II. tình hình xuất khẩu gạo ở Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên.
1.Nghiệp vụ xuất khẩu.
Quy trình hoạt động nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên
1.1. Ký kết hợp đồng xuất khẩu.
Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, việc ký kết hợp đồng xuất khẩu do Công ty tự tìm lấy đối tác, giao dịch, đàm phán và đi đến thoả thuận, ký kết hợp đồng xuất khẩu (trừ một số trường hợp Công ty thực hiện theo hợp đồng ký kết giữa Chính phủ Việt Nam với các nước khác).
Hình thức ký kết hợp đồng phần lớn là qua Fax, trường hợp hai bên ngồi đàm phán giao dịch đi đến ký kết hợp đồng là rất ít.
1.2. Kiểm tra L/C
Nghiệp vụ này Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên có thế mạnh vì hầu hết cán bộ xuất nhập khẩu đều nắm chắc nghiệp vụ, do vậy có thể tiến hành hoàn toàn thuận lợi và dễ dàng. Nghiệp vụ kiểm tra L/C sau nghiệp vụ ký kết hợp đồng có thể nói là rất quan trọng trong nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty. Khi nhận được L/C từ ngân hàng thông báo, cán bộ xuất nhập khẩu phải kiểm tra thời hạn mở L/C, số lượng hàng giao, thời hạn thanh toán, giá trị hợp đồng... Tất cả điều khoản trong hợp đồng phải thể hiện trên L/C. Nếu L/C phù hợp với hợp đồng thì người mua mới thanh toán tiền hàng. Vì vậy, kiểm tra L/C là nghiệp vụ rất quan trọng vì nó liên quan cả đến khâu thanh toán lẫn thực hiện hợp đồng.
1.3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu. Ký hợp đồng XK Kiểm tra L/C Chuẩn bị hàng hóa Kiểm nghiệm h2 Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Làm thủ tục thanh toán Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Thuê tàu & mua bảo
Để có hàng hóa phục vụ cho xuất khẩu, Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên uỷ thác cho các đơn vị thành viên hoặc một tổ chức thương mại (một công ty thương nghiệp, hợp tác xã hoặc tư nhân) tiến hành thu mua và dự trữ lúa gạo trên địa bàn. Sau đó tiến hành công tác xay xát, đánh bóng, tách hạt màu để nâng cao phẩm cấp gạo.
Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên thường xuất khẩu gạo sạch, mùa mới, loại gạo 10% theo tiêu chuẩn gạo của Việt Nam:
- Độ dài của hạt:
+ Nếu là gạo hạt dài: thì số hạt >7mm chiếm trên 10% + Nếu là gạo hạt ngắn: thì số hạt <6mm không vượt quá 20%
- Các tạp chất tối đa trong đó, bao gồm: + Hạt sọc đỏ : 1.25% + Hạt vàng : 0,75 + Hạt phấn : 7% + Hạt hỏng : 0,75% + Hạt nếp : 1,5% + Hạt non và tạp chất: 0,25% + Hạt thóc : 20 hạt/kg
- Tỷ lệ kim loại nặng không được vượt quá hàm lượng: + Thủy ngân : 0,01 PPM
+ Chì : 0,1 PPM + Asen : 0,15 PPM + Catmi : 0,04 PPM - Độ ẩm không quá : 14%
- Độ xay xát: được xay xát, đánh bóng tốt
Như vậy, Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên căn cứ vào các tiêu chuẩn đó để thu gom hàng xuất khẩu tránh tình trạng hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất, nhằm giảm chi phí và thời gian thu mua hàng xuất khẩu .
1.4. Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất khẩu.
Về phía Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên, từ khâu thu mua cho đến khi bao gói sản phẩm, Công ty cử một đội ngũ cán bộ có chuyên môn hoặc thuê VinaControl theo dõi, giám sát và kiểm tra chất lượng của hàng hóa theo tiêu chuẩn đã quy định để có thể hạn chế và loại trừ khuyết tật của hàng hóa.
Về phía khách hàng thì có khách hàng trực tiếp gửi đại diện hoặc thuê một công ty có chuyên môn ra kho hàng hoặc cầu cảng để kiểm tra chất lượng hàng
giao. Sau khi kiểm tra, khách hàng sẽ giao cho Công ty bản IC (Inspection Certificate) trong đó khẳng định hàng hóa đúng chất lượng hay không.
1.5. Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hóa
Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên xuất khẩu gạo theo hai hình thức: theo giá CIF ( Cost, Insurance and Freigt) hoặc theo giá FOB (Free On Board) nên Công ty giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Đây là một thế mạnh của Công ty vì hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa theo giá FOB. Vì vậy, Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên vừa tăng thêm được ngoại tệ, vừa tạo điều kiện cho các ngành khác như ngành vận tải, bảo hiểm phát triển
Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên thường trực tiếp kí kết hợp đồng vận tải với Công ty Hàng Hải Việt Nam (Vosco). Nếu hợp đồng xuất khẩu có số lượng hàng giao lớn thì Công ty thuê tàu chuyến. Ngược lại, nếu số lượng hàng xuất khẩu nhỏ thì Công ty sử dụng hình thức chuyên chở bằng container, đăng ký chỗ (gọi là lưu cước) của một tàu chợ để chở hàng.
Về bảo hiểm, Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên mua bảo hiểm của Công ty Bảo Hiểm Việt Nam (Bảo Việt) theo hình thức bảo hiểm bao (Open Policy). Công ty mua bảo hiểm ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, Công ty chỉ gửi đến Bảo Việt một thông báo bằng văn bản gọi là “giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Hình thức hợp đồng bảo hiểm này được Công ty sử dụng vì Công ty là một doanh nghiệp xuất khẩu gạo thường xuyên, nhiều lần trong một năm.
1.6. Làm thủ tục hải quan 1.6.1. Khai báo hải quan
Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên cử đại diện (thường là nhân viên phòng kinh tế đối ngoại) kê khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai (customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục, giấy tờ.
1.6.2. Xuất trình hàng hóa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng hóa xuất khẩu được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Gạo là mặt hàng xuất khẩu với khối lượng lớn nên việc kiểm tra hàng hóa và giấy tờ của hải quan thường diễn ra ở nơi giao hàng cuối cùng. Nhân viên hải quan kiểm tra, niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hóa theo nghiệp vụ của mình.
Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên có trách nhiệm nghiêm túc thực hiện theo các quyết định của hải quan.
1.7. Giao hàng lên tàu
Hàng xuất khẩu được vận chuyển bằng đường biển, vì vậy Công ty phải tiến hàng các công việc:
- Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở
- Xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để lấy hồ sơ xếp hàng.
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ làm hàng. - Bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng xếp hàng lên tàu
- Lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển B/L (Bill of Lading). Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã xếp hàng (Clean on Boảd B/L) và phải chuyển nhượng được (negotiable). Vận đơn ngay sau đó được chuyển ngay về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
1.8. Thủ thục thanh toán
Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên chỉ sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C (Letter of Credit). Đây là phương thức đảm bảo hợp lý, thuận tiện, an toàn, hạn chế rủi ro cả cho Công ty và đối tác.
Sau khi nhận được L/C Công ty phải kiểm tra, so sánh với nội dung và điều kiện ghi trong hợp đồng, nếu có chỗ nào chưa phù hợp phải yêu cầu bên nhập khẩu sửa chữa bằng văn bản.
Ngân hàng thông báo của Công ty thường là VietcomBank. 1.9. Giải quyết khiếu nại.
Nếu Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên bị khiếu nại:
- Về số lượng, trọng lượng hàng hóa: nếu là lỗi của Công ty thì giải quyết khiếu nại bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu.
- Về phẩm chất không phù hợp thì có thể áp dụng quy định tại Điều 41- Công ước LaHay 1964; Điều 46, 50 Công ước Viên 1980 ... Công ty tự sửa chữa khuyết tật và chịu chi phí hoặc người mua tự sửa chữa. Công ty hoàn chi phí, giảm giá hàng bán; thay hàng khuyết tật bằng hàng mới phù hợp về phẩm chất; huỷ hợp đồng (người mua có quyền huỷ hợp đồng khi Công ty vi phạm các điều khoản hợp đồng...)
Đối với khiếu nại về không giao hàng hoặc chậm giao hàng thì nộp phạt hoặc bồi thường tuỳ trường hợp cụ thể.
Công ty cũng có thể khiếu nại người mua nếu người mua không trả tiền hoặc trả chậm so với quy định trong hợp đồng; có thể khiếu nại do người mua từ chối nhận hàng mà không có lý do chính đáng; nếu hợp đồng quy định rằng người mua có nghĩa vụ cung cấp bao bì mà người mua giao cho Công ty không đúng thời hạn làm cho Công ty không giao được hàng hoặc giao hàng không đúng thời hạn.
Nói chung việc giải quyết khiếu nại (nếu có) được Công ty Lương Thực Cấp