Các bước chính:
Phê duyệt báo cáo: phê duyệt báo cáo, hủy phê duyệt báo cáo, xem báo cáo. Gửi báo cáo.
Để tạo và gửi được báo cáo đến server người dùng cần thực hiện lần lượt các bước sau:
Bước 1: quản trị hệ thống phần mềm client thực hiện các công việc sau:
• Đăng nhập vào chương trình với tên đăng nhập: administrator và mật khẩu (mặc định): 111111. Ngay sau khi đăng nhập thành công tài khoản quản trị hệ thống này, người sử dụng nên đổi mật khẩu để bảo mật chương trình. • Cấu hình hệ thống: cấu hình các tham số đầu vào cho chương trình, hoặc tuỳ
chọn 1 số chức năng cho chương trình. Đây là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện khi chương trình được khởi tạo.
• Đồng bộ dữ liệu: mỗi một đơn vị báo cáo thực hiện tạo và gửi một số báo cáo nhất định được quy định trong server của ngân hàng. Việc đồng bộ dữ liệu nhằm cập nhật các báo cáo theo qui định về cơ sở dữ liệu tại đơn vị. Đây chính là điều kiện cần để phần mềm có thể tạo và gửi được báo cáo lên server trung tâm của ngân hàng.
• Tạo người sử dụng và phân quyền: trước tiên quản trị hệ thống phải tạo nhóm sử dụng và phân quyền sử dụng báo cáo cho các nhóm. Sau đó quản trị hệ thống thực hiện tạo người sử dụng và gán người sử dụng vào các nhóm.
Bước 2: Người sử dụng với quyền nhập báo cáo:
• Đăng nhập vào chương trình với tên đăng nhập và mật khẩu do người quản trị của đơn vị cấp. Người sử dụng nên đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên để đảm bảo tính bảo mật.
• Thực hiện chức năng tạo mới báo cáo. Sau khi chọn loại báo cáo cần tạo. Người sử dụng chọn tới file chưa báo cáo (hoặc biểu mẫu báo cáo đó) sau đó mở lên và điền các thông tin vào báo cáo đó. Sau khi tạo báo cáo xong người sử dụng có thể xem, sửa, xóa báo cáo do mình tạo ra. Báo cáo tạo xong sẽ ở trạng thái chờ phê duyệt báo cáo.
• Đăng nhập vào chương trình với tên đăng nhập và mật khẩu do người quản trị của đơn vị cấp. Người sử dụng nên đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên để đảm bảo tính bảo mật.
• Thực hiện chức năng phê duyệt báo cáo. Khi người sử dụng đăng nhập vào hệ thống và người sử dụng có quyền phê duyệt báo cáo. Thì các báo cáo của đơn vị sẽ hiện lên và người sử dụng có thể lựa chọn các báo cáo để xem và phê duyệt. Báo cáo sau khi phê duyệt có thể gửi lên ngân hàng hoặc có thể hủy duyệt báo cáo.
Bước 4: Người sử dụng với quyền Gửi báo cáo:
• Đăng nhập vào chương trình với tên đăng nhập và mật khẩu do người quản trị của đơn vị cấp. Người sử dụng nên đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên để đảm bảo tính bảo mật.
• Thực hiện chức năng gửi báo cáo. Báo cáo sau khi được gửi đi có trạng thái “Báo cáo chờ khóa”. Theo định kỳ, ngân hàng thực hiện khóa báo cáo lại để tiến hành khai thác dữ liệu. Người sử dụng tại đơn vị không được phép gửi lại báo cáo nếu báo cáo đã bị khóa.