Khác với hai phơng pháp trên , phơng pháp này yêu cầu phòng kế toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lợng .
- Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nh quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất .
Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho
Từ ngày ... đến ngày .... tháng ...năm...
Nhóm vật liệu Số lợng CT Nhập (xuất)Số hiệu CT Thành tiền Ký nhận Tổng cộng
Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số d (cột số lợng ), sau đó chuyển trả cho kế toán
Sổ số d là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm , cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền .
Sổ số d vật liệu Nhóm vật liệu ĐVT Đơn giá Định mức dự trữ SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2 SL TT SL TT SL TT … Cộng
- Tại phòng kế toán : khi nhận đợc các chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất nh ở phơng pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng , khi sổ số d đã đợc thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số lợng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số d sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp.
Theo phơng pháp này, khối lợng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp có khối lợng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng phơng pháp này , nhng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tơng đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Theo ph ơng pháp sổ số d
33
Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN
Thẻ Báo cáo TH kế toán Sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra