III. Những đánh giá chung về công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng
2. Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng công ty tiến hành thực hiện hợp đồng.Đây là giai đoạn mà công ty phải có những kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng.Đồng thời xử lý các tình huống xảy ra để đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Về tốc độ thực hiện hợp đồng thì công ty luôn đảm bảo nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng và xử lý các sự cố xảy ra. Nhìn chung tiến độ thực hiện hợp đồng là tốt, không có vấn đề lớn nào phát sinh làm tổn hại đến quá trình thực hiện hợp đồng. Có đợc điều này là do công ty đã tạo đợc mối quan hệ làm ăn thân tín với các bạn hàng. Tuy nhiên có một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nào cũng gặp phải. Đó là sự vi phạm thời gian giao hàng của nhà xuất khẩu. Nó ảnh hởng đến tốc độ thực hiện hợp đồng của các doanh nghiệp. Nhng đối với CIRI từ khi thành lập đến nay trong quá trình hoạt động xuất nhập khẩu của mình việc vi phạm này không gây ra
những tổn thất đáng kể cho công ty mà vẫn nằm trong giới hạn cho phép. Do đó không có hợp đồng nào bị huỷ bỏ vì lý do chậm hàng.
Về công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì nhìn chung việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty cũng không nằm ngoài sơ đồ quy trình thực hiện nhập khẩu ở biểu 4 đã nói ở trên. Nhng đôi khi cũng có một số thay đổi nhỏ tuỳ thuộc vào hoàn cảnh và điều kiện thực hiện hợp đồng để làm sao thuận tiện nhất cho 2 bên. Ví dụ: Trong khâu làm thủ tục thanh toán, nếu công ty và đối tác nớc ngoài đã có một mức độ tin cậy sâu sắc thì 2 bên có thể thanh toán bằng phơng thức điện chuyển tiền (T/T) với một mức trả trớc là 10-20% giá trị của hợp đồng và sau khi nhận đợc bộ chứng từ sẽ trả nốt phần còn lại.
Nh vậy, nói chung quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của CIRI là không có gì nằm ngoài biểu đồ đã trình bày ở trên. 3. Những tồn tại và nguyên nhân:
Trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu có thể phát sinh những tình huống sai phạm do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, nhng cũng có thể các bên đã thực hiện nghĩa vụ của mình mà tình huống vẫn xảy ra bởi do trớc khi các bên ký kết hợp đồng họ không lờng trớc đợc tình huống có thể xảy ra.
Các sai sót có thể là do nguyên nhân khách quan và cũng có thể là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp tạo nên. Cụ thể đó là các lỗi về:
Về thủ tục hải quan: ở Việt Nam thủ tục hải quan còn rờm rà, phải qua nhiều
khâu trung gian. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng dẫn tới ảnh hởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Trong trờng hợp hàng hoá không đúng quy cách, chủng loại mã số tính thuế. Điều này một phần là do khả năng hiểu biết của cán bộ nhập khẩu về những đặc điểm của hàng hoá còn hạn chế, phần khác là do mức thuế nhập khẩu đánh vào một hàng hoá nhng công dụng, đặc tính, kiểu dáng khác nhau là khác nhau. Điều này gây khó khăn cho quá trình kê khai tính thuế đúng quy định của Nhà nớc.
Đôi khi hàng đã về đến cảng nhng bộ chứng từ nhận hàng từ phía nớc ngoài đến chậm (Mặc dù công ty đã ký chấp nhận trả tiền) nên công ty sẽ không nhận đ- ợc lệnh giao hàng (D/O) do đại lý vận tải cung cấp để hoàn thành quá trình nhận hàng. Điều này sẽ gây nên việc phải để hàng lu kho bãi ở cảng. Nếu để đến ngày thứ t trở đi thì sẽ bị phạt 5 USD/ngày, nếu là 10 ngày trở đi thì sẽ bị phạt 10 USD/ngày.
Về L/C: Trong hợp đồng thanh toán bằng L/C, khi mở L/C nhiều khi không
tránh khỏi những sai sót của cán bộ nghiệp vụ ngoại thơng có thể viết nhầm, sai từ ngữ... Dẫn đến phải tu sửa lỗi sai và phải mất với mức phí là 20 USD/lỗi. Mặt khác, trong quá trình đàm phán nhiều khi công ty không thể đàm phán nhất trí với bên đối tác nớc ngoài về việc mở L/C ở ngân hàng nào. Bởi họ yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, không giao dịch. Nó gây khó khăn cho công ty nếu không thoả thuận đợc rất có thể công ty bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Về chất lợng, số lợng: Thờng là lỗi về số lợng bởi những bộ linh kiện mà công
ty nhập khẩu đều là hàng mới 100% và đợc cấp chứng chỉ chất lợng tại cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền ở nớc xuất khẩu. Cho nên lỗi về chất lợng thờng là không xảy ra và lỗi về số lợng là nguyên nhân khách quan do bên xuất khẩu giao thiếu. Tuy nhiên, nó cũng làm mất thời gian của công ty. Vì công ty lại phải điện hoặc Fax lại cho đối tác yêu cầu giao thêm số hàng thiếu.
Dới đây là số hợp đồng có sai sót năm 2002 để minh hoạ cho dẫn chứng trên:
Bảng 5: Số hợp đồng có sai sót năm 2002.
sai sót nhân 07-2002/
CIRI-ZXZY
Chongqing zongshen Group I/E CORP.
Số lợng. Thiếu
hàng.
Lập th dự kháng và yêu cầu bên đối tác gửi tiếp số hàng thiếu. 10-2002/ CIRI-ZXZY HYUNDAI MOBIS. Thủ tục hải quan. Khai nhầm thuế.
Công ty phải tính lại số thuế phải nộp.
(Nguồn: Bảng theo dõi việc thực hiện hợp đồng).
Ngoài những tồn tại nêu trên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty còn một số khó khăn:
Chính sách của Nhà nớc: Các doanh nghiệp (Trong và ngoài nớc) đều gặp phải
rất nhiều khó khăn do chính sách của Nhà nớc không thống nhất, thờng xuyên thay đổi khiến cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ảnh hởng không nhỏ. Dù đã có nhiều thay đổi nhng thủ tục hành chính còn rờm rà khiến nhiều khách hàng ngoại không muốn làm ăn với công ty.
Thị trờng trong nớc dần trở nên bão hoà dẫn đến lợng hàng tiêu thụ chậm ảnh
hởng đến việc quay vòng vốn và thanh toán vốn với ngân hàng. Đồng thời trên thị trờng cũng có một phần không nhỏ hàng nhập lậu.
Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nên thờng gặp không
ít rủi ro trong quá trình mua từ nớc ngoài về và tiêu thụ trong nớc. Nhiều khi bên mua cha thanh toán làm cho vốn lu động của công ty quay vòng chậm, công nợ tồn đọng. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc nhập khẩu .
Hiện nay công ty cha có phòng Marketing theo đúng nghĩa của nó mà hiện tại
chỉ có phòng nghiên cứu thị trờng. Nên cha có sự nghiên cứu sâu sắc về thị tr- ờng và thị hiếu tiêu dùng, đồng thời không khuyếch trơng đợc rộng rãi những u điểm của công ty đến tất cả các bạn hàng.
Cũng giống nh hầu hết các đơn vị nhập khẩu khác, trình độ hiểu biết về thuê tàu của công ty còn rất hạn chế nên trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty th- ờng phải nhờ bạn hàng thuê tàu.
Trên đây là một số tồn tại cần đợc khắc phục để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chơng III
Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty
I. Phơng hớng và mục tiêu hoạt động của công ty.
1. Ph ơng h ớng hoạt động của công ty CIRI trong thời gian tới (Cụ thể là giai
đoạn 2003-2005).
Hoà chung vào quá trình đổi mới và phát triển Tổng công ty theo xu hớng trở thành tập đoàn kinh tế mạnh, bớc vào thế kỷ XXI và chuẩn bị cho quá trình hội nhập và hợp tác quốc tế - đây là thử thách lớn cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp.
Triển khai tốt Nghị quyết số 05 - NQ/TW ngày 24/09/2001 tại Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành trung ơng Đảng khoá IX về tiếp tục sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp Nhà nớc,
Tiếp tục thực hiện 7 chơng trình công tác lớn của Đảng bộ Tổng công ty khoá VIII.
Xây dựng định hớng chiến lợc phát triển giai đoạn 2003 - 2005 gồm các nội dung chủ yếu sau:
Về đời sống việc làm, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tiếp tục kinh doanh xe máy phù hợp với biến động thị trờng xã hội: Liên tục
gia tăng tỷ lệ nội địa hoá linh kiện sản xuất trong nớc theo hớng tối u, đặc biệt là dự án sản xuất động cơ xe gắn máy hai bánh.
- Đáp ứng tốt các nhu cầu về vật t thiết bị trong Tổng công ty và cho các đơn
vị khác.
- Triển khai khẩn trơng các dự án sản xuất lắp ráp ô tô, máy tính, thiết bị điện
tử...
- Tập trung hoạt động xây dựng các công trình công nghiệp, nông nghiệp và
dân dụng: Nhà chung c, văn phòng làm việc, căn hộ cho thuê... và tiếp tục tìm kiếm khai thác một số dự án khả thi. Đảm bảo đời sống việc làm và chế độ chính sách cho ngời lao động.
- Tập trung đầu t bộ máy quản lý, xây dựng cơ chế quản lý phù hợp để mở rộng thị trờng xuất khẩu lao động. Đặc biệt công nhân trong nhà máy, công nhân lắp ráp máy tính, điện tử. Phấn đấu trong năm 2003 phải đa đợc từ 500 - 1000 lao động sang nớc ngoài (đề xuất Tổng công ty cho phép thành lập 2 trung tâm xuất khẩu lao động hạch toán phụ thuộc công ty).
Tiếp tục đầu t chiều sâu trang thiết bị dây chuyền công nghệ để tham gia vào
hoạt động sản xuất lắp ráp các sản phẩm cơ khí, điện tử, xây dựng...
Xây dựng và áp dụng quy chế khoán đối với tất cả các bộ phận quản lý, sản
xuất , kinh doanh. Cải cách chính sách trả lơng - thu nhập, gắn liền quyền lợi với nghĩa vụ. Nâng cao kỷ luật lao động, tiếp tục hoàn thiện và áp dụng thống nhất quy chế quản lý, hoạt động của các phòng, bộ phận, đội, xởng. Đặc biệt chú ý tiết kiệm chi phí trong quản lý, sản xuất nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đời sống ngời lao động, thu hút hiền tài...
ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, sản xuất kinh
doanh. Tập trung đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật, làm tốt công tác quy hoạch cán bộ, xây dựng lực lợng cán bộ cốt cán phục vụ chiến lợc phát triển của công ty.
Tiếp tục xây dựng và phát triển đề án sắp xếp đổi mới phát triển doanh nghiệp
Nhà nớc theo chỉ đạo của Tổng công ty. Ngày càng khẳng định vai trò chủ đạo của doanh nghiệp Nhà nớc trong nền kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa.
Thúc đẩy tiến độ tham gia cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nớc mà đơn vị đã
có thời gian nghiên cứu và lựa chọn trong năm 2002. Tích cực vận dụng mô hình đa sở hữu, đa dạng hoá loại hình liên doanh liên kết để tận dụng sức mạnh tổng hợp của các đơn vị vào mục tiêu chung.
Làm tốt công tác củng cố và xây dựng Đảng, tăng cờng công tác giáo dục chính trị t tởng đối với cán bộ Đảng viên để mọi cán bộ, Đảng viên, ngời lao động đoàn kết, tin tởng vào công cuộc đổi mới do Đảng lãnh đạo. Củng cố tổ chức cơ sở Đảng để thực hiện chức năng là hạt nhân lãnh đạo tại cơ sở. Bồi dỡng và đề nghị Đảng uỷ Tổng công ty kết nạp từ 7 - 10 quần chúng u tú vào Đảng.
2. Mục tiêu hoạt động của công ty.
Kinh doanh trong cơ chế thị trờng đầy cam go, phức tạp và rủi ro cùng với sự biến đổi to lớn của nền kinh tế thế giới đã một mặt tạo ra những điều kiện, cơ hội thuận lợi cho các nớc đang trên đà phát triển có thể nắm bắt, vơn tới nhằm đạt đợc những mục tiêu phát triển, mặt khác nó cũng tạo ra những thách thức khó khăn nhất định mà mỗi quốc gia phải đối phó giải quyết.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, tuỳ từng thời điểm cụ thể mà mục tiêu của công ty có thể thay đổi. Điều quan trọng là công ty phải xác định đợc mục tiêu nào là phù hợp với tiềm năng của công ty ở thời điểm hiện tại và tơng lai. Do đó việc định ra các mục tiêu cụ thể là rất cần thiết, căn cứ vào đó công ty có thể lập ra các chiến lợc, kế hoạch thực hiện để đạt đợc mục tiêu đó. Điều này sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành và quản lý công ty một cách có hiệu quả.
Công ty quan hệ quốc tế và đầu t sản xuất (CIRI) là một doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. Vì vậy, hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh là mục tiêu số một của công ty. Công ty luôn phấn đấu nâng cao mức doanh thu, tiết kiệm hợp lý các chi phí trong kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn, sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng mở rộng quy mô nhập khẩu về cả khối lợng và cơ cấu, mở rộng các mặt hàng và thâm nhập sâu vào thị trờng thế giới, phát triển và củng cố thị trờng truyền thống và xâm nhập vào thị trờng mới.
động, bảo vệ môi trờng... Công ty cũng đã kết hợp chặt chẽ giữa các mục tiêu riêng của mình và mục tiêu chung của xã hội nhằm phát triển bền vững hoạt động kinh doanh của mình.
Mục tiêu chiến lợc dài hạn của công ty là mở rộng quy mô kinh doanh, thực hiện loại hình kinh doanh đa dạng hoá, tiến hành liên doanh, liên kết kinh tế, thiết lập các mối quan hệ kinh tế khăng khít với các đơn vị kinh tế trong nớc và ngoài n- ớc, nâng cao vị thế vai trò của công ty thành một nhà cung cấp cũng nh nhà tiêu thụ quan trong của thị trờng trong nớc.
Các chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2003 nh sau:
STT Các chỉ tiêu Đơn vị tính Kế hoạch
1 Tổng giá trị sản lợng Triệu đồng 291.000
2 Tổng doanh thu Triệu đồng 230.000
3 Nộp ngân sách Triệu đồng 20.000
4 Lợi nhuận thu đợc Triệu đồng 3.700
5 Thu nhập bình quân Đồng/ngời/tháng 1.900.000
II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI. nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI.
1. Đối với công ty:
a) Hoàn thiện các nghiệp vụ:
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng tạo điều kiện để khách hàng thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
Qua việc phân tích ở chơng II em thấy công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại CIRI vẫn còn những tồn tại tuy là không lớn nhng nó cũng ảnh hởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.
Để công ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phơng hớng đề ra một cách có hiệu quả thì đòi hỏi công ty phải có những biện pháp thích hợp. Công ty