I. Nhận xét chung về công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành
1. Nhận xét chung
Từ khi thành lập, xây dựng và phát triển đến nay, trải qua 40 năm thành lập và hoạt động, Công ty cổ phần pin Hà Nội không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong quá trình phát triển công ty đã đạt được những thành công nhất định, có nhiều bước đột phá trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Song cũng gặp không ít những khó khăn, đặc biệt khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của công ty, góp phần không nhỏ vào việc khẳng định vị trí của công ty trong nền kinh tế.
Ngày nay công ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý khoa học và chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có trình độ nghiệp vụ vững, có tinh thần trách nhiệm cao, bộ máy kế toán của công ty về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh với giám đốc tình hình vật tư, lao động, tiền vốn, thu nhập, xử lý cung cấp các thông tin và các quá trình kế toán diễn ra trong công ty. Việc sắp xếp và bố trí nhân sự của phòng tài chính kế toán là phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ cán bộ.
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn có sự cạnh tranh gay gắt với nhau, nhưng nhờ sự vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế thị trường nên công ty đã đạt được những thành tích trong sản xuất, đời sống của cán bộ công nhân viên được nâng cao.
- Về khoa học công nghệ: công ty đã đổi mới dây truyền công nghệ, hiện đại hóa máy móc thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm. Công ty đã nghiên cứu thành công công nghệ sản xuất pin R20S theo công nghệ giấy tẩm hồ với chi phí hợp lý và chất lượng cao hơn so hẳn so với sản phẩm pin R20S, năm 2005 công ty đã sản xuất và tiêu thụ 8 triệu sản phẩm pin R20C. Phấn đấu năm 2006 sẽ nâng sản lượng
này lên 3-4 lần, tạo tiền đề cho việc thực hiện và rút ngắn lộ trình khoa học công nghệ năm 2006- 2010.
- Về sản xuất: năng lực sản xuất tương đối ổn định và đồng bộ, hoàn toàn có khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường ở mức độ cao hơn.
- Về xuất khẩu: công ty đã bước đầu xác lập được việc xuất khẩu pin sang thị trường Lào, Campuchia và tìm kiếm thị trường Tiệp Khắc.
Nhìn chung các sản phẩm chủ yếu và thông dụng như pin R20, R6P về cơ bản các sản phẩm do các đơn vị trong nước sản xuất đã chiếm lĩnh được thị trường và được thị trường chấp nhận về giá cả và chất lượng, không phải cạnh tranh với pin ngoại, kể cả pin Trung Quốc cũng chỉ còn số lượng rất nhỏ Pin R6. Song các sản phẩm pin cao cấp thị trường tiêu thụ còn rất nhỏ bé.
Tác động lớn nhất của thị trường đến kết quả sản xuất kinh doanh của các công ty sản xuất pin vẫn là sự cạnh tranh gay gắt về giá cả, cơ chế khuyến mại giữa các công ty sản xuất. Do cạnh tranh dẫn đến giá bán trên thị trường diễn ra và thay đổi từng tháng, theo chiều hướng giá bán thực tế ngày càng giảm, giá năm sau thấp hơn năm trước, tháng sau thấp hơn tháng trước, hiệu quả sản xuất kinh doanh tích luỹ được.
Cùng với những ưu điểm của công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm trên mà công ty đã đạt được còn có những hạn chế công ty cần phải cải tiến, hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu của công tác quản lý. Cụ thể những mặt hạn chế đó như sau:
+ Công tác điều hành sản xuất chưa phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị, đặc biệt là các đơn vị phục vụ sản xuất, nhiều lúc chưa phục vụ kịp thời, chưa đáp ứng được cho sản xuất, ảnh hưởng đến năng suất lao động, hiệu quả sản xuất, tiến độ thực hiện…
+ Công tác quản lý chưa thực sự đi vào nề nếp, một số quy định về quản lý chưa thực hiện nghiêm túc, đôi khi còn bỏ qua gây ảnh hưởng tới hiệu quả chung.
+ Chi nhánh của công ty đặt tại Đà Nẵng không phát huy được hiệu quả và đã đi đến giải thể.
+ Tỷ lệ gián tiếp còn quá cao mà vẫn chứa đáp ứng được yêu cầu của sản xuất kinh doanh.
- Về hiệu quả: củng cố lại công tác hạch toán nội bộ của công ty cho đến các phòng ban phân xưởng để triển khai đến các tổ, các bộ phận, giải quyết dứt điểm từng tháng hoặc quý. Xây dựng lại cơ chế thưởng phạt cho việc tăng hoặc giảm chi phí được giao theo nguyên tắc.
Giám đốc thưởng phạt cho các đơn vị trưởng đơn vị căn cứ vào sự đóng góp của các thành viên để thưởng hoặc phạt theo cơ chế được xây dựng và theo đại hội công nhân viên chức của đơn vị và công ty.
Tiếp tục phấn đấu để giảm phế phẩm cũng như pin đổi lại của khách hàng. - Về công tác tiêu thụ: Bên cạnh những mặt trên thì công tác tiêu thụ, mở rộng thị trường cũng được công ty đặc biệt chú trọng, với sự cố gắng và nhạy bén, bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cũng đã cố gắng hoàn thiện nhiệm vụ của mình. Việc vận dụng chế độ kế toán để tổ chức công tác kế toán thành phẩm và bán hàng đã phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, góp phần đơn giản hoá trong việc tính toán đã giúp cho kế toán giảm bớt được khối lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Giám sát thị trường tiêu thụ hàng tháng, để kịp thời có biện pháp điều chỉnh phương thức, cơ chế tiêu thụ cho phù hợp. Phân tích và đánh giá kỹ thị trường tiêu thụ các loại pin, tìm cách đẩy mạnh sản lượng pin R6, giữ vững và ổn định thị trường pin R20, củng cố lại thị trường pin R14, xây dựng phương án tiêu thụ pin LR6. Phương thức tiêu thu linh hoạt, phù hợp với thị trường từng vùng, từng tháng, trên nguyên tắc đảm bảo hiệu quả cao nhất cho công ty và đem lại quyền lợi cao nhất cho khách hàng trong điều kiện có thể của công ty.
Tuy nhiên thực tế kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của công ty vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét và hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý. Cụ thể những mặt hạn chế đó như sau:
Công tác điều hành sản xuất chưa phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị phục vụ sản xuất, nhiều lúc chưa phối hợp kịp thời, chưa đáp ứng được sản xuất gây ảnh hưởng đến năng suất lao động hiệu quả sản xuất, tiến độ thực hiện.
- Về công tác quản lý: củng cố lại công tác quản lý từ công ty đến các phòng ban, phân xưởng đi vào nề nếp hơn, hoàn thiện và áp dụng chính thức hệ thống quản lý ISO cho toàn công ty.
2. Nhận xét cụ thể:
Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty được tiến hành dựa trên đặc điểm tình hình thực tế của công ty và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành.
+ Trước hết, công ty đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ kế toán thành phẩm và quản lý thành phẩm của công ty đang được hoàn thiện. Công tác quản lý thành phẩm cũng được đánh giá cao qua việc xác định đúng đắn rõ ràng quy chế, trách nhiệm của các bên liên quan trong việc quản lý thành phẩm, tránh nhầm lẫn, hao hụt, mất mát, hư hại. Kho thành phẩm được bố trí khoa học, hợp lý đảm bảo quản lý cho từng thứ, từng loại thành phẩm thuận tiện cho việc nhập xuất hàng.
+ Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp công ty quan sát tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm kịp thời, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho bộ phận liên quan.
- Việc lập các liên chứng từ: phiếu nhập kho 3 liên, hoá đơn GTGT 3 liên là hoàn toàn hợp lý và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin ở công ty.
+ Việc đánh giá thành phẩm theo giá hạch toán giúp kế toán thực hiện ghi sổ hàng ngày khi chưa có giá thực tế đáp ứng yêu cầu ghi chép kịp thời của kế toán.
Công tác bán hàng ở công ty nhìn chung tương đối hợp lý. Với mạng lưới đại lý khắp nơi trong cả nước, công ty thường xuyên cử cán bộ có chuyên môn
nghiệp vụ cao tiếp cận với thị trường nhằm đẩy mạnh tốc độ bán hàng, mặt khác công ty đã tổ chức những lớp huấn luyện cho các cán bộ kế toán công ty. Việc định giá bán tương đối sát với thị trường, vừa đảm bảo tiêu thụ hằng ngày, vừa phục vụ kinh doanh có lãi.
Bên cạnh những ưu điểm nói trên, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty vẫn còn những mặt tồn tại nhất định.
a. Về kế toán chi tiết thành phẩm
Công ty hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song và do nghiệp vụ xuất kho diễn ra thường xuyên nên công ty sử dụng giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ nhập xuất kho thành phẩm, cuối tháng mới tính chuyển sang giá thực tế để xác định giá vốn thực tế của thành phẩm xuất bán.
Có thể thấy rằng kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song là chưa hoàn toàn hợp lý. Bởi việc ghi chép này còn trùng lặp cả về chỉ tiêu số lượng và chất lượng làm cho khối lượng công việc kế toán lớn, mất thời gian và dồn vào cuối tháng. Trong khi đó số lượng thành phẩm ở công ty tương đối nhiều mà với việc sử dụng giá hạch toán kế toán dễ dàng xác định được giá trị thành phẩm nhập xuất kho theo từng loại thành phẩm để từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất. Nhưng thực tế sau khi đã lấy các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT về kế toán không tổng hợp giá trị thành phẩm nhập xuất theo từng loại thành phẩm ghi vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất. Mà ghi vào sổ chi tiết theo mặt hàng rồi đến cuối tháng mới tổng hợp số liệu để ghi vào báo cáo nhâp – xuất - tồn thành phẩm.
b. Về chiết khấu bán hàng
Đây là khoản tiền thưởng cho khách hàng khi mua với số lượng nhiều và trả tiền ngay hoặc những khách hàng mua xuyên nhưng có mức dư nợ thấp, giúp công ty thu được tiền mua hàng nhanh chóng hơn, thúc đẩy tăng doanh thu, khuyến khích việc mua hàng ở công ty. Khoản tiền này thông thường phát sinh trong tháng là không nhiều. Tuy nhiên việc kế toán công ty trừ trực tiếp vào chi phí bán hàng
(TK 641) là chưa phù hợp vì như thế sẽ không thể theo dõi được chặt chẽ khoản phát sinh từ khâu này. Do đó kế toán nên hạch toán riêng vào TK 811- chi phí hoạt động tài chính. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
c. Kế toán xác định kết qủa kinh doanh.
Việc lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty kế toán lập 6 tháng một lần, còn cuối mỗi tháng theo dõi số lãi, lỗ trên bảng nhật ký chứng từ số 8, phần ghi đối ứng giữa TK 421 với TK 911, không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí QLDN cho các thành phẩm tiêu thụ trong tháng để xác định kết quả kinh doanh của từng loại thành phẩm. Điều này làm cho ban giám đốc và những bộ phận liên quan nhận thông tin không thể biết được kết quả kinh doanh của từng loại pin để đề ra quyết định quản lý cho phù hợp và chính xác. Kế toán cần xác định kết quả riêng của từng loại thành phẩm và phản ánh vào sổ chi tiết TK 911- xác định kết quả kinh doanh để thuận tiện hơn cho công tác quản lý. Tuy nhiên ở Công ty cổ phần pin Hà Nội, chủng loại thành phẩm không phong phú, (chỉ có 9 loại pin) nhưng số lượng mỗi loại tương đối nhiều nên việc xác định kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng cũng chưa cần thiết. Theo tôi, công ty nên phân loại ra những loại pin thiết yếu nhất, số lượng sản xuất tiêu thụ nhiều nhất thì lập và xác định kết quả riêng cho từng loại đó như pin R20S, R6P, R14. Còn các loại pin ít thông dụng hơn như pin BTO, PO2…thì có thể xác định kết quả kinh doanh chung với nhau. Làm như vậy vừa đảm bảo công việc kế toán không phức tạp, vừa giúp kế toán theo dõi được chặt chẽ doanh thu, cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý.
- Ngoài ra phần kế toán doanh thu, kế toán công ty lập bảng kê số 10 nhưng lại không phản ánh TK 157 theo quy định kế toán mà chỉ là bảng kê hoá đơn bán hàng, tức là theo dõi về doanh thu và thuế, số còn phải thu của khách hàng như vậy là không đúng quy tắc kế toán và không theo dõi được trữ lượng hàng gửi đi bán.
- Cuối tháng để tính giá thành thực tế của thành phẩm xuất bán là cơ sở số liệu để xác định kết qủa kinh doanh sau này, kế toán sử dụng bảng kê số 9- Bảng tính giá thành thực tế thành phẩm. Nhưng lại lập cho 6 tháng 1 lần, như vậy để muốn tính giá thành thực tế của mỗi thành phẩm ở mỗi tháng là không chính xác
và tiện lợi. Từ đó cũng ảnh hưởng tới việc xác định giá hạch toán của mỗi tháng. Không xác định được giá vốn của hàng bán ra thông qua bảng kê đó để có số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 8
- Nợ TK 632 để xác định giá vốn của hàng xuất bán Có TK 155
- Nợ TK 911 để xác định kết quả bán hàng Có TK 632
d. Việc sử dụng hệ thống sổ kế toán.
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết làm giảm khối lượng công việc kế toán, tránh tình trạng ghi chép trùng lặp, thực hiện công việc kiểm tra đối chiếu đều đặn trong tháng. Song việc sử dụng hình thức này ở công ty về hệ thống sổ sách không đúng quy định về mẫu sổ trong hình thức kế toán NKCT. Cụ thể là về "bảng cân đối phát sinh công nợ", công ty sử dụng bảng này thay cho sổ chi tiết TK 131 nhằm theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng là chưa phù hợp với quy định kế toán cũng như nội dung phản ánh của sổ. Bảng này chỉ đơn thuần theo dõi số đã trả, số khách hàng còn nợ công ty trên một bảng mà chưa theo dõi được các khoản phát sinh liên quan đến bán hàng như: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, tiền thưởng phạt… từ đó gây ảnh hưởng khó khăn cho việc kiểm tra tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng. Mặt khác công ty cũng không lập sổ theo dõi công nợ cho khách hàng thường xuyên và họ mua với số lượng lớn. Vì vậy kế toán thành phẩm phải thu của khách hàng cùng với sổ chi tiết TK 131