II- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU,CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HOA VIỆT
4. Tổ chức kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ.
Công ty cổ phần Hoa Việt sử dung hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ só dư. * Về chứng từ:
_ Phiếu nhập kho
Ngoài ra còn một số chứng từ khác nhau biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá, biên bản kiểm kê vật tư.
Việc lập ccác chứng từ kế toán và xuất nguyên vật liệu được thực hiện theo quy định về biểu mẫu.
Phương pháp ghi chép và trình tự luân chuyển chứng từ
Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu thiết kế bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật liệu theo định mức.Bộ phận vật tư dựa vào hạn mức làm giấy in mua vật tư trình lên giám đốực phê duyệt trình lên giám đốc phê duyệt sau đó cử người đi mua,thường vật tư của công ty có kèm theo hợp đồng giữa hai bên về các điều khoản như: số lượng, chủng loại, chất lượng…
Chứng từ nhập
Nếu vật tư nhận kho thì thủ kho và đại diện phòng vật tư kiểm tra trước khi nhập Nếu vật tư được đổ tại chân công trình thì việc kiểm tra là so giám sát kỹ thuật và ban chỉ huy đội nhận
Phiếu nhập kho được chia thành hai liên Liên 1: lưu công ty
Liên 2: giao cho khách hàng
Khi nhập vật tư thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để vào thẻ kho. Thủ kho có trách nhiệm sặp xếp các loại vật tư một cách khoa học,hợp lý, đảm bảo yêu cầu quản lý tiện cho việc kiểm tra và xuất nguyên vật liệu
Khi có nhu cầu cần sử dụng xuất dùng cho thi công thì bộ phận vật tư viết phiếu xuất kho vật tư. Đối với vật tư đổ tạichan công trình thì bộ phận vật tư làm phiếu xuất cùng một lúc.
Phiếu xuất kho được chia thành hai liên: Liên 1: chuyển cho phòng kế hoạch vật tư
Sơ đồ hạch toán tại Công ty cổ phần Hoa Việt Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Số Dư NVL,CCDC Bảng tổng hợp nhập Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng phân bổ NVL, CCDC Bảng tổng hợp xuất
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
* Về hình thức ghi sổ:
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ theo nhật kí chung và và không mở sổ nhật ký đặc biệt. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều phản ánh vào nhật kí chung và từ nhạt ký chung để vào sổ cái
a, Thủ tục nhập kho:
_Căn cứ vào các chứng từ gốc là hoá đơn mua hàng đã được phòng kế toán kiểm tra tính toán, đối chiếu giữa hoá đơn và thực tế nhập kho được phản ánh như sau:
*Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho
Căn cứ vào việc nhận thầu kế toán lập kế hoạch và ký hợp đồng mua vật liệu để đảm bao cho quá trinh được thi công liên tục
_ Khi công ty có nhu cầu mua vật liệu phục vụ cho quá trình thi công , doanh nghiệp và đối tác tiến hầnh một số các thủ tục mua bán nguyên vật liệu .
Ví dụ 1: Ngày 01/10 anh Phùng Thế Anh phòng tiếp liệu làm giấy đề nghị tạm ứng
Đơn vị công ty cổ phần Hoa Việt
Địa chỉ : Tầng 2 số 36 Hoàng Cầu Đống Đa - Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 01/10/2005 Số…………. Kính gưỉ: Giám đốc công ty cổ phần Hoa Việt Tên tôi là : Phùng Thế Anh
Địa chỉ : phòng kế hoạch vật tư
Đề nghị tạm ứng cho số tiền là: 21.450.000 đồng ( hai mốt triệu bốn trăm năm mươi ngàn đồng )
Lý do: mua vật tư
Thời hạn thanh toán: ngày 01/10/2005 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên)
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 01 tháng 10 năm 2005
Mẫu số: 01 GTKT-3LL GH/2003B 0092461 Đơn vị bán hàng: chi nhánh công ty xi măng Bỉm Sơn
Địa chỉ: Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản
Điện thoại: MS: 0200168458 Họ tên người mua hàng: Phùng Thế Anh Tên đơn vị: công ty cổ phần Hoa Việt
Địa chỉ: tầng 2 số 36 Hoàng Cầu- Đống Đa_Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MS: 0100170703
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Xi măng đen Tấn 20 650.000 13.000.000
Cộng tiền hàng 13.000.000
Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 1.300.000
Tổng cộng tiền thanh toán 14.300.000
Số tiền viết bằng chữ: mười bốn triệu ba trăm ngàn đồng/.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Khi hoá đơn và hàng đã vận chuyển đến kho của công ty thì công ty kiểm tra vật liệu có đảm bảo hay không và lập biên bản kiểm nghiệm .
Đơn vị : công ty cổ phần Hoa Việt Mẫu số
Ban hành theo QĐ số 1141_TC/QĐ/QĐKT
Ngày 01tháng 11 năm 1995 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tư,sản phảm,hàng hoá ) Ngày 01/10/2005
Căn cứ vào hoá đơn số 01ngày………..của công ty xi măng HOàNG THạCH Biên bản kiểm nghiệm gồm :