• Ban điều hành dự án
a) Số lượng: 3 người ( 1 Giám Đốc, 2 Phó Giám Đốc) b) Nhiệm vụ:
- Ban điều hành dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều hành và ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác.
- Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác nhau của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lý các thông tin. c) Yêu cầu:
- Có khả năng lãnh đạo quản lý
- Biết cách phân bổ công việc đến từng bộ phận hợp lý
- Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác.
Phí Thị Thanh Trà Trang 27
Nhân viên
BẢNG 1:bảng phân tách công việc WBS của ban điều hành dự án.
Stt WBS Tên công việc Chú thích
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu tư. Có văn bản.
2 2.0 Họp toàn bộ các ban và liên kế hoạch. Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư. 3 3.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu. Có tham khảo ý kiến của các
ban. 4 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế.
Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban. 5 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm
việc của các ban.
Phối hợp chặt chẽ với ban kiểm tra giám sát.
6 6.0 Kết thúc dự án.
7 7.0 Họp tổng kết và rút kinh nghiệm.
• Ban thiết kế và thi công
a) Số lượng: 3 người (1 Trưởng phòng, 1 kiến trúc sư, 1 kỹ sư xây dựng). b). Nhiệm vụ:
- Tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ công trình và tư vấn để đưa ra ý tưởng cuối cùng.
- Theo yêu cầu của chủ công trình, quyết định của ban điều hành, ý kiến cố vấn và các thông tin của các nhóm khác để đưa ra bản quy hoạch sơ bộ.
- Tổ chức khảo sát thực địa và tiếp thu những thông tin cần thiết.
- Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cùng và trình cho ban điều hành và chủ công trình.
c) Yêu cầu:
- Có chuyên môn về thiết kế, quy hoạch. - Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ.
- Sáng tạo, có khả năng đưa ra những tư vấn cần thiết cho ban điều hành
BẢNG 2: Bảng phân tách công việc WBS của ban thiết kế và quy hoạch tổng thể
TT WBS Tên công việc Chú thích
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch. Bám sát ý tưởng và yêu cầu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
từ phía chủ đầu tư. 3 3.0 Phối hợp với các ban liên quan để điều
chỉnh cho phù hợp.
4 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các ban liên quan.
5 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành dự
án và chủ đầu tư.
Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể các hạng mục.
• Ban thanh tra giám sát
a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng ban & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ:
- Giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót.
- Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành c) Yêu cầu:
- Có trách nhiệm, trung thực, có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận.
- Hiểu biết sâu sắc về tiêu chuẩn xây dựng.
BẢNG 3: Bảng phân tách công việc WBS của ban kiểm tra giám sát
TT WBS Tên công việc Ghi chú
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ
giám đốc dự án. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Lên kế hoạch kiểm tra
giám sát . Nắm rõ ý tưởng và mục đích của dự án.
3 3.0 Tiến hành giám sát báo
cáo lên ban điều hành.
Liên tục báo cáo cho giám đốc dự án quản lý định kỳ vào cuối mỗi tuần. Báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án bằng văn bản hoá.
• Ban tư vấn
a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng, 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ:
- Tư vấn cho ban điều hành quản lý dự án về các vấn đề sau:
- Tư vấn kĩ thuật công nghệ - Tư vấn về kinh tế
- Tư vấn pháp luật: giải quyết và tư vấn các vấn đề tranh chấp bất đồng về mặt pháp luật giữa các bên với nhau hoặc với cơ quan liên quan.
- Phối hợp với ban điều hành và ban thi công thiết kế để xem xét, đánh giá bản quy hoạch.
c) Yêu cầu: Am hiểu tường tận về các lĩnh vực mình phụ trách.
BẢNG 4: Bảng phân tách công việc WBS của ban cố vấn khoa học
TT WBS Tên công việc Chú thích
1 1.0 Tiếp nhận yêu cầu từ ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 1.1 Phân tích yêu cầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3 1.2 Tổng hợp, báo cáo lại lên ban điều hành.
Đảm bảo đầy đủ, chính xác. 4 2.0 Phối hợp với các ban liên quan để
xem xét và đưa ra phương án.
Sau khi nội bộ ban đã có những ý kiến đề xuất.
• Ban thông tin
a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ:
- Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho những thông tin nội bộ.
- Theo dõi và truyền tải thông tin đa phương giữa các bên có liên quan
- Phân tích thông tin và dự tính rủi ro dựa vào số liệu thu thập được.
- Lập báo cáo thường xuyên lên ban điều hành. c) Yêu cầu:
- Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin
- Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án & quản trị thông tin.
BẢNG 5: bảng phân tách công việc WBS của ban thông tin
STT WBS Tên công việc Chú thích
1 1.0 Tiếp nhận công việc tới giám
đốc dự án.
Nội dung công việc được văn bản hóa.
2 2.0 Xử lý, phân tích thông tin đến . Tham khảo ý kiến của các ban liên quan.
3 3.0 Họp ban. Thông qua văn bản hoặc các công cụ truyền thông khác như email, web.... 4 4.0 Lên kế hoạch lấy thông tin từ
bên ngoài.
Bao gồm các dự án xây dựng thư viện khác.
5 5.0 Họp các ban chức năng và
truyền đạt lại thông tin lần cuối.
Sau khi đã tổng hợp toàn bộ thông tin cần thiết.
• Ban tài chính
a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ:
- Quản lí điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn.
- Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính.
- Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án.
- Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ công trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c) Yêu cầu:
- Trung thực, có kinh nghiệm trong quản lý tài chính. - Xử lý linh hoạt trong các tình huống .
BẢNG 6: bảng phân tách công việc WBS của ban tài chính
TT WBS Tên công việc Chú thích
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban giám
đốc dự án và phân tích thông tin Văn bản hóa.
2 2.0 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan.
3 2.1 Phân bổ chi phí cho từng giai
đoạn. Theo văn bản đã thống nhất. 4 3.0 Lập báo cáo định kỳ. Vào cuối mỗi tháng.
5 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán. Vào cuối mỗi quý. 6 3.2 Thanh quyết toán số tiền còn lại
khi kết thúc dự án.
Báo cáo trực tiếp cho chủ đầu tư, gồm các hóa đơn chứng từ liên quan.
• Ban hành chính
a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ:
- Ghi chép các vấn đề phát sinh trong dự án
- In ấn, photo và chuyển tài liệu cho các bộ phận c) Yêu cầu:
- Nhanh nhẹn, chăm chỉ, có khả năng giao tiếp
- Thành thạo các công việc văn phòng như: sử dụng máy vi tính - Phụ trách vấn đề an toàn lao động