Trong nền kinh tế hàng hoá, hầu hết các sản phẩm đều phải dùng đến bao bì để bao gói. Việc bao gói hàng hoá không chỉ để chứa đựng sản phẩm mà còn đợc sử dụng cho nhiều mục đích. Có thể nói chỉ trong điều kiện kinh tế thị trờng, bao bì mới phát huy hết các chức năng của nó và nó có vai trò rất to lớn đối với các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thơng mại.
1.2.3.1. Bao bì là một trong những phơng tiện quan trọng để giữ gìn nguyên vẹn số lợng và chất lợng sản phẩm hàng hoá, giảm mất mát, hao hụt và đợc coi là một yếu tố trực tiếp thực hiện tiết kiệm lao động xã hội.
Sản phẩm hàng hoá sau khi rời khỏi quá trình sản xuất trực tiếp để đi vào tiêu dùng phải trải qua các khâu: lu kho, phân phối, vận chuyển, xếp dỡ. ở mỗi khâu, hàng hoá đều chịu những tác động khác nhau từ phía môi trờng, cơ học, lý học, hoá học. Sản phẩm đợc bao gói chứa đựng bằng các loại bao bì thích hợp sẽ hỗ trợ cho việc giảm thấp nhất các mất mát, biến chất, hao hụt. Bao bì sẽ tránh cho hàng hoá không bị rơi vãi, tránh đợc va đập, sức nén, những ảnh hởng có hại của môi trờng bên ngoài nh ma, nắng, nhiệt độ, độ ẩm, bụi bẩn, khí độc, các vật gặm nhấm, côn trùng, xâm hại đến số lợng và chất lợng hàng hoá. Ví dụ; xăng dầu dễ bị bay hơi, sản phẩm rời bị rơi vãi, sản phẩm rau quả, đồ hộp, lơng thực sẽ bị côn trùng phá hoại. Mặc dù bao bì chỉ là phơng tiện chứa đựng, bảo quản hàng hoá, không đợc sử dụng cùng hàng hoá, khi đa sản phẩm vào tiêu dùng các loại bao bì bị thải loại ra nhng từ lâu, bao bì đã đợc coi là một bộ phận cấu thành của sản phẩm, hơn thế bao bì là bộ phận không tách rời của hệ thống bảo đảm vững chắc chất lợng sản phẩm.
Bao bì đảm bảo cho hàng hoá đợc an toàn trong các khâu lu chuyển của nó. Trong lĩnh vực xếp dỡ, vận chuyển, bao bì nh một “lớp bảo vệ” vững chắc ngăn cản sự tác động cơ học giữa các bao bì khác nhau (sự chèn, nén, va đập do chất xếp và sự di chuyển của các phơng tiện vận tải). Điều đó cũng có nghĩa bao bì góp phần tích cực vào việc ngăn chặn ảnh hởng có hại đến chất lợng hàng hoá, tránh đ- ợc đổ vỡ, dập nát, cong vênh các hàng hoá chứa đựng bên trong bao bì. Bao bì hàng hoá bảo vệ và duy trì “sự sống” của sản phẩm.
Từ lâu các nhà kinh tế bao bì đã đánh giá: vai trò của bao bì là để bảo quản, bảo vệ hàng hoá, là yếu tố để tiết kiệm của cải xã hội. Hiện nay, ở các nớc đang phát triển tỷ lệ h hại sản phẩm chế biển sẵn và các mặt hàng lơng thực, thực phẩm
khác trong toàn bộ khâu phân phối đợc đánh giá vào khoảng 20 - 25%. Đây là một con số rất lớn và đáng báo động. Nguyên nhân quan trọng nhất gây h hỏng, thối rữa lơng thực, thực phẩm là do sự tấn công của côn trùng, vật gặm nhấm, chim chóc. Khâu mất mát nhiều nhất là khâu lu kho hay trớc khi hàng hoá đợc vận chuyển từ nhà sản xuất đến nơi tiêu thụ, cảng xuất khẩu. Một nguyên nhân khác gây ra h hại hàng hoá là do chất lợng bao bì kém, không đảm bảo các yêu cầu của quy phạm chất xếp, độ bền vững thấp. Việc tổ chức đóng gói, tổ chức bốc xếp không hợp lý cũng gây ra những tác động xấu đến công tác bảo quản hàng hoá, phơng thức vận chuyển hàng hoá và bao bì không hợp lý đã gây ra hiện tợng sản phẩm bị h nát là phổ biến.
Nh vậy, bao bì đợc xem là một phơng tiện quan trọng để thực hiện tiết kiệm của cải xã hội. Tuy nhiên để phát huy vai trò này cần quan tâm đến các khía cạnh kỹ thuật sản xuất (công nghệ, thiết kế, vật liệu), kỹ thuật bao gói (hình thành các đơn vị hàng hoá), kỹ thuật xếp dỡ, vận chuyển để có những bao bì hoàn chỉnh, đáp ứng tốt nhất việc bảo quản, bảo vệ hàng hoá trong suốt quá trình lu kho và lu thông sản phẩm.
1.2.3.2. Bao bì tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xếp dỡ, vận chuyển, nâng cao hiệu quả sử dụng của thiết bị xếp dỡ, vận chuyển, công suất chứa đựng của các nhà kho, bến bãi...
Một trong những nhân tố quyết định đến việc tăng năng suất lao động trong xếp dỡ, vận chuyển là thực hiện cơ giới hoá các khâu này. Vấn đề bao gói hàng hoá bằng các loại bao bì thích hợp, đặc biệt là bao bì vận chuyển cho phép hình thành các đơn vị hàng hoá phù hợp với các phơng tiện xếp dỡ, vận chuyển, kể cả trong trờng hợp xếp dỡ vận chuyển thủ công. Sản phẩm có bao gói khi vận chuyển xếp dỡ sẽ thuận tiện hơn nhiều lần so với các sản phẩm chi tiết riêng biệt.
Bao bì cho phép tập trung hàng hoá thành các đơn vị sử dụng, đơn vị buôn bán, đơn vị vận chuyển, tạo điều kiện áp dụng các tiến bộ kỹ thuật trong khâu vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận.
Bao bì hàng hoá đợc tiêu chuẩn hoá theo đúng quy định cho phép giao nhận, đầy đủ khi kiểm nhận, thuận tiện chính xác trong xác định chất lợng, đặc biệt đối với các sản phẩm xuất khẩu.
Kích cỡ bao bì vận chuyển hợp lý tạo cơ hội sử dụng hết công suất của các loại phơng tiện chất xếp. Trong lĩnh vực này ngời ta thờng tập trung hàng hoá thành các “đơn vị bốc xếp” để “tiết kiệm” phơng tiện vận chuyển. Từ năm 1961 ở các nớc đã có khoảng 20 - 30% hàng hoá đợc tập trung thành đơn vị bốc xếp. Ngày nay con số này đã tăng lên đến 70 - 80% và do đó đã tiết kiệm đợc khoảng 50% phơng tiện vận chuyển.
Việc chất xếp hàng hoá trong các nhà kho, sân bãi sẽ thuận tiện và có hiệu quả cao khi các loại hàng hoá đợc bao gói thích hợp với việc ứng dụng cơ giới hoá trong bốc xếp, với các hình dáng, độ bền vững thích hợp và kỹ thuật chất xếp hợp lý, có thể xếp đợc chồng hàng cao hơn, dung lợng chứa đựng nhiều hơn. Điều đó cũng có nghĩa diện tích, chiều cao nhà kho và các thiết bị chứa đựng (giá, bục để hàng) đợc tận dụng triệt để hơn.
Để cho quá trình bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận đợc thuận tiện, an toàn, chính xác và hiệu quả; sử dụng tối đa công suất nhà kho và thiết bị chứa đựng, cần quan tâm đến yếu tố chất lợng bao bì. Kích thớc bao bì cần đợc tiêu chuẩn hoá, kết cấu bao bì phải bền chắc, phải “khoẻ’ để chịu đựng đợc các lực bốc xếp; có ký mã hiệu hớng dẫn vận chuyển, bốc xếp (mã số bao bì, phiếu bao gói nơi đến, nơi xuất phát, sức chứa, các ký hiệu an toàn, tránh lăn đẩy, tránh ma, tránh nắng, quy định xếp hàng... đặc biệt với các hàng độc hại, nguy hiểm, dễ vỡ...). Bao gói hàng hoá phải theo đúng quy phạm để hạn chế tối đa h hỏng sản phẩm do va chạm, rung sóc, sức nén khi thực hiện các nghiệp vụ trên.
1.2.3.3. Bao bì là một trong những phơng tiện quan trọng thực hiện thông tin quảng cáo sản phẩm, hớng dẫn sử dụng, là hình thức phục vụ văn minh khách hàng và trong buôn bán quốc tế.
Trong nền kinh tế hàng hoá, sản phẩm đợc sản xuất ra với số lợng vô cùng lớn với vô vàn quy cách chủng loại. Trong đống khổng lồ hàng hoá nh vậy, ngời tiêu dùng sẽ lựa chọn nh thế nào? Cái gì là tín hiệu đầu tiên để khách hàng tìm kiếm sản phẩm theo yêu cầu của họ? Đó chính là bao bì hàng hoá. Khách hàng dựa vào bao bì để tìm ra những sản phẩm mà họ cần.
Bao bì giúp cho ngời mua có cảm giác ban đầu đúng về sản phẩm bên trong. Thông qua các thông tin ghi trên bao bì, bao bì có khả năng giúp cho ngời mua
nhận biết đầu tiên. Nó thu hút sự chú ý của ngời mua khi đi vào các gian hàng siêu thị. Bao bì mang đến cho họ sự kích thích về hàng hoá, làm tăng khả năng bán hàng của doanh nghiệp. Thông qua màu sắc, kiểu dáng và cách trình bày hàng hoá trong các gian hàng, qua các thông tin, ký mã nhãn hiệu ghi trên bao bì, bao bì đã tự nó giới thiệu hàng hoá. Tại các gian hàng không có cách nào khác đối với ngời mua lần đầu để tìm đợc hàng ngoại trừ bao bì hàng hoá hoặc đã có sự giới thiệu trực tiếp của nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng hay của những ngời đã mua trớc.
Bao bì một loại sản phẩm nhất định trở thành ấn tợng quen thuộc của những ngời mua sắm thờng xuyên, trở thành tiềm thức của mỗi khách hàng khi lựa chọn hàng hoá, để phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác, sản phẩm của doanh nghiệp này với sản phẩm của doanh nghiệp khác.
Những thông tin chỉ dẫn sử dụng, bảo quản, vận chuyển... trên bao bì có ý nghĩa quan trọng với khách hàng. Một mặt bao bì thể hiện trình độ phát triển của sản xuất và lu thông hàng hoá và mặt khác bao bì cũng thể hiện đợc mối quan hệ khăng khít, mối quan tâm thiết thực, cụ thể của các nhà sản xuất kinh doanh đối với ngời tiêu dùng. Bao bì vừa thể hiện tính kỹ thuật, mỹ thuật vừa thể hiện tính văn hoá, xã hội, vừa vật chất, vừa tình cảm, vừa thơng mại, vừa nghệ thuật. Điều đó thúc đẩy hành vi mua hàng của khách hàng. Giải quyết hiệu quả các băn khoăn do dự, các “bẫy” đối với khách hàng khi họ mua sắm hàng hoá. Ngời ta đã ví bao bì nh “ngời bán hàng thầm lặng” đặc biệt trong các hình thức kinh doanh “tự phục vụ”, bán hàng tự chọn. Vai trò của ngời bán hàng ngày nay đã đợc thay thế bằng bao bì trong các siêu thị và các cửa hàng tự động. Chính những thông tin, các kiểu dáng với các hình thức màu sắc trang trí của bao bì đã làm cho bao bì có vai trò nh một công cụ tạo ra sự hấp dẫn, tính tò mò, nảy sinh cảm xúc và từ đó tạo ra sự quảng bá sản phẩm rộng lớn. Điều đó sẽ đa đến những sự thoả mãn cho khách hàng, gây ra những quyết định “bất chợt” nhanh chóng trong hành vi mua hàng của khách hàng.
Trong thơng mại quốc tế, bao bì hàng hoá đợc xem là một tiêu chuẩn chất l- ợng quan trọng. ở các nớc phát triển, khi hình thức bán hàng đã đạt tới trình độ cao thì chức năng bán hàng của bao bì rất đợc chú ý. Kéo theo đó những yêu cầu quảng cáo, thông tin của bao bì, cách bao gói, các ký mã hiệu, nhãn hiệu... cần phải tuân thủ các thông lệ quốc tế và luật pháp của các nớc nhập khẩu. Bao bì đợc
tiêu chuẩn hoá là tiếng nói chung của các quốc gia trong lĩnh vực lu thông, buôn bán quốc tế. Nhờ đó thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu giữa các nớc.
1.2.3.4. Bao bì là một trong những điều kiện quan trọng để đảm bảo vệ sinh an toàn lao động, bảo vệ sức khoẻ cho những nhân viên giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản hàng hoá, bảo vệ sự trong lành của môi trờng xung quanh.
Sản phẩm hàng hoá (đặc biệt là các sản phẩm độc hại, gây bụi bẩn, ô nhiễm môi trờng) đợc bao gói bằng những bao bì thích hợp sẽ cách ly đợc các ảnh hởng xấu đến sức khoẻ của ngời lao động, đảm bảo môi trờng lao động trong lành và bảo vệ môi trờng xung quanh. Các sản phẩm dễ cháy, nổ nếu đợc bao gói đúng quy chuẩn và bảo quản trong điều kiện thích hợp sẽ đảm bảo đợc độ an toàn cao cho ngời lao động, cho các loại phơng tiện khi tiến hành giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển. Vì vậy, trong kinh doanh thơng mại, ngoài việc sử dụng các vật liệu bao bì phù hợp với đặc điểm kỹ thuật, tính chất cơ, lý, hoá học của sản phẩm để chứa đựng, bao gói, còn cần phải thực hiện các tiêu chuẩn hoá về ghi ký mã, nhãn hiệu hàng hoá, các ký hiệu chỉ dẫn các nghiệp vụ xếp dỡ, vận chuyển, điều kiện bảo quản các loại hàng hoá nhất là với các loại hàng thuộc nhóm độc hại nguy hiểm. Bao bì ngăn cản tác động có hại của hàng hoá, bảo đảm sự trong lành của môi tr- ờng.