cơ sở pháp lý đầy đủ nhất cho việc hình thμnh, phát triển vμ sử dụng các cơng cụ chuyển nh−ợng trong đời sống kinh tế, xã hội của đất n−ớc.
Khi cĩ nhu cầu về tiền hoặc thanh tốn các khoản nợ, doanh nghiệp sử dụng th−ơng phiếu cĩ thể:
Cầm cố hối phiếu: ng−ời thụ h−ởng cĩ quyền cầm cố hối phiếu. Khi cầm cố, ng−ời cầm cố hối phiếu phải ghi cụm từ “chuyển giao để cầm cố”, tên, địa chỉ của ng−ời cầm cố, ký tên trên hối phiếu vμ chuyển giao hối phiếu cho ng−ời nhận cầm cố. Chuyển nh−ợng hối phiếu: chuyển nh−ợng lμ việc ng−ời thụ h−ởng chuyển giao quyền sở hữu hối phiếu cho ng−ời nhận chuyển nh−ợng để đổi lấy một số tiền hoặc thanh tốn một nghĩa vụ. Theo điều 27 của Luật các cơng cụ chuyển nh−ợng thì ng−ời thụ h−ởng cĩ thể chuyển nh−ợng hối phiếu địi nợ bằng hình thức chuyển nh−ợng chuyển giao hoặc chuyển nh−ợng bằng cách ký chuyển nh−ợng.
Với các −u điểm đĩ, hối phiếu rõ rμng lμ một cơng cụ mμ các doanh nghiệp cần nghiên cứu để áp dụng, để quản lý các khoản phải thu.
3.2.2.5 Mở rộng nghiệp vụ bảo lãnh của ngân hμng trong các doanh nghiệp ngμnh
xây dựng:
Bảo lãnh lμ sự cam kết của ng−ời thứ ba thực hiện nghĩa vụ của ng−ời đ−ợc bảo lãnh trong tr−ờng hợp ng−ời nμy khơng thực hiện hoặc khơng hoμn thμnh nghĩa vụ đĩ. Hiện nay ngân hμng cĩ thể cung cấp các hình thức bảo lãnh sau: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh tốn vμ bảo lãnh bảo hμnh.
Các nhμ đầu t− khi cảm thấy kém tin cậy về nhμ thầu thì họ sẽ yêu cầu các nhμ
72
lμ 10% giá trị cơng trình vμ khoản tiền nμy sẽ đ−ợc giải toả sau khi doanh nghiệp thắng thầu. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng sẽ phải đ−ợc thực thi ngay sau khi doanh nghiệp thắng thầu vμ sẽ đ−ợc hoμn trả ngay sau khi doanh nghiệp hoμn tất vμ nghiệm thu cơng trình đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ cung cấp giấy bảo lãnh bảo hμnh cho chủ đầu t−
theo thời hạn qui định trong hồ sơ thầu.
Bảo lãnh thanh tốn đ−ợc sử dụng nh− lμ sự đảm bảo cμng chắc chắn th−ơng phiếu, trái phiếu,…với sự đảm bảo mua lại vμ chi trả tiền lãi của ngân hμng th−ơng mại cĩ uy tín, ng−ời phát hμnh các chứng từ cĩ giá sẽ cĩ điều kiện thuận lợi phát hμnh chúng với lãi suất thấp hơn.
Trong giao dịch quốc tế, bảo lãnh thanh tốn ngμy cμng đ−ợc sử dụng nhiều, thay thế ph−ơng thức thanh tốn tín dụng chứng từ nhằm đơn giản hố giao dịch, giảm phí ngân hμng nh−ng tăng thêm linh hoạt cho cả hai phía. Nếu ng−ời mua khơng trả tiền hμng theo đúng điều khoản hợp đồng, ng−ời bán sẽ địi tiền theo bảo lãnh. Nh−
vậy, bảo lãnh đ−ợc dùng lμm cơng cụ để bảo đảm nghĩa vụ thanh tốn của ng−ời mua theo hợp đồng th−ơng mại.
Với hình thức bảo lãnh thanh tốn, ng−ời bán cĩ thể yên tâm rằng mình cĩ thể thu đ−ợc tiền khi đến hạn, trong khi đĩ ng−ời mua cĩ thể khơng cần phải bỏ tiền hay thế chấp bất kỳ tμi sản nμo so với hình thức tín dụng chứng từ bởi vì ngân hμng cĩ thể bảo lãnh cho ng−ời mua bằng tín chấp.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, cơng cụ bảo lãnh ngμy cμng đang thâm nhập vμo hoạt động hμng ngμy. Vì vậy để cĩ thể quản lý tốt hơn các khoản phải thu, tăng độ tin cậy trong việc thu hồi nợ thì trong các quan hệ mua bán hμng hố các doanh