THỰC TRẠNG VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM KINH ĐÔ SÀI GÒN
2.3.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.3.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, Công ty tổ chức một phòng kế toán ở đơn vị chính làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, đồng thời lập báo cáo tổ chức cho toàn doanh nghiệp ở các đơn vị phụ thuộc, không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép ban đầu, thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý sơ bộ chứng từ, sau đó gửi chứng từ về phòng kế toán theo định kỳ.
Phòng kế toán có chức năng giúp Giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê thu thập xử lý thông tin kinh tế trong doanh nghiệp. Qua đó kiểm tra đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình và hiệu quả sử dụng vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công việc kế toán của công ty được chia thành các phần hành riêng theo sự phân công của kế toán trưởng. Bộ mày kế toán của công ty đứng đầu là kế toán trưởng và được tổ chức như sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán :
Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CPTP Kinh Đô Sài Gòn
2.3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Kế Toán Trưởng :
Là người giúp đỡ Ban Giám Đốc Công ty và là người đứng đầu trong bộ máy kế toán chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế. Có nhiệm vụ:
-Tổ chức công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lí.
-Mức định vốn lưu động, huy động vốn, quan sát việc sử dụng vốn của công ty. Kiểm tra tài chính, phân tích thống kê.
-Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc và Nhà nước về hoạt động kế toán. KẾ TOÁN TRƯỞNG
PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN
THANH TOÁN NGÂN QUỸ
KẾ TOÁN MUA HÀNG NỢ PHẢI TRẢ KẾ TOÁN BÁN HÀNG NỢ PHẢI THU KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN KHO (TSCĐ,HÀNG TỒN KHO) KẾ TOÁN CỬA HÀNG KẾ TOÁN CỬA HÀNG KẾ TOÁN GIÁ THÀNH 1 KẾ TOÁN GIÁ THÀNH 2
-Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, khách quan, đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phó Phòng Kế Toán:
-Có chức năng như một Kế Toán Tổng Hợp, tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính và làm trợ lý cho Kế Toán Trưởng.
-Hướng dẫn kế toán viên trong quá trình làm việc.
-Tài khoản phụ trách : 111,112, 138, 152, 155, 156, 331, 334, 336, 338, 133, 333. Kế Toán Tổng Hợp :
-Lập báo cáo thống kê tổng hợp theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty. -Trợ lý cho Kế Toán Trưởng, giúp đỡ các bộ phận khác khi cần thiết. -Giữ sổ cái cho Công ty, tổ chức lưu trữ tài liệu của kế toán.
-Phân tích kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành dịch vụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý của Công ty.
-Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập – xuất tiêu thụ hàng hoá,các loại vốn, loại quỹ của Công ty, xác định kết quả lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán thuộc phần việc của mình phụ trách.
-Tài khoản phụ trách : 142, 242, 244, 335, 338, 411. Kế Toán Thanh Toán :
-Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.
-Giữ các sổ sách, báo biểu có liên quan đến tài khoản thanh toán. -Lập báo cáo theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty.
-Tài khoản phụ trách : 111, 112, 331, 315, 341, 342. Kế Toán TSCĐ & CCDC :
-Phản ánh và kiểm tra tình hình biến động của tài sản cố định.
-Tính và phân bổ hợp lí chi phí khấu hao TSCĐ cho đối tượng liên quan.
-Giữ các sổ sách kế toán, báo biểu, lưu trữ chứng từ gốc có liên quan đến tài khoản: 211, 213, 214, 153, 212, 241, 144.
-Lập báo cáo kế toán thống kê về TSCĐ theo yêu cầu của Nhà nước và Công ty. Ngân Quỹ :
-Là một bộ phận độc lập, có trách nhiệm thu tiền, xuất tiền theo lệnh của Ban Giám Đốc và Kế Toán Trưởng.
-Có nhiệm vụ mở các sổ chi tiết cho từng loại tiền mặt, ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ thu tiền, chi tiền phát sinh trong ngày.
-Nắm vững tiền mặt tại công ty, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ thu, chi tiền phát sinh trong ngày.
-Theo dõi chặt chẽ các khoản thu, chi tạm ứng và báo cáo kịp thời tình hình công nợ cho Kế Toán Tổng Hợp cũng như Kế Toán Trưởng. Theo dõi các khoản nợ của khách hàng cũng như nội bộ công ty. Mở sổ chi tiết ghi nhận việc thanh toán công nợ và vốn bằng tiền. Cuối ngày báo cáo tiền mặt tồn quỹ.
-Tiến hành công tác kế toán theo đúng qui định Nhà nước.
-Lập báo cáo kế toán thống kê theo đúng qui định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo do các phòng ban lập.
-Giúp Ban Giám Đốc hướng dẫn chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện ghi chép đúng chế độ, phương án, tổ chức công tác và thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên, hướng dẫn thường xuyên việc kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ công tác tài chính trong phạm vi toàn công ty.
-Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, số liệu kế toán đúng qui định. Kế Toán Mua Hàng Và Nợ Phải Trả :
-Ghi chép phản ánh và giám sát tình hình mua, dự trữ hàng hoá về mặt lượng cũng như giá trị.
-Xác định chính xác giá vốn, chi phí cũng như kết quả kinh doanh cuối kỳ kế toán.
-Phản ánh tình hình thanh toán cho người bán, người nhận thầu và cung cấp dịch vụ về số đã trả trước cho người bán, số còn lại phải trả cho người bán.
-Tài khoản phụ trách : 331, 338.
Kế Toán Bán Hàng Và Nợ Phải Thu :
-Phản ánh tình hình bán hàng, giá bán, cung cấp những tài liệu cần thiết liên quan đến hoạt động bán hàng cho các bộ phận, cơ quan, nhà nước quản lý.
-Phản ánh các khoản thu của người mua, người nợ. -Tài khoản phụ trách : tài khoản loại 5…, 131, 335, 138.
Kế Toán Tiền Lương :
-Tính chính xác tiền lương, BHXH phải trả cho từng người theo đúng quy định, tổ chức trả lương đến tận tay công nhân, tổng hợp tình hình sử dụng quỹ lương thực tế.
-Phân bổ chính xác chi phí tiền lương, tổ chức phân tích tình hình quản lý và sử dụng quỹ lương…Đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động.
-Tài khoản phụ trách : 334, 338, 141, 138.
Kế Toán Kho (TSCĐ & Hàng Tồn Kho):
-Kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn kho trên sổ kế toán một cách chính xác bằng cách đối chiếu các phiếu nhập kho với sổ sách kế toán.
-Xác định giá trị hàng tồn kho thực tế lúc cuối kỳ và đồng thời làm cơ sở tính ra giá hàng hoá xuất kho trong kỳ.
-Tài khoản phụ trách : 151, 152, 154, 155, 156, 157. Kế Toán Cửa Hàng :
-Có nhiệm vụ tổ chức, lập chứng từ ban đầu ở các đơn vị trực thuộc vào định kỳ hay cuối kỳ, chuyển chứng từ này cho bộ phận kế toán của công ty định khoản và ghi vào sổ tổng hợp chi tiết.
2.3.3.3. Chính sách kế toán áp dụng
-Chế độ kế toán công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006.
-Niên độ kế toán : được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm.
-Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.
-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. -Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho :
• Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến.
• Giá gốc hàng tồn kho mua ngoài gồm : giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
• Giá gốc hàng tồn kho do đơn vị tự sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên vật liệu.
• Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
-Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định (vô hình, hữu hình) : TSCĐ được ghi theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
-Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ thuê tài chính : TSCĐ được ghi nhận theo giá trị hiện tại của các khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu (không bao gồm thuế GTGT) và các chi phí trực tiếp phát sinh.
-Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao đường thẳng. -Thời gian tính khấu hao cho TSCĐ như sau :
+ Máy móc thiết bị : 5 – 10 năm + Phương tiện vận tải : 6 – 10 năm + Thiết bị văn phòng : 3 – 5 năm + Tài sản vô hình : 20 năm
+ Tài sản thuê tài chính được trích khấu hao như TSCĐ của công ty. 2.3.3.4. Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty
-Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006.
-Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý, công ty còn mở thêm các loại tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
2.3.3.5. Hình thức kế toán áp dụng
-Hiện nay công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, công ty sẽ tổ chức một phòng kế toán ở đơn vị chính làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và chi tiết, đồng thời lập báo cáo cho toàn doanh nghiệp. Ở các đơn vị phụ thuộc, không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép ban đầu, thu thập chứng từ, kiểm tra xử lý sơ bộ chứng từ, sau đó gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán theo định kỳ.
-Để phù hợp với mô hình bộ máy kế toán tập trung, phòng kế toán tổ chức hạch toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung, toàn bộ số liệu được xử lý trên máy tính thông qua việc ứng dụng phần mềm Fast.
-Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu trên các Sổ Chi Tiết, Sổ Nhật Ký Chung, Sổ quỹ.
-Cuối tháng, trên cơ sở các sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết, sai khi đối chiếu khớp với Sổ cái tổng hợp sẽ lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ :
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ tại công ty
Giải thích : Từ chứng từ gốc, kế toán viên nhập vào máy, sau đó máy tính sẽ
tự động phân tích và thiết lập sổ Nhật Ký Chung, sổ Chi Tiết, sổ Cái vào các tài khoản tương ứng. Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp phân bổ chi phí và in báo cáo.
Hệ thống báo cáo kế toán :
CHỨNG TỪ GỐC MÁY TÍNH (Tự phân tích và in 3 loại sổ) SỔ CHI TIẾT SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG TỔNG HỢP PHÂN TÍCH (Chuẩn bị in báo cáo)
BÁO CÁO TÀI CHÍNH CÁC LOẠI (Kế toán tổng hợp thực hiện)
Tùy theo yêu cầu của khách hàng, bộ phận quản lý của công ty mà kế toán lập báo cáo kế toán vào những thời điểm khác nhau. Thông thường kế toán lập báo cáo kế toán vào cuối mỗi quý.
Để viết báo cáo, Kế toán thường sử dụng các loại bảng sau : - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Mối quan hệ giữ phòng kế toán và các bộ phận khác :
-Đối với Hội Đồng Quản Trị, Ban Tổng Giám Đốc : Phòng Kế Toán có nhiệm vụ cung cấp số liệu một cách kịp thời, chính xác về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty nhằm giúp Ban Giám Đốc điều hành công việc tốt hơn.
-Đối với Phòng Hành chính – Nhân sự : Phòng Hành chính – Nhân sự thực hiện việc tuyển dụng và chấm công cho toàn bộ nhân viên. Cuối tháng, phòng Hành chính báo cáo kết quả chấm công cho kế toán tiền lương để phòng Kế toán thực hiện thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên sau khi có sự đồng ý của Ban Giám Đốc.
-Đối với bộ phận mua hàng : Khi yêu cầu mua hàng đã được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với kế toán tạm ứng để ứng tiền đi mua hàng. Sau khi có đủ chứng từ liên quan thì người mua hàng sẽ thanh toán tạm ứng cho kế toán. Nếu mua hàng không cần trả tiền ngay thì người mua hàng sẽ mang hoá đơn, phiếu nhập kho đến cho kế toán ghi nhận nợ. Đến hạn kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi để thanh toán cho nhà cung cấp.