- Vì lập kế hoạch cung ứng của công ty nhiều khi cha chính xác, có loại thì thiếu, có loại thì thừa Và nhiều lần công ty phải dùng vào hàng mua vào cho kì
hoá số 5 Nam Bộ.
3.2.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện các bớc của quy trình mua hàng.
Giải pháp 1: Giải pháp về công táãpác định nhu cầu mua hàng của công ty.
Đối với côg tác xác định nhu cầu mua hàng công ty đã biết xác định mình mua cái gì, với số lợng bao nhiêu. Đối với mỗi mặt hàng kih doanh công ty xác định dựa vào nhu cầu của thị trờng mà thực tế là dựa vào kế hoạch bán ra từ đó xây dựng kế hoạch mua vào. Sau khi xác định đợc mua cài gì công ty đã tính toán đợc mua với số lợng bao nhiêu dựa vào mức bán ra, lợng hàng tồn kho và nhu cầu tiêu dùng trong khoảng thời gian đó. Tuy nhiên việc xác định chất l- ợng mua, cơ cấ, chủng loại nh thế nào công ty cha làm tốt. thông qua số lợng hàng hóa tồn kho cha tiêu thụ đợc của công ty còn lớn tập trung ở mặt hàng nh quần áo thời trang, hàng cơ khí, xe đạp, kính đeo mắt Do đó công ty cần chú…
trọng hơn nữa công tác nghiên cứu, thăm dò và xâm nhập thị trờng để giúp công ty nhận biết đánh giá và dự đoán nhu cầu tiêu dùng của thị trờng đối với từng loại mặt hàng hoá, ngành hàng từ đó có kế hoạch mua hàng và kinh doanh hợp lí.
Công tác nghiên cứu thị trờng tại công ty phải đi liền với việc tiêu thụ hàng hoá. Thông qua nghiên cứu thị trờng công ty phải thấy đợc mình nên kinh doanh mặt hàng nào, mặt hàng nào công ty đang kinh doanh mà trên thị trờng không có hoặc có ít nhu cầu tiêu dùng, số lợng mỗi mặt hàng công ty nên kinh doanh là bao nhiêu, đối thủ cạnh tranh trên thị trờng nh thế nào…
Việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng nên tập trung nghiên cứu sự phân bố của mặt hàng theo kết cấu địa lí, sự phân bố của dân c và nhu cầu tiêu dùng của
mỗi ngời dân. Với vị trí địa lí nằm ngay tại trung tâm thủ đô Hà Nội nên khách hàng của công ty chủ yếu là tầng lớp trí thức, những ngời có công việc ổn định và thu nhập khá cao nên nhu cầu dối với hàng hoá cũng cao nên công ty mua hàng phải đảm bảo chất lợng nếu không sẽ mất uy tín với khách hàng và sẽ dẫn tới tình trạng mất khách ví những khách hàng này rất khó tính, nếu nh họ mua phải hàng giả hay kém chất lợng họ sẽ khong bao giờ quay lại mua lần thứ hai nữa. Việc nghiên cứu nhu cầu tiêu dung của dân c để từ đó có đợc biện pháp hợp lí nhằm đáp ứng đợc nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và tránh tình trạng hàng hóa ế đọng.
Trớc mắt công ty cần tập trung nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng đối với ngành quần áo thời trang, tình hình cạnh tranh trên thị trờng của mặt hàng này để có đợc các chính sách hữu hiệu nhằm tăng doanh thu của các ngành hàng này; chẳng hạn chính sách về giá thu hút khách hàng. Bên cạnh đó công ty nên tập trung nghiên cứu thị trờng để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hàng hóa trong siêu thị. Do kinh doanh siêu thị là hoạt động bán lẻ chủ yếu của ty nên đẩy mạnh hoạt động kinh doanh này sẽ ý nghĩa trên nhiều mặt.
Việc nghiên cứu thị trờng phải chỉ ra đợc vào những thời điểm nào trong năm thì ngời tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng lớn đối với mặt hàng nào từ đó giúp cho công ty trong việc chuẩn bị hàng hoá phục vụ cho thị trờng một cách tốt nhất vào các dịp trọng điểm trong năm khắc phục tình trạng thiếu hụt hoặc d thừa hàng hoá quá lớn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của mình. Đối với công ty bách hoá số 5 Nam Bộ kinh doanh chủ yếu mặt hàng tiêu dùng nên công ty đã xác định đợc thời điểm quý I là lúc mà nhu cầu về hàng hoá đặc biệt là lơng thực, thực phẩm là rất lớn và từ đó công ty đã có chính sách mua hàng và dự trữ hàng hóa hợp lí song công ty lại không xác định đợc nhu cầu trong quý II giảm mạnh nên đã không đa ra đợc một chính sách mua hàng hợp lí hơn. Đây là điều mà công ty cần quan tâm.
Ngoài ra công ty cũng cần nghiên cứu nhu cầu của khách hàng: nghiên cứu tâm lí khách hàng, tập tính và thói quen mua hàng của khách hàng, thu
nhập bình quân của nhóm khách hàng để phân loại khách hàng theo các chỉ…
tiêu kinh tế và xã hội học.
Thông qua việc nghiên cứu thị trờng và khách hàng công ty thấy đợc những nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hởng tới sự tăng giảm doanh thu của doanh nghiệp trong thời gian vừa qua, có đợc một trong những căn cứ để tiến hành dự báo mức sản phẩm mua vào và lập kế hoạch mua vào của công ty trong thời gian tới.
Giải pháp 2: Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp.
Để có một hệ thống các nhà cung cấp hợp lí đảm bảo cho quá trình mua hàng đợc diễn ra một cách thờng xuyên, đều đặn thì công ty phải thực hiện những công việc sau:
- Công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đã có uy tín với công ty, Những nhà cung cấp này sẽ đảm bảo cho công ty kịp thời gian, đảm bảo đúng số lợng và chất lợng mà công ty yêu cầu. Tuy nhiên đối với họ công ty luôn phải có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem liệu chất lợng hàng hoá, giá cả cả họ so với các nhà cung cấp khác có sự khác biệt nào không. Hàng năm công ty nên tổ chức bình chọn những nhà cung cấp của mình xem có cần phải thay bằng các nhà cung cấp khác hay vẫn tiếp tục mua của các nhà cung cấp cũ. Với những nhà cung cấp mới công ty nên mua với số lợng ít để phòng ngừa rủi ro.
- Công ty nên tăng cờng tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp mới, từ đó tìm ra nhà cung cấp tối u có thể cung cấp hàng hoá cho công ty với chất lợng cao, giá thành hợp lí, kịp thời về mặt thời gian. Với sự phát triển của khoa học kĩ thuật thì ngày nay rất nhiều loại hàng hoá mới ra đời có thể thay thế hàng cũ mà giá cả, mẫu mã lại đẹp hơn và rẻ hơn. Công ty nên cố gắng tìm những sản phẩm mới có khả năng thay thế để đảm bảo có lợi nhất cho mình và ngời tiêu dùng. Để làm đợc điều đó ngoài việc nghiên cứu nhu cầu ngời tiêu dùng công ty nên có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp bởi không chỉ các công ty thơng mại mới là ngời quan tâm tới nhu cầu tiêu dùng mà ngay cả bản thân các nhà cung cấp cũng là ngời rất quan tâm đến các nhu cầu thị trờng. Họ
rất nhạy cảm với nhu cầu mới xuất hiện đặc biệt là nhà cung cấp mới. Mỗi mặt hàng mới xuất bên cạnh các nhà cung cấp cũ thờng xuất các nhà cung cấp mới. Với mỗi nhu cầu mới xuất hiện họ thờng tự tìm đến chào hàng các doanh nghiệp thơng mại cho nên nếu doanh nghiệp quan tâm thờng xuyên tới các nhà cung cấp, có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, thờng xuyên theo dõi các nhà cung cấp mới thì sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng và đợc nhà cung cấp u ái hơn trong việc đặt mua hàng.
- Cần duy trì và phát triển các mối quan hệ cung ứng đã tạo lập đợc. Để làm đ- ợc điều đó thì trớc hết công ty phải thanh toán đúng hẹn và có phơng thức thanh toán hợp lí, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán.
Để có thể tìm và lựa chọn đợc nhà cung cấp ổn định về nguồn, chất lợng hàng hóa tốt, giá cả hợp lí công ty cần căn cứ vào các tiêu thức cơ bản sau:…
Mức độ tín nhiệm của nhà cung cấp, uy tín tài chính, kết quả giao hàng của họ trong những lần gần đây đối với công ty và đối với các bạn hàng khác.
Giá cả: phải hợp lí. Giá cả theo giá thị trờng và phải đảm bảo hai bên cùng có lợi.
Vị trí địa lí của nhà cung cấp ảnh hởng đến khả năng giao hàng.
Sự thích ứng của nhà cung cấp đối với sự biến động của thị trờng và đòi hỏi của công ty.
Giải pháp 3: Nâng cao chất lợng công tác thơng lợng và đặt hàng.
Hiện nay công ty cha thực sự quan tâm tới vấn đề này. Công ty thờng xuyên mua hàng của các nhà cung cấp đã có từ trớc và đối với những mặt hàng cũ cứ mỗi lần hết ngời phụ trách về mặt hàng đó chỉ việc gọi điện cho các nhà cung cấp để họ mang hàng đến. Cho nên doanh nghiệp trong vai trò là ngời đi mua, trong vai trò là “ thợng đế” đã không tận dụng đợc lợi thế của mình.
Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế trên là do đôi ngũ cán bộ chuyên trách trong công tác thơng lợng và đặt hàng trình độ chuyên môn còn hạn chế trong năng lực, kinh nghiệm nên kết quả trong giao dịch đàm phán không cao. đặc biẹt là do nhận thức của nhà quản trị mua hàng. Các nhà quản trị mua hàng chỉ quan tâm đến việc làm sao có hàng để bán mà cha nhận thức đợc hết vai trò của
thơng lợng. Thơng lợng thực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc lỏng và ràng buộc chặt, những ràng buộc này liên quan đến số lợng, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng. Hơn nữa nhiều khi phân chia quyền hạn và trách nhiệm còn cha rõ ràng. Để khắc phục đ- ợc tình trạng trên công ty nên có biện pháp nâng cao trình độ mọi mặt cho đội ngũ này đặc biệt là đội ngũ chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch.
Đặc biệt công ty bách hoá số 5 Nam Bộ vốn là một doanh nghiệp nhà nớc với lợng lao động trong biên chế từ bao lâu vẫn còn lại nên trình độ chuyên môn rất hạn chế thậm chí có ngời chỉ mới tốt nghiệp phổ thông, cha hề qua trờng lớp đào tạo nào công ty nên có chính sách tổ chức đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng những nhân viên có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm để giao cho họ làm công tác này. Nếu không có nghiệp vụ giỏi thì công ty sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng và phải chấp nhận các điều khoản bất lợi về phía mình và thiệt hại là không thể tránh khỏi cho công ty.
Trách nhiệm mua hàng của công ty là rất lớn. Nên việc tuyển nhân viên mua hàng là rất quan trọng. Chọn một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp có kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. Kinh doanh có kiếm lời đ- ợc hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên viên mua hàng. Nhất là đối với công tác thơng lợng và đặt hàng nếu nh có đợc một nhân viên giỏi, có nhiều kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của công ty.
Giải pháp 4: Đối với công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá.
Nhìn chung công tác kiểm tra, kiểm soát của công ty đợc tiến hành khá tốt. Công ty đã chú trọng đến công tác này. Tuy nhiên việc kiểm tra, kiểm soát quá trình giao nhận hàng hoá phải đợc tiến hành chu đáo và chặt chẽ hơn. Công tác kiểm tra, kiểm soát phải đợc tiến hành một cách toàn diện mà trớc hết là kiểm tra chất lợng hàng hoá mua vào phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty tránh tình trạng bán ra thị trờng những sản phẩm hàng hoá không đảm bảo chất lợng. Bên cạnh đó cần chú trọng tới việc kiểm tra, kiểm soát quá trình mua hàng. Thông qua đó để sử dụng chi phí một cách tiết kiệm hơn có hiệu quả
và từ đó làm cơ sở cho việc phấn đấu hạ giá thành, nâng cao sức cạnh tranh với các thủ đối thủ khác.
Ngoài ra công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến việc kiểm tra đối với nhân viên mua hàng. Sự kiểm tra, kiểm soát này đợc tiến hành nghiêm túc, công bằng gắn nó với thi đua trong công việc và đặt mức thởng phạt về vật chất cũng nh về công việc một cách công khai. Thông qua sự kiểm tra, kiểm soát này nhằm khuyến khích ngời lao động, kịp thời uốn nắn những hành vi tiêu cực trong lao động và nắm bắt một cách chính xác số lợng lao động cần thiết ở mỗi bộ phận trong từng giai đoạn để có sự điều chuyển, bố trí và phân công lao động một cách hợp lí.
Đặc biệt là công ty nên kiểm tra các nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp mang hàng đến thì cả hai bên mua và bán đều phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng hoá có diễn ra theo đúng thoả thuận trong hợp đồng hay không. Hiện nay ở công ty việc khi mang hàng đến công ty thì bên cung ứng không có nhân viên đi theo giám sát mà chỉ có ngời vận chuyển do vậy nhiều khi phát hiện hàng kém phẩm chất công ty phải gọi điện đến nhà cung cấp thì nhân viên của họ mới đến công ty để xác định hàng kém phẩm chất hay bị thiếu hụt.
Hơn nữa các nhân viên cung ứng của công ty phải thờng xuyên nắm bắt thông tin về phía đối tac làm ăn với mình. Nếu không nắm bắt đợc thông tin về phía họ, công ty sẽ không thể biết đợc tình hình sản xuất kinh doanh của họ, càng không thể lờng trớc đợc hậu quả do không chuẩn bị khi những nhà cung cấp mới không có khả năng cung cấp hàng hoá cho công ty. Mặt khác nhân viên cung ứng theo dõi biến động giá hàng hoá trên thị trờng để biết bên cung ứng có ép giá mình không. Hiện nay công tác này cha đợc làm tốt.
Phòng kinh doanh nên tiến hành kiểm tra hàng hoá nhanh chóng hơn để hàng hoá nhanh chóng đợc đa vào kho bảo quản nhng cũng phải kĩ lỡng hơn để kịp thời phát hiện những sai hỏng để báo cho nhà cung cấp biết.
Giải pháp 5: Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện.
Công ty đã thực hiện khá tốt công tác việc đánh giá đã đợc công ty tiến hành trong tất cả các khâu tuy nhiên không vì thế mà công ty chủ quan. Công ty
cần làm tốt hơn nữa hơn nữa công tác. Công ty nên tìm ra các biện pháp, các tiêu chuẩn khắt khe hơn để đánh giá đánh giá kết quả mua hàng. Nh vậy mới có thể làm cho công tác đánh giá đợc chính xác hơn, giúp cho công ty có kế hoạch mua hàng hợp lí hơn, giảm chi phí mua hàng cho công ty và đảm bảo đợc chất lợng hàng hoá cho tiêu thụ.