II. Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
2. Lập sổ danh điểm vật liệu:
Để đảm bảo nhu cầu vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy các vật liệu cần phải được phân chia một cách chi tiết tỷ mỉ hơn theo tính năng lý, hóa, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. Việc phân chia này được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà xí nghiệp đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị đối với từng vật liệu, công ty nên lập sổ điểm danh vật tư.
Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất của Công ty có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết.
Trước hết, để xây dựng được sổ danh điểm vật tư, Công ty phải xây dựng được bộ mã vật tư một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu được thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau:
- Dựa vào loại vật liệu.
- Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của tài khoản 152 nhưng trong xí nghiệp nên chỉ áp dụng đối với
- Vật liệu chính: 152.1 - Vật liệu phụ: 152.2 - Nhiên liệu : 152.3 - phụ tùng thay thế: 152.4
Ta sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đặt mã như sau: * Đối với vật liệu chính:
+ Nhóm thép: 152.1- 1 + Nhóm Vòng bi: 152.1- 2 + Nhóm phôi : 152.1- 3 + Nhóm tôn: 152.1- 4 * Đối với vật liệu phụ :
+ Nhóm: Cáp 152.2- 1 + Nhóm vật liệu khác: 152.2- 2 * Đối với nhiên liệu :
+ Nhóm xăng : 152.3- 1 +Mỡ lắp : 152.3-2 + Nhóm dầu : 152.3-3 * Đối với phụ tùng thay thế:
+ Nhóm phụ tùng cơ khí (Clê, kìm, tuốc lê vít) : 152.4
Trên đây là mã vật tư của nhóm, ta cần phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy Công ty sử dụng vật tư mỗi nhóm cũng không thể vượt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách. Như vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách.
Ví dụ:
Lập sổ danh điểm vật liệu chính của xí nghiệp như sau: Xí nghiệp cơ khí Z79
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Loại vật liệu chính- ký hiệu 152.1 Nhóm Ký hiệu danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật
liệu đơn vị tính 152.1-1 152.1-1-001 152.1-1-002 152.1-1-003 152.1-1-004 Thép tròn Thép lá Thép tấm Thép ống Kg Kg Kg Kg
152.1-2 152.1-2-001152.1-2-002 152.1-2-002 152.1-2-003 152.1-2-004 152.1-2-005 Vòng bi 6205 Vòng bi 6206 Vòng bi 6208 Vòng bi 6217 Vòng bi 6234 Cái Cái Cái cái Cái 152.1-3 152.1-3-001 152.1-3-002 152.1-3-003 152.1-3-004 152.1-3-005 Phôi ty sứ Phôi con lăn
Phôi bánh răng côn xoắn phôi quả dứa benla Phôi vành chậu benla
Kg Kg Kg Kg Kg 152.1-4 152.1-4-001 152.1-4-002 152.1-4-003 Tôn tấm Tôn inôx Tôn φ Cái Cái Cái