- Sau khi khách hàng lựa chọn xong những mặt hàng cần đặt mua thì hệ thống phải có chức năng hiển thị đơn đặt hàng để khách hàng nhập vào những thông tin cần thiết,
II.1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
Cơ cấu tổ chức của công ty
Trong công ty TNHH Quốc Minh, hệ thống tổ chức của công ty có sự hỗ trợ lẫn nhau. Công ty gồm có các phòng, ban sau: Ban điều hành, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán - kế hoạch, Phòng kỹ thuật - sản xuất, bộ phận kho.
• Ban điều hành
- Quản lý hoạt động của công ty.
- Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên. - Quyết định giá chính thức cho từng mặt hàng.
- Yêu cầu báo cáo từ phòng kế toán, phòng kinh doanh,...từ đó nắm bắt được tình hình của công ty, tình hình thị trường để có kế hoạch định hướng, phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng và tiến triển cho công ty.
• Phòng kinh doanh
- Lập kế hoạch tiếp thị, mở rộng thị trường.
- Chịu trách nhiệm quản lý khách hàng trong kinh doanh.
- Trực tiếp tiếp xúc giải quyết các vấn đề liên quan khách hàng, thị trường. - Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm gửi cho phòng kế toán - kế hoạch. - Quản lý bán hàng cho khách hàng.
- Quản lý doanh số, công nợ tổng hợp ở các khu vực trong tháng, quý, năm. • Phòng kỹ thuật - sản xuất
- Nghiên cứu chế tạo ra các loại thuốc mới, tìm cách nâng cao hiệu năng của các loại thuốc cũ, tìm ra các phương án để sản xuất ra các loại thuốc có giá thành hạ, đặc tính tốt, hiệu quả cao.
- Trực tiếp điều hành sản xuất, pha chế, kiểm tra chất lượng các loại thuốc sản xuất ra.
- Trong trường hợp thuốc bán cho khách hàng bị trả về do hư hỏng hóa học (như kết tủa, đổi màu,…), phòng này có trách nhiệm kiểm tra, thông báo cho phòng kế toán - kế hoạch tìm xem lô hàng này đã xuất bán cho các đại lý nào, phối hợp các phòng ban để có hướng giải quyết thỏa đáng.
• Phòng kế toán - kế hoạch
- Tiếp nhận đơn đặt hàng, kế hoạch tiêu thụ từ phòng kinh doanh. - Lập hóa đơn theo đơn đặt hàng và chuyển sang bộ phận kho. - Quản lý chi tiết doanh số, công nợ của khách hàng.
- Quản lý tình hình thu, chi cho các hoạt động của công ty.
- Lập kế hoạch nhập nguyên liệu gởi cho phòng kinh doanh, kế hoạch sản xuất gởi cho phòng kỹ thuật - sản xuất
- Thực hiện thống kê tình hình mua, bán, sản xuất của công ty.
- Lập các báo cáo theo nghiệp vụ kế toán để báo cáo cho cấp trên và các ban, các ngành liên quan.
- Các nghiệp vụ khác. • Bộ phận kho
- Chức năng chính của bộ này là quản lý nhập nguyên liệu, xuất nguyên liệu cho phòng kỹ thuật và sản xuất, xuất thuốc theo hóa đơn của phòng kế toán.
- Bộ phần này phải thường xuyên kiểm tra để biết được tình hình tồn kho của nguyên liệu và thuốc để thông báo cho phòng kế toán và phòng kỹ thuật và sản xuất.
Đặt tả hệ thống thông tin quản lý
Công ty sản xuất kinh doanh thuốc thú y và thủy sản Quốc Minh cần tự động hóa trong việc quản lý kinh doanh. Qua quá trình thực tập khảo sát tại công ty, em nắm được các hiện trạng sau:
Quản lý khách hàng: Khách hàng của công ty cần phải quản lý những thông tin chính sau: Họ tên, mã số thuế, số điện thoại, số fax, E-mail, địa chỉ.
Quản lý nhà cung cấp nguyên liệu: Nhà cung cấp của công ty cần phải quản lý những thông tin: Họ tên, số tài khoản ngân hàng, số điện thoại, số fax, E-mail, địa chỉ.
Địa chỉ của khách hàng và nhà cung cấp cần quản lý đầy đủ để thuận tiện cho việc liên lạc. Địa chỉ bao gồm: số nhà, đường, phường, quận, thành phố đối với đối tác ở thành thị; ấp, xã, huyện, tỉnh đối với đối tác ở nông thôn.
Nguyên liệu: Mỗi nguyên liệu cần quản lý thông tin: Tên nguyên liệu, nguồn gốc xuất xứ (nhà cung cấp, nước ), đơn vị tính, số lượng từng lô nhập về kho, số lượng tồn theo lô của từng loại nguyên liệu.
Thuốc: quản lý các thông tin sau về thuốc của công ty sản xuất ra: tên thuốc, qui cách, giá, đơn vị tính, số lượng lô sản xuất ra, số lượng tồn của từng loại thuốc theo lô.
Quy trình quản lý
Công ty nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp trong nước hoặc nước ngoài, nguyên liệu vận chuyển về công ty kèm hóa đơn xuất hàng từ nhà cung cấp nguyên liệu, công ty cần quản lý hóa đơn nhập này với các thông tin: mã hóa đơn, tên nguyên liệu nhập, số lượng nhập, đơn giá, ngày nhập. Nguyên liệu được nhập vào kho nguyên liệu theo từng khu, mỗi nguyên liệu trong hóa đơn sẽ được gán cho một số lô đồng thời quản lý thêm số lượng, ngày nhập của lô nguyên liệu này, hạn dùng do nhà cung cấp ấn định trên bao bì chứa nguyên liệu, sau đó được cho vào khu nguyên liệu với tên tương ứng.
Nguyên liệu được xuất theo lô với hình thức FIFO (vào trước ra trước) để sản xuất thuốc, cần quản lý số lượng nguyên liệu sử dụng theo từng lô để sản xuất thuốc.
Thuốc được sản xuất ra theo từng lô với số lô được quy định theo chuẩn quốc gia quy định cho số lô của thuốc Thú y như sau: Số lô : dài 8 ký số : hai số đầu là thứ tự lô được sản xuất ra trong ngày, 6 số sau là ngày tháng năm sản xuất (ví dụ : 01040403 : lô thứ nhất của loại thuốc nào đó sản xuất ra trong ngày 4 tháng 4 năm 2003). Lô thuốc được quản lý thêm số lượng của lô với đơn vị tính và qui cách dự kiến của thuốc mới, ngày sản xuất, hạn dùng của lô thuốc sản xuất ra. Sau đó thuốc được cho vào kho thuốc với khu tương ứng của loại thuốc đó.
Khách hàng của công ty là các đại lý cấp I của công ty, khi khách hàng cần phân phối hàng của công ty, khách hàng được ký hợp đồng có thời hạn và được đặt hàng của công ty. Khi đặt hàng thì khách hàng làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm: Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng. Phần thứ hai là danh sách các mặt hàng đặt mua, số lượng, từng loại và đề nghị ngày nhận hàng.
Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét, nếu khách hàng còn nợ quá nhiều thì bộ phận kinh doanh từ chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho
khách hàng theo đơn đặt hàng, ngược lại, bộ phận kinh doanh hẹn lại khách hàng ngày nhận hàng đồng thời thông báo cho phòng kế toán - kế hoạch để chuẩn bị sản xuất thuốc theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Hàng ngày phòng Kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng để chuyển đến phòng kế toán-kế hoạch xuất hàng cho khách hàng. Phòng kế toán-kế hoạch so sánh tồn kho để làm giấy báo gửi cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng và cho nhà cung cấp khi cần nhập nguyên liệu.
Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất gồm thông tin: thông tin đầy đủ về khách hàng, danh sách thuốc, số lượng, đơn giá, ngày xuất.
Nhân viên của bộ phận kinh doanh được chia thành các tổ bán hàng phụ trách bán hàng theo từng khu vực tỉnh thành, hàng tháng vào ngày cuối của tháng các tổ báo cáo, quyết toán tình hình thanh toán của khách hàng cho phòng kế toán-kế hoạch. Phòng kế toán-kế hoạch lập phiếu thanh toán cho khách hàng.
Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên liệu và thuốc trong tháng theo mẫu đã định.
Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền phải báo cáo tình hình tồn kho của nguyên liệu và thuốc, tình hình doanh số, công nợ và khuyến mãi (nếu có) của khách hàng.