Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ.... giữa công ty với các nhà cung cấp. Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi công ty mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ giữa công ty với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở người bán, khi công ty mua chịu hàng hóa, dịch vụ thì sẽ phát sinh nợ phải trả, phải thu với người bán đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng bao gồm:
* Các chứng từ mua hàng gồm:
+ Hóa đơn GTGT là hóa đơn do nhà cung cấp giao cho công ty là căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp ( biểu mẫu số 08)
+ Phiếu nhập kho do phòng cung ứng vật tư lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi theo thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ( biểu mẫu số 0.9)
+ Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hóa. * Các chứng từ thanh toán như :
+ Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.( biểu mẫu 10)
+ Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê báo nợ khi Công ty thanh toán qua ngân hàng.( biểu mẫu 11)
Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ
Viết phiếu nhập kho
Hóa đơn GTGT Nhập kho P Vật tư P Tài vụ
KCS Thủ kho ký Thanh toán
Một số chứng từ mẫu trong nghiệp vụ mua hàng
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL
Liên 2 : Giao cho khách hàng CH/2007B
Ngày 02 tháng 06 năm 2007 0016497
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt Thanh... Địa chỉ : Gia Thượng – Quang Minh – Mê Linh – Vĩnh Phúc
Số Tài khoản :... Điện thoại : MST : 2500221272
Đơn vị mua hàng : Công Ty TNHH TM Phú Đức
Địa chỉ : Nhà 2 dẫy A1 ngừ 217 Đê La Thành - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản... Hình thức thanh toán : CK/TM MS: 0100967400 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 Thép ống hộp các loại Kg 5,098.278 12,000 61,179,335 Cộng tiền hàng : 61,179,335 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT: 3,058,967 Tổng tiền thanh toán : 64,238,302 Số tiền viết bằng chữ : Sáu tư triệu hai trăm ba tám ngàn ba trăm linh hai đồng ./ ... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Đóng dấu,ghihọ tên)
Mẫu biểu số 09: Phiếu nhập kho.
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ:1141-TC/QD/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Ngày 02 tháng 06 năm 2007
Nợ: 156 Số: 206 Có: 331
Họ, tên người giao nhận hàng: Công ty TNHH Việt Thanh
Theo hoá đơn GTGT số: 16497, Ngày 02 tháng 06 năm 2007 của Việt Thanh Nhập tại kho: Số 4 Cầu Tiên, HN
ST T Tên hàng hóa, quy cách phẩm chất VT Đvị tính SL theo Ctừ SL thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 Thép ống hộp CL Kg 5,098.278 5,098 12,600 64,238,302
Thành tiền (Bằng chữ): Sáu tư triệu hai trăm ba tám ngàn ba trăm linh hai đồng./
Ngày 02 tháng 06 năm 2007 Thủ trưởng ĐV (Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên)
PHIẾU CHI Số : 276
Ngày24 tháng 06 năm 2007
Nợ : 331 Có : 111
Mẫu số 02- TT(QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính)
Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Tuấn Hùng Địa chỉ : Công Ty TNHH Việt Thanh
Lý do chi : Thanh toán tiền hàng
Số tiền: 100,000,000đ ( Viết bằng chữ : Một trăm triệu đồng chẵn ./) Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 24 tháng 06 năm 2007 Thủtrưởg ( Ký tên ) Kế toán trưởng (Ký tên ) Người lập ( Ký tên ) Thủ quỹ ( Ký tên ) Người nhận tiền ( Ký tên )
Mẫu biểu số 11: Uỷ nhiệm chi
UỶ NHIỆM CHI
Ngày 26 tháng 06 năm 2007
ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN SỐ TIỀN:
Số TK: 00670406002293 Bằng số:
Tên tài khoản: Công ty TNHH TM Phú Đức
Địa chỉ:……….. Bằng chữ: Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình – HN
VÀ GHI CÓ TÀI KHOẢN
Số TK: 006704060017512
Tên tài khoản: Công ty TNHH Việt Thanh Nội dung: Địa chỉ:………..
Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình - HN
KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN KÍ VÀ ĐÓNG DẤU
* Tài khoản sử dụng .
Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là TK331 “ Phải trả người bán” do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên đối tượng người bán hết sức đa dạng. Vì vậy, kế toán thanh toán mở chi tiết cho từng nhà cung cấp.
Ví dụ :
- TK 331- Công ty Hoà Phát - TK 331- Công ty Việt Đức - TK 331- Công Ty Vinapipe - TK 331 - Công ty Việt Thanh ….
Sáu mươi triệu đồng chẵn./
Thanh toán tiền hàng