- Chi nhánh Công ty tại Lào và Angola
2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Do đặc điểm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty cho nên ngoài những nội dung kế toán thông thờng nh các nghiệp vụ về TSCĐ , nghiệp vụ về tiền lơng , thuế và các khoản phải nộp ... công tác kế toán của Công ty còn phải theo dõi một khối lợng hợp đồng tơng đối lớn với cả các khách hàng trong nớc và các nhà cung ứng nớc ngoài . Chính do đặc điểm này , việc tổ chức công tác kế toán trong Công ty đợc chia ra làm hai bộ phận chính.
* Bộ phận theo dõi Công nợ – Hợp đồng:
Tổ công nợ - hợp đồng gồm 4 ngời với chức năng quản lý và theo dõi tình hình thanh toán các hợp đồng nói chung bao gồm cả hợp đồng ngoại (hợp đồng với nhà cung cấp) và hợp đồng nội (hợp đồng với bên ủy thác hoặc hợp đồng cung ứng cho khách hàng). Với các công việc cụ thể sau:
+ Theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán, tiến hành mua ngoại tệ, làm thủ tục mở L/C ( nếu hợp đồng có yêu cầu thanh toán bằng L/C ). Trong thực tế hầu hết các hợp đồng với nhà cung ứng đều thanh toán bằng L/C hoặc bằng điện chuyển tiền (TTR ).
+ Tiếp nhận các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ từ phía ngời cung ứng qua ngân hàng. Theo dõi tiến độ thanh toán để có kế hoạch cụ thể trong thanh toán nh mua ngoại tệ gửi vào tài khoản, tổ chức thanh toán và tiến hành thanh lý hợp đồng khi đến hạn.
+ Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm các nội dung nh : Theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, theo dõi các khoản thuế nhập khẩu phải nộp hộ cho khách hàng (với các hợp
nộp. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thanh toán nh các khoản thuế nộp thừa hay còn phải nộp...
+ Đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng thoả thuận trong hợp đồng, phối hợp với các phòng chức năng tiến hành các các thủ tục tiếp nhận, bàn giao và tiến hành thanh lý hợp đồng sau khi đã thực hiện hoàn tất.
+ Theo dõi các khoản công nợ với các đơn vị nội bộ
Nhiệm vụ chủ yếu của tổ công nợ - hợp đồng là công tác quản lý tình hình thanh toán của Công ty với khách hàng, nhà cung cấp và với ngân sách. Công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán do tổ kế toán thực hiện.
* Bộ phận kế toán − tài chính :
Tổ kế toán gồm 8 ngời : Với các công việc cụ thể sau: + Kế toán tiền mặt
+ Kế toán ngân hàng (02 ngời)
+ Kế toán tiền lơng và khoản thanh toán nội bộ và các khoản phải thu + Kế toán chi phí và TSCĐ
+ Kế toán các khoản phải trả , thuế và các khoản phải nộp khác. + Kế toán công nợ
+ Kế toán tổng hợp
Mô hình tổ chức công tác kế toán của phòng Tài chính – Kế toán có thể đợc khái quát thông qua sơ đồ sau :
Nhân viên theo dõi hợp đông ngoại Nhân viên theo dõi hợp đồng nội Nhân viên theo dõi thanh toán Kế toán TIềN mặt, Kế toán lương -tt nội bộ và Kế toán Kế toán các khoản phải trả Trưởng phòng Tổ hợp đồng Tổ kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán Trư ởng