Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là hàng hoá tiêu dùng, hàng hoá vật t, máy móc thiết bị,. . ..có thể là hàng nhập khẩu về bán ra hoặc cũng có thể là hàng mua lại của các Công ty kinh doanh sản xuất trong nớc bán ra để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, sản xuất trong nớc. Do xuất xứ của mỗi mặt hàng khác nhau nên mỗi mặt hàng sẽ có cách xác định trị giá vốn khác nhau.
∗ Trị giá vốn của hàng xuất kho:
- Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do chủng loại hàng hoá không đồng nhất, nhập về theo từng lô nên việc quản lý giá thực tế hàng xuất kho đợc kế toán dùng phơng pháp giá thực tế đích danh: Trị giá thực tế của lô hàng
nhập. Khi đó, trị giá vốn thực tế của lô hàng xuất kho chính là trị giá vốn thực tế của lô hàng đó tại thời điểm nhập kho.
Nh vậy, theo cách đánh giá theo trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho sẽ là căn cứ để xác định giá bán hợp lý, đủ bù đắp chi phí và có lãi.
Theo cách đánh giá này thì kế toán tập hợp trực tiếp các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, chi phí giao nhận, thuế nhập khẩu. . . vào giá trị lô hàng đó.
Trị giá vốn của hàng mua nhập kho
= Trị giá mua thực tế của hàng mua về
+ Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng
Do xuất sứ của mỗi mặt hàng khác nhau nên mỗi mặt hàng lại có cách xác định trị giá vốn thực tế không giống nhau.
+Đối với hàng nhập khẩu thì tùy theo sự thoả thuận của hai bên mua và bán trên hợp đồng ngoại thơng mà giá mua hàng nhập khẩu đợc tính theo giá FOB hoặc giá CIF.
Giá FOB là giá bán tại cảng của nớc bán. Ngời mua phải chịu chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hàng hoá thuộc về ngời mua hàng khi hàng bắt đầu lên tàu.
Giá CIF là giá bao gồm giá FOB cộng chi phí bảo hiểm và cớc vận tải quốc tế, ngời bán hàng giao hàng tại cảng của ngời mua. Ngời mua chịu trách nhiệm nhận hàng hoá nhập khẩu và chịu chi phí bốc dỡ hàng hoá tại cảng.
Khi đó:
Trị giá vốn thực tế của hàng NK mua về nhập kho
= Giá CIF (FOB) + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm, thuế NK
+Đối với hàng hoá mua trong nớc thì giá vốn thực tế của hàng hoá mua về nhập kho là giá trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT cộng với các khoản phát sinh trong quá trình mua hàng.
Trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ bao gồm trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho để bán cộng với chi phí bảo quản, phân loại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ.
Theo nguyên tắc phù hợp của Kế toán tài chính, để xác định chính xác kết quả kinh doanh sau một kỳ hoạt động của đơn vị, kế toán phải xác định phần chi phí tơng ứng với doanh thu thực hiện. Nh vậy, để xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác hơn thì khi xác định giá vốn hàng bán, ta phải phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đã bán ra trong kỳ. Tuy nhiên, do hoạt động kinh doanh của Công ty khá ổn định, tốc độ luân chuyển hàng hoá không có biến động lớn, hàng hoá tồn kho không nhiều, việc nhập xuất hàng hoá của Công ty chủ yếu thực hiện theo hợp đồng và đã có đầu ra, đầu vào tơng đối chắc chắn nên để xác định giá vốn thực tế của hàng tiêu thụ, Kế toán có công thức tính nh sau:
Trị giá vốn thực tế của hàng đã bán = Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán + Tổng chi phí bán hàng, chi phí QLDN
Với cách xác định giá vốn hàng bán nh trên, Kế toán giá vốn hàng bán vẫn đảm bảo đánh giá tơng đối chính xác kết quả kinh doanh, đồng thời làm đơn giản hoá sự phức tạp không cần thiết cho công tác kế toán của công ty. Tuy nhiên, do đặc điểm của ngành thơng mại, hoạt động kinh doanh không phải lúc nào cũng ổn định, nên, cách xác định giá vốn hàng bán của Công ty nh hiện nay sẽ ảnh hởng đến tính chính xác của kết quả kinh doanh trong kỳ mà hoạt động kinh doanh có biến động lớn.
2.2.4.2. Kế toán giá vốn hàng bán.
∗ Chứng từ ban đầu:
Để phản ánh giá vốn hàng bán, Kế toán yêu cầu phòng kinh doanh cung cấp Hồ sơ hàng hoá, phiếu nhập kho, Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT có giá trị nh lệnh xuất kho). Khi nhận đợc đủ chứng từ này, kế toán hàng hoá làm căn cứ nhập kho, đồng thời xác định giá vốn của lô hàng xuất bán.
Do hàng hoá của Công ty thờng đợc giao hàng tay ba nên kế toán sử dụng thẻ kho để tiện cho việc theo dõi tình hình luân chuyển hàng hoá của Công ty trong kỳ.
∗ Tài khoản kế toán sử dụng:
Để phản ánh giá vốn của hàng bán, Kế toán Công ty sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán.
- TK 632 phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã bán và kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh , để tính kết quả kinh doanh.
- Kết cấu TK 632 nh sau:
TK 632 -Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đã xác định là bán.
-Thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ. -Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911để xác định kết quả kinh doanh.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng TK 156- Hàng hoá, để phản ánh tình hình nhập xuất hàng hoá. Do Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên khi hàng mua về nhập kho kế toán hạch toán vào TK 156 cũng nh khi xuất hàng bán, kế toán kết chuyển ngay giá vốn hàng bán từ TK 156 sang TK 632.
∗ Phơng pháp kế toán giá vốn hàng bán:
Khi nhận đợc đầy đủ những chứng từ đảm bảo số hàng đã đợc bán, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, sau khi kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào Sổ bán hàng, kế toán phải phản ánh giá vốn hàng bán do đó kế toán
xác định giá vốn hàng bán để ghi vào cột Tiền vốn của lô hàng đã bán đó vào Sổ bán hàng cũng nh vào cột xuất của Thẻ kho kế toán.
Để có thể hình dung ra công tác kế toán giá vốn hàng bán ở Công ty TNHHPin - Đèn Rồng Vàng ta đi vào xem xét ví dụ cụ thể sau:
Nhằm tiện cho việc theo dõi và dễ hình dung, ta tiếp tục xem xét việc phản ánh giá vốn của hàng bán ra là pin tiểu (Xem mẫu biểu số 1: Hoá đơn GTGT số 175921 ngày 20/08). Cùng với việc phản ánh doanh thu của lô hàng đã bán là 171.650.500, thì kế toán phải xác định giá vốn hàng bán (là 162.626.227) để ghi vào Sổ chi tiết bán hàng (Xem bảng số 3), Thẻ kho kế toán (Bảng số 4). Đồng thời, kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 11 (Bảng số 11) theo định khoản làm căn cứ để cuối kỳ ghi Sổ Cái TK 156, Sổ Cái TK 632.
(Bảng số 11)
chứng từ ghi sổ
Số: 11
Ngày 30/09/2004
Diễn giải NợMã số TKCó Nợ Số tiền Có . . .. . .. . ..
Bán Pin tiểu cho Cty TNHH TM&DV An Sinh . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. 632 . . .. . .. . . .. . ... 156 . . .. . .. . 1.288.500 . . .. . ... 1.288.500 . . .. . .. . ... Tổng cộng 1.018.050.650 1.018.050.650
Cuối kỳ, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu từ TK 511 sang bên Có TK 911, đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán từ TK 632 sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. (Bảng số 12, 13)
Sau đó, kế toán tổng hợp căn cứ số liệu tổng hợp trên các CTGS do kế toán hàng hoá cung cấp để ghi vào Sổ Cái TK 632 (Bảng số 14), TK 911 (Xem kế toán xác định kết quả kinh doanh).
(Bảng số 12)
chứng từ ghi sổ
Số: 14
Ngày :30/09/2004
Diễn giải NợMã số TKCó Nợ Số tiền Có -K/c DT bán hàng 511 911 1.348.137.191 1.348.137.191 Tổng cộng 1.348.137.191 1.348.137.191 (Bảng số 13) chứng từ ghi sổ Số: 17 Ngày 30/09/2004
Diễn giải NợMã số TKCó Nợ Số tiền Có -K/c giá vốn hbán 911
632
1.018.050.650
1.018.050.650
(Bảng số 14)
Số cái Quý 3 năm 2004 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
Số hiệu: TK 632
NTGS Chứng từ ghi sổSH Ngày Diễn giải TKĐƯ Nợ Số tiền Có
11 30/09 Giá vốn hàng bán 632 1.018.050.650
17 30/09 K/c giá vốn để xđ kquả 911 1.018.050.650
1.018.050.650 1.018.050.650
Cộng PS quý: Số d cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm
2.2.5. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong quá trình kinh doanh, Công ty muốn thực hiện đợc công tác tiêu thụ sản phẩm thì phải chi ra khoản tiền nh: Chi trả lơng cho các công nhân viên, chi tiền điện, nớc, giao dịch, ký kết,. . .Để tiến hành xác định kết quả thì Công ty phải tính những khoản chi đó, hạch toán vào chi phí. Tuy nhiên, chi phí đó bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
∗ Kế toán chi phí bán hàng:
-Nội dung các khoản chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Kế toán tập hợp các khoản chi phí bán hàng để phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh. Chi phí bán hàng bao gồm:
+Chi phí nhân viên bán hàng: Lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ. +Chi phí vận chuyển, bốc vác, lu kho, giao nhận. . .
+Chi phí về : Tiền điện nớc, điện thoại, VPP, tiếp khách, xe, công tác phí. +Chi phí bằng tiền khác.
+Hải quan, giám định, bảo hiểm.
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng.
- Chứng từ ban đầu: Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng kê chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lơng và BHXH, BHYT, KPCĐ,. . .
- Tài khoản sử dụng: Kế toán chi phí bán hàng của Công ty sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng, để phản ánh toàn bộ khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Tuy nhiên, kế toán CPBH của Công ty không sử dụng tài cấp hai cho TK 641.
- Phơng pháp ghi sổ: Tại Công ty, kế toán không sử dụng Sổ chi tiết TK 641 để theo dõi các khoản chi phí bán hàng phát sinh hàng ngày.
Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng: Phiếu chi, Giấy báo nợ ngân hàng, Bảng phân bổ tiền l- ơng và các khoản trích theo lơng, Kế toán lập bảng kê chi tiền mặt, Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng do phòng kinh doanh chuyển sang làm cơ sở để cuối kỳ Kế toán ghi vào CTGS.
Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem xét ví dụ sau:
Trong quý 3/2004, Công ty có chi khoản tiền mặt nhằm phục vụ cho công tác bán hàng (Hội nghị khách hàng). Kế toán viết phiếu chi để thanh toán. (Biểu mẫu số 2) Biểu mẫu số 2 Phiếu chi Ngày 10 tháng 07 năm 2004 Quyển số:. . .. . . Số: 02 Mẫu số 02- TT QĐ số 1441- TC/QĐ/CĐKT Ngày 21/12/ 2001 của BTC Nợ TK 641: 3.500.000 Có TK 111 :3.500.000 Họ tên ngời nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Trịnh Anh Tuấn Cty TNHH Pin-Đèn Rồng Vàng Hội nghị khách hàng Số tiền: 3.500.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Ngời nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Căn cứ vào phiếu chi, định kỳ 20 ngày 1 lần kế toán lập Bảng kê chi tiền mặt (Bảng số 15A).
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chi tiền mặt, Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng (Bảng số 15C) để kế toán lập Bảng tổng hợp các khoản chi phí. (Bảng số 16). Đồng thời kế toán căn cứ vào đó để lập Chứng từ ghi sổ số 16 (Bảng số 17), để làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 641 (Bảng số 18).
(Bảng số 15 A)
bảng kê chi tiền mặt
Số: 01 Từ ngày 01/07/2004
Chứng từ
SH Ngày Diễn giải Ghi Có TK 111
Ghi Nợ các TK
641 642 133 . . .
PC02 01/07 Hội nghị khách hàng 3.500.000 3.500.000 . . .. . . ... . . .. . .. . . .. . .. . ..
PC05 05/07 V/C hàng bán 3.963.800 3.963.800
PC08 11/07 Chi mua xăng đi công tác 2.355.808 2.355.808
. . ... . . ... . . .. . .. . . .. . ...
PC10 15/07 Trả tiền điện thoại 6.288.040 5.716.400 517.640
. . .. . . ... . . .. . .. . .. . . .. . .
PC32 20/07 Chi mua văn phòng phẩm 1.325.698 1.325.698
(Bảng số 15B)
bảng kê chi tiền gửi ngân hàng
Số: 21 Từ ngày 01/07/2004
Chứng từ
SH Ngày Diễn giải Ghi Có TK112
Ghi Nợ các TK
641 642 133 . . .
05/07 Trả tiền điện thoại 7.012.940 6.375.400 637.540
08/07 Chi tiền vận chuyển, bốc vác 3.500.000 3.500.000 . . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . ...
15/07 VPP điện nớc 2.500.000 2.500.000
. . .. . . .. . .. . .. . . .. . .. . ...
(Bảng số 15C)
trích bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Tháng 07 năm 2004
STT Ghi Nợ TKGhi Có TK Lơng Phụ cấpTK 334Khoản TK 338 khác Cộng Có TK 334 TK 3382 (2%) TK 3383 (15%) TK 3384 (2%) Cộng Có TK 338 TK 335 Tổng . . ... . . .. . .. . ... . . .. . . . .. . ... . . .. . ... . . .. . .. . . .. . ... . . .. . .. . . .. . ... . . .. . . .. . . . .. . . 3. TK 641 22.500.000 450.000 3.375.000 450.000 4.275.000 26.775.000 4. TK 642 15.500.000 310.000 2.325.000 310.000 2.945.000 16.240.000 Cộng: . . .. . .. . . .. . .. . . .. . . .. . .. . . .. . . .. . ... . . .. . .. . . .. . .. . . .. . . . .. . ..
(Bảng số 16)
trích bảng tổng hợp các khoản chi phí
Quý 3 năm 2004
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng 641 Ghi Nợ các TK chi phí642 133 . . .. . .
1.Chi TMặt 111
. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . ... . . .. . .. . .. . .. . . .. . ...
Bảng kê chi TM số 01 13.268.593 10.932.650 . . ...
. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . . .. . .. . .
Tổng cộng chi TM: 34.402.560 32.562.180
2. Chi tiền gửi Ngân hàng 112
. . .. . .. . ... . . .. . .. . . .. . .. . . .. . ..
Bảng kê chi tiền gửi số 21 8.561.350 9.231.584
. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . ... . . .. . .
Tổng cộng chi Tgửi: 22.562.160 25.132.621
3. Chi lơng CNV 334
Chi lơng CNV tháng 07 22.500.000 15.500.000
. . .. . .. . . .. . . .. . ..
Tổng cộng chi tiền lơng: 67.500.000 36.155.000
4. Các khoản trích theo lơng 338
Khoản trích tháng 07 4.275.000 2.945.000
. . .. . .. . . .. . .. . . .. . ...
Tổng cộng khoản trích: 12.825.000 6.869.450
(Bảng số 18)
Số cái
Quý 3 năm 2004 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
Số hiệu: TK 641
NTGS Chứng từ ghi sổSH Ngày Diễn giải TKĐƯ Nợ Số tiền Có
16 30/09 Chi phí bán hàng bằng TM 111 34.402.560
Chi phí bán hàng bằng TGNH 112 22.562.160
Lơng 334 67.500.000
Khoản trích theo lơng 338 12.825.000
23 30/09 K/c CPBH để xđ kquả 911 137.289.720
Cộng PS quý: 137.289.720 137.289.720
Số d cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm
(Bảng số 17)
chứng từ ghi sổ
Số: 16 Ngày 30/09/2004
Diễn giải NợMã số TKCó Nợ Số tiền Có -Chi bán hàng (TM) -Chi bán hàng (TGNH) -Chi bán hàng (L- ơng) -Khoản trích theo l- ơng 641 641 641 641 111 112 334 338 34.402.560 22.562.160 67.500.000 12.825.000 34.402.560 22.562.160 67.500.000 12.825.000 Tổng cộng 137.289.720 137.289.720
∗ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
-Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phục vụ cho quá trình quản lý liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Cũng giống nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đợc tập hợp để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty bao gồm:
+ Chi phí nhân viên quản lý: Lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ.