- Xây dựng cơ sở dữ liệu chuẩn
3.1NGUYÊN NHÂN DẪN ĐÊN VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
HÀNG TẠI CỬA HÀNG BÁN MÁY VI TÍNH NGUYỄN HOÀNG
3.1 NGUYÊN NHÂN DẪN ĐÊN VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN THỐNG THÔNG TIN
- Những vấn đề về quản lý.
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thông tin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Chính vì những lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý
tập trung dữ liệu trên máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều người cũng nhưư nhiều mục đích quản lý khác nhau. Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ liệu là phải giảm thiểu sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ thông tin và bảo mật. Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng như nhà quản lý của các doanh nghiệp đó.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộc các doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời.
- Sự thay đổi của công nghệ.
Hàng ngày trên thế giới không biết bao nhiêu sản phẩm công nghệ mới ra đời. Bởi vậy sự lạc hậu về công nghệ là rất khó tránh khỏi. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ
thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng được những thành tựu công nghệ mới đó.
-Sự thay đổi sách lược chính trị.
Những thách thức chính trị cũng là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới sự ra đời của một hệ thống thông tin. Bởi người quản lý hiểu rõ tầm quan trọng của việc phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lực của mình.
Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng .
Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh...
Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước..
Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp.
Công ty máy tính Nguyễn Hoàng kinh doanh các loại máy tính nhưng với phương pháp thủ công bằng các phiếu xuất nhập, giấy tờ , sổ sách . Chính vì vậy cần có hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho phù hợp. Nhược điểm của phương pháp thủ công
- Tốc độ cấp nhật, xử lí không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót.
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài
- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.
- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Nếu mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được.
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.