2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ
2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân quỹ
Việc xí nghiệp thực hiện việc hoạch định ngân quỹ hàng tháng là rất tốt nhưng việc dự trữ ngân quỹ chỉ bằng tiền mặt là chưa hiệu quả. Ngày nay khi thị trường chứng khoán Việt Nam bắt đầu hoạt động và đang có những bước phát triển thì việc sử dụng các chứng khoán là có thể áp dụng được. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh công nghiệp thì việc kinh doanh chứng khoán là hơi mạo hiểm và cần phải có những chuyên gia tài chính. Nhưng với những loại chứng khoán có tính thanh khoản cao và độ rủi ro thấp như tín phiếu kho bạc, trái phiếu kho bạc thì việc nắm giữ nó là một lợi thế.
Cụ thể là thay vì dự trữ hoàn toàn bằng tiền mặt thì xí nghiệp có thể nắm giữ một phần chứng khoán này. Số tiền mặt trong ngân quỹ không phải một lúc là có thể dùng tất cả cho việc xuất quỹ mà có những khoản tiền nhàn rỗi chưa dùng đến. Hơn nữa mức tiền dự trữ còn bao gồm cả mức dự trữ an toàn, có thể có những kỳ hoạt động xí nghiệp không dùng đến số tiền đó. Và tất nhiên số tiền mặt nằm tại quỹ không có khả năng sinh lời, thậm chí là khả năng sinh lời âm. Vậy nếu ta thay bằng việc
dự trữ chứng khoán thì trong lúc ta chưa dùng đến một khoản tiền thì khoản tiền đó được đầu tư và sinh lời, đem lại thu nhập từ hoạt động tài chính cho xí nghiệp.
Việc đầu tư vào các loại chứng khoán này là rất an toàn tuy khả năng sinh lợi chưa phải là lớn. Nhưng vì thời hạn thường ngắn nên nó có tính thanh khoản cao, hơn nữa trong trường hợp xí nghiệp có cần đến tiền mặt ngay thì việc đem đến ngân hàng xin chiết khấu là rất dễ dàng và nhanh chóng, chi phí không cao. Tất nhiên là việc dự trữ bao nhiêu là cũng phải dựa trên kế hoạch ngân quỹ và sự phân tích về doanh thu và chi phí.
Từ việc sử dụng các chứng khoán thì xí nghiệp có thể áp dụng việc xác định mức dự trữ ngân quỹ tối ưu theo mô hình Baumol.Với việc áp dụng mô hình này, xí nghiệp sẽ làm giảm tối đa chi phí cho việc sử dụng ngân quỹ, từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng ngân quỹ tại xí nghiệp.
Tuy nhiên việc áp dụng mô hình này không phải dập khuôn theo như lý thuyết vì mô hình Baumol dựa trên giả định doanh nghiệp hàng năm có dòng lưu kim thuần ổn định. Nhưng vì trên thực tế, dòng lưu kim này không ổn định mà biến động theo từng thời kỳ nên xí nghiệp chỉ dựa vào mô hình này để xác định mức dự trữ tối ưu, căn cứ vào kế hoạch về mức tổng mức tiền giải ngân mỗi năm.
Sau đó mỗi tháng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho các khoản xuất nhập quỹ. Trong tháng hoạt động, xí nghiệp sẽ dùng những khoản tiền mặt vừa nhập quỹ để chi dùng cho việc xuất quỹ. Như vậy xí nghiệp cần phải so sánh giữa mức tiền sẽ nhập, sẽ xuất và lượng tiền dự trữ tối ưu theo tính toán để xác định số tiền mặt thực tế tại quỹ trong tháng cần bao nhiêu. Số tiền này sẽ không lớn vì nó chủ yếu dùng để trả cho một số khoản xuất quỹ khi khoản tiền nhập quỹ chưa kịp
nhập. Và trong trường hợp cần thiết, xí nghiệp có thể bán chứng khoán để lấy tiền mặt chi trả. Thông thường nếu như kế hoạch được lên chi tiết thì không cần phải bán chứng khoán.
Cuối tháng, xí nghiệp cần dựa vào kế hoạch ngân quỹ của tháng sau để quyết định giữ lại bao nhiêu, còn lại tiếp tục đem đầu tư chứng khoán hoặc gửi ngân hàng lấy lãi. Như vậy xí nghiệp sẽ không phải định kỳ đem bán chứng khoán để thu tiền mặt dùng cho việc chi trả vì làm như vậy sẽ dẫn đến tăng chi phí giao dịch trong khi xí nghiệp lại không tận dụng được các khoản nhập quỹ trong tháng. Nếu như xí nghiệp có thể lập được chi tiết hơn cho ngày hoạt động thì ngay trong ngày, số tiền thừa đã có thể sinh lãi. Do đó xí nghiệp nên chú trọng đến khâu lập kế hoạch ngân quỹ một cách chi tiết, cụ thể cũng như việc tính toán mức dự trữ phải chính xác. Như vậy sẽ giúp cho các quyết định sử dụng ngân quỹ được chính xác, hợp lý và đem lại hiệu quả cao.
Đối với các cửa hàng, đại lý được đặt ở các tỉnh khác, số tiền bán hàng trong ngày nên hoặc là áp dụng hình thức thanh toán chuyển khoản ngay trong ngày hoặc là gửi ngân hàng để lấy lãi rồi định kỳ thanh toán cho xí nghiệp để giảm chi phí.
Việc tăng tốc độ nhập quỹ và việc chậm tốc độ xuất quỹ là một việc làm cần thiết trong việc sử dụng ngân quỹ có hiệu quả. Bằng việc áp dụng các phương thức thanh toán hiện đại, có tốc độ chuyển tiền nhanh, xí nghiệp sẽ nhanh chóng thu được tiền khách hàng trả, đồng thời có thể trì hoãn trong thời gian ngắn mới trả tiền cho người bán. Tất nhiên là việc sử dụng các dịch vụ này thì phải mất một khoản chi phí. Do đó với một khoản tiền lớn thì việc sử dụng dịch vụ thanh toán nhanh có hiệu quả hơn so với một khoản tiền nhỏ. Vì vậy việc áp dụng hình thức thanh toán nào
thì phải được tính toán kỹ càng về chi phí bỏ ra để có thể sử dụng một cách linh hoạt nhất, đem lại hiệu quả cao nhất.
Hiện nay tại xí nghiệp chưa lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Đây là một loại báo cáo tài chính khá quan trọng để theo dõi các khoản nhập quỹ, xuất quỹ trong từng tháng và một phần nó có tác dụng hỗ trợ cho việc lập bảng cân đối kế toán. Việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng giúp cho xí nghiệp có thể làm căn cứ để lên kế hoạch về ngân quỹ cũng như theo dõi tình hình thực hiện ngân quỹ có theo đúng kế hoạch hay không. Với những tác dụng như vậy, xí nghiệp nên lập bảng báo cáo này.