KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM KINH ĐÔ SÀI GÒN
3.2.3. Trình tự hạch toán ghi sổ
Công ty sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và lập định khoản làm cơ sở cho việc ghi vào Sổ Chi Tiết, Sổ Cái các tài khoản.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Sơ đồ 3.1 : Trình tự hạch toán vào Sổ Chi Tiết, Sổ Cái TK 511
3.2.3.1. Đối với khách hàng là người bên ngoài công ty
-Khi khách hàng đặt hàng, khách hàng sẽ liên hệ với phòng bán hàng, phòng bán hàng ghi nhận số lượng hàng mà khách hàng yêu cầu sau đó lập hóa đơn bán hàng ( hóa đơn tài chính ) để xác nhận lại chính xác yêu cầu đặt hàng của khách hàng.
-Từ hóa đơn tài chính kết hợp với bảng báo giá, Công ty sẽ lập hóa đơn GTGT nhằm mục đích xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và giá bán sản phẩm cho
Đơn đặt hàng Bảng báo giá
HĐ bán hàng Hoá Đơn GTGT Nhật Ký Chung Sổ Chi Tiết 511 Sổ Cái 511
khách hàng, thuế GTGT, tổng giá thanh toán là căn cứ để kế toán phản ánh doanh thu và ghi vào Nhật Ký chung, Sổ Chi Tiết, Sổ Cái.
-Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên do kế toán trưởng hoặc thủ trưởng ký duyệt và đóng dấu. Trường hợp thanh toán ngay thì hóa đơn được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền hoặc séc, thu xong thủ quỹ ký tên và đóng dấu đã thanh toán, liên 1 lưu, liên 2 và liên 3 người mua mang đến kho để nhận hàng.
-Sau khi giao hàng thủ kho cùng người mua ký tên vào các liên. Liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua, liên 3 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán để ghi sổ, làm thủ tục thanh toán ( trong trường hợp khách hàng chưa trả tiền ).
-Sau khi giao hàng cho người mua, nếu khách hàng trả tiền bằng chuyển khoản thì Ngân hàng sẽ gửi Giấy báo Có cho công ty.
3.2.3.2. Đối với cửa hàng thuộc nội bộ công ty
-Khi Công ty xuất hàng chuyển cho cửa hàng bán lẻ thì phòng bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng ( hóa đơn tạm ) để xác định yêu cầu đặt hàng của cửa hàng.
-Hóa đơn bán hàng gồm 4 liên: liên 1 cửa hàng ký nhận trả về xưởng, liên 2 khách hàng giữ hoặc cửa hàng giữ, liên 3 khách hàng ký nhận trả về xưởng, liên 4 thủ kho lưu.
-Khi xuất hàng đến cửa hàng, Công ty sẽ xuất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thay cho hóa đơn bán hàng.
-Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại phòng bán hàng sau đó sẽ được chuyển cho phòng kế toán làm chứng từ ghi sổ, liên 2, liên 3 giao cho phụ xế đến kho thành phẩm nhận hàng.
-Khi phụ xế đã nhận hàng để chuyển đến cửa hàng, bảo vệ công ty sẽ dựa theo liên 2, liên 3 mà kiểm tra số lượng hàng hóa mà phụ xế đem giao.
-Tại cửa hàng nhân viên giao nhận sẽ kiểm hàng theo phiếu xuất kho và ký xác nhận đã nhận đủ hàng, đúng hàng, nhân viên giao nhận sẽ giữ lại 1 liên và chuyển cho kế toán cửa hàng để làm căn cứ nhập kho thành phẩm tại cửa hàng, liên còn lại phụ xế sẽ đem về giao lại cho phòng bán hàng và được lưu tại phòng bán hàng.