VIII. GIỚI THIỆU VỀ PHP 1.PHP là gì?
1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó
Trước đây khi nền kinh tế chưa phát triển, quy mô quản lý của các doanh nghiệp còn nhỏ, số người làm việc trong các tổ chức còn ít thì việc sử dụng máy tính trong quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng là chưa phổ biến. Công việc quản lý chỉ chủ yếu thực hiện bằng phương pháp thủ công.
Khi nền kinh tế ngày càng phát triển thì quy mô quản lý của các doanh nghiệp càng mở rộng, số lượng người làm việc trong các cơ quan tổ chức ngày càng nhiều và quản lý bằng phương pháp thủ công không còn phù hợp nữa. Do đó việc quản lý bằng phương pháp thủ công bắt đầu có những hạn chế:
-Việc lưu trữ thông tin là vô cùng phức tạp, phải trải qua nhiều phòng ban dẫn đến ùn tắc, quá tải, sử dụng nhiều sổ sách, giấy tờ.
-Việc quản lý phải qua nhiều phòng ban, nhiều khâu trung gian từ đó dễ dẫn đến cơ tổ chức bất hợp lý, truyền thông tin liên lạc không thông suốt, mất nhiều thời gian không đáp ứng được nhu cầu thông tin nhanh chóng.
-Việc bảo quản, lưu trữ giấy tờ cũng gặp phải khó khăn về kho chứa, về điều kiện bảo quản và tốn kém.
-Mỗi khi phải nâng cấp, sửa đổi gặp rất nhiều khó khăn vì mỗi khi thay đổi phải huỷ toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại toàn bộ do đó tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền của.
-Đối với các thông tin, dữ liệu phức tạp và đặc biệt rất khó tránh khỏi những thiếu sót trong việc lưu trữ thông tin phải bổ sung, cập nhật, thống kê thường xuyên.
-Việc trình bày bằng giấy tờ không có tính thẩm mĩ cao.
-Việc tra cứu, tìm kiếm thông tin gặp rất nhiều khó khăn vì liên quan đến nhiều sổ sách giấy tờ do đó không tránh khỏi những thiếu xót.
-Trong một tổ chức lớn thì việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ rất phức tạp đòi hỏi một lực lượng lớn nhân viên để giải quyết công việc tạo ra một bộ máy cồng kềnh, kém hiệu quả.
1.2. Yêu cầu hệ thống mới
Những năm gần đây máy tính được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, các đơn vị tổ chức kinh doanh. Nhiều bài toán phức tạp được giải quyết trên máy tính mang lại lợi ích đáng kể về kinh tế, nâng cao năng suất lao động và có độ tin cậy cao. Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính giải quyết nhanh chóng đặc biệt là trong vấn đề quản lý nhân sự.
Bài toán quản lý nói chung là một bài toán phức tạp, tuỳ từng loại bài toán và từng góc độ khác nhau nào đó mà cần đến độ chính xác nhất định. Công việc quản lý nhân sự đòi hỏi hệ thống phải biết tổ chức, sắp xếp công việc một cách hợp lý, đầy đủ, chính xác. Hệ thống quản lý nhân sự cần phải được cung cấp thông tin về các vấn đề nhân sự một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ, bổ sung những thiếu xót của hệ thống cũ, tiếp tục phát huy các ưu điểm của hệ thống cũ.
1.3. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới
Với việc sử dụng máy tính thì việc cập nhật, chỉnh sửa, in ấn các thông tin về nhân sự rõ ràng, nhanh chóng, chính xác, thuận lợi. Các thông tin được cập nhật vào máy tính chính xác rồi mới ghi lên đĩa, tổng hợp thành các báo cáo làm cho việc bảo quản gọn nhẹ, dễ dàng, lâu dài.
Ngoài ra các máy tính được nối mạng với nhau sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận được thông suốt, nhanh chóng mà không phải qua các phòng ban do đó giảm thiểu được sự ùn tắc.
Các thông tin được chọn in ra sẽ đựơc in theo đúng qui cách, có tính thẩm mĩ cao, đáp ứng tối đa nhu cầu của người yêu cầu.
Tuy nhiên việc chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang phương pháp quản lý bằng máy tính cũng gặp không ít khó khăn như:
-Phải có thời gian cũng như kinh phí để để xây dựng hệ thống mới như: mua sắm trang thiết bị, máy móc, xây dựng các phần mềm quản lý, đào tạo đội ngũ cán bộ,…
-Phải có đội ngũ cán bộ có trình độ.
-Việc cập nhập, xử lý những thông tin cho hệ thống mới sẽ mất rất nhiều thời gian do nhiều số liệu cũ bị hỏng, bị phân tán theo thời gian, do sự không thống nhất giữa người sử dụng hệ thống mới với hệ thống cũ,…