- Mỗi một bức th truyền thống phải đi đến các bu cục khác nhau trên đờng đến với ngời dùng. Tơng tự th điện tử cũng chuyển từ máy chủ th điện tử này (Mail Server) tới máy chủ th điện tử khác trên Internet. Khi th đợc chuyển tới đích thì nó đợc chứa tại hộp th điện tử tại máy chủ th điện tử cho đến khi nó đợc nhận bởi ngời nhận. Toàn bộ quá trình xảy ra trong vài phút, do đó nó cho phép nhanh chóng liên lạc với mọi ngời trên toàn thế giới một cách nhanh chóng tại bất cứ thời điểm nào dù ngày hay đêm.
Gửi, nhận và chuyển th
- Để nhận đợc th điện tử thì bạn cần phải có một tài khoản (Account) th điện tử. Nghĩa là bạn phải có một địa chỉ để nhận th. Một trong những thuận lợi hơn với th thông thờng là bạn có thể nhận th điện tử bất cứ ở đâu. Bạn chỉ cần kết nối vào máy chủ th điện tử để lấy th về máy tính của mình.
- Để gửi đợc th bạn cần phải có một kết nối vào Internet và truy nhập vào máy chủ th điện tử để chuyển th đi. Thủ tục tiêu chuẩn đợc sử dụng để gửi th là SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Nó đợc kết hợp với thủ tục POP (Post Office Protocol) và IMAP (Internet Message Access Protocol) để lấy th.
POP3 Server SMTP Local - MTA POP3 Server SMTP Remote-MTA Client Client In te rn et
Gửi th (Send)
- Sau khi khi ngời sử dụng máy tính dùng MUA để viết th và đã ghi rõ địa chỉ của ngời nhận và bấm gửi th thì máy tính sẽ chuyển bức th lên MTA của ngời gửi. Căn cứ vào địa chỉ ngời gửi, máy chủ gửi sẽ chuyển th đên một MTA thích hợp. Giao thức để kết nối từ chơng trình soạn th (MUA) đến máy chủ gửi th (MTA) là SMTP.
Chuyển th (Delivery)
- Nếu máy gửi (Local-MTA) có thể liên lạc đợc với máy nhận (Remote-MTA) thì việc chuyển th sẽ đợc tiến hành. Giao thức đợc sử dụng để vận chuyển th giữa hai máy chủ th điện tử cũng là SMTP. Trớc khi nhận th thì máy nhận sẽ kiểm soát tên ngời nhận có hộp th thuộc máy nhận quản lý hay không. Nếu tên ngời nhận th thuộc máy nhận quản lý thì lá th sẽ đợc nhận lấy và lá th sẽ đợc bỏ vào hộp th của ngời nhận. Trờng hợp nếu máy nhận kiểm soát thấy rằng tên ngời nhận không có hộp th thì máy nhận sẽ khớc từ việc nhận lá th. Trong trờng hợp khớc từ này thì máy gửi sẽ thông báo cho ngời gửi biết là ngời nhận không có hộp th (User Unknown).
Nhận th (Receive)
- Sau khi máy nhận (Remote-MTA) đã nhận lá th và bỏ vào hộp th cho ngời nhận tại máy nhận. MUA sẽ kết nối đên máy nhận để xem th hoặc lấy về để xem. Sau khi xem th xong thì ngời nhận có thể lu trữ (Save), hoặc xoá (Delete), hoặc trả lời (Reply) v.v...Trờng hợp nếu ngời nhận muốn trả lời lại lá th cho ngời gửi thì ngời nhận không cần phải ghi lại địa chỉ vì địa chỉ của ngời gửi đã có sẵn trong lá th và chơng trình th sẽ bỏ địa chỉ đo vào trong bức th trả lời. Giao thức đợc sử dụng để nhận th phổ biển hiện nay là POP3 và IMAP.
Trạm phục vụ th hay còn gọi là máy chủ th điện tử (Mail Server)
- Trên thực tế, trong những cơ quan và các hãng xởng lớn, máy tính của ngời gửi th không trực tiếp gửi đến máy tính của ngời nhận mà thờng qua các máy chủ th điện tử (Máy chủ th điện tử - Mail Server bao hàm kết hợp cả MTA, MDA và hộp th của ng- ời dùng).
Ví dụ: Quá trình gửi th.
Gửi th từ A tới B
- Nh mô hình trên cho thấy, nếu nh một ngời ở máy A gửi tới một ngời ở máy B một lá th thì trớc nhất máy A sẽ gửi đến máy chủ th điện tử X. Khi trạm phục vụ th X sẽ chuyển tiếp cho máy chủ th điện tử Y. Khi trạm phục vụ th Y nhận đợc th từ X thì Y sẽ chuyển th tới máy B là nơi ngời nhận. Trờng hợp máy B bị trục trặc thì máy chủ th Y sẽ gửi th.
- Thông thờng thì máy chủ th điện tử thờng chuyển nhiều th cùng một lúc cho một máy nhận. Nh ví dụ ở trên trạm phục vụ th Y có thể chuyển nhiều th cùng một lúc cho máy B từ nhiều nơi gửi đến.
- Một vài công dụng khác của máy chủ thu là khi ngời sử dụng có chuyện phải nghỉ một thời gian thì ngời sử dụng có thể yêu cầu máy chủ th giữ giùm tất cả những th từ trong thời gian ngời sử dụng vắng mặt hoặc có thể yêu cầu máy chủ th chuyển tất cả các th tới một hộp th khác.