II. Một số đánh giá về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại nhà máy thiết bị bu điện.
2. Những điểm tồn tại cần thiết đợc hoàn thiện.
Nhà máy Thiết bị Bu điện mặc dù có rất nhiều những u điểm nhng bên cạnh đó cũng có một số những điểm cần đợc hoàn thiện. Nhất là trong giai đoạn hiện nay Nhà máy đợc coi là doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả và Nhà máy tiến tới sẽ nằm trong số các doanh nghiệp nhà nớc đợc cổ phần hoá thì phát hiện những điểm cha đọc để hoàn thiện là rất cần thiết. Những tồn tại này bao gồm :
- Đối tợng và phơng pháp tập hợp chi phí sản xuất : Mặc dù quy mô sản xuất của Nhà máy lớn và quy trình công nghệ tơng đối phức tạp với các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Nhng hiện nay Nhà máy chỉ tiến hành thực hiện tổng hợp chi phí trên toàn bộ quy trình công nghệ, theo chi phí toàn Nhà máy mà không tập hợp theo từng bộ phận phân xởng, nhóm sản phẩm cùng loại hay các đơn đặt hàng đợc gia công chế biến của phân xởng. Chính điều này đã không giúp Nhà máy đánh giá đợc kết quả của hoạt động sản xuất từng phân xởng.
Bên cạnh đó, Nhà máy cũng cha thực hiện phân tích thơng xuyên từng khoản mục chi phí để tìm ra những nhân tố gây lãng phí đề từ đó tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm và cung cấp các thông tin hữu ích và kịp thời cho nhà quản lý để có thể điều hành quản lý kinh doanh có hiệu quả và đa ra đợc các biện pháp, quyết định kịp thời nhằm khuyến khích ngời lao động tiết kiệm chi phí.
- Đối tợng và phơng pháp tính giá thành sản phẩm : Việc tập hợp chi phí của Nhà máy cũng đã gây ảnh hởng đến công tác tính giá thành sản phẩm. Do đối tợng tập hợp chi phí là toàn Nhà máy (toàn bộ quy trình công nghệ ). Do đó Nhà máy chỉ tính tổng giá thành mà không tính giá thành đơn vị thực tế của từng loại sản phẩm, mà việc tính giá thành sản phẩm đợc cho từng loại sản phẩm, đơn vị sản phẩm hoàn thành là giá kế hoạch mà giá kế hoạch lại dựa trên “ kinh nghiệm ” để xác định điều này. Trên cơ sở tổng giá thành thực tế và tổng giá thành kế hoạch Nhà máy xác định hệ số điểu chỉnh. Giá thành của từng loại sản phẩm hoàn thành sẽ đ- ợc tính trên cơ sở tổng giá thành kế hoạch của loại sản phẩm hoàn thành đó nhân với hệ số điều chỉnh. Nh vậy hệ số điều chỉnh này đợc sử dụng chung cho tất cả các loại sản phẩm. Kết quả là giá thành đơn vị sản phẩm không chính xác bởi Nhà máy sản xuất trên 400 loại sản phẩm mà không có đặc điểm giống nhau cũng nh không cùng loại nguyên vật liệu và không cùng quá trình sản xuất nh sản xuất điện thoại, cabin điện thoại, loa ...
- Kỳ hạch toán : Công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo quý tuy dễ dàng cho việc thực hiện và tiết kiệm thời gian nhng không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Điều này có thể là phù hợp cho Nhà máy trong giai đoạn vừa qua do tính độc quyền của ngành Bu Chính Viễn thông không buộc Nhà máy phải cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong tiêu thụ sản phẩm cho các đơn vị trong ngành. Nhng về tơng lai gần thì Nhà máy phải đứng trong sự cạnh tranh quyết liệt với các doanh nghiệp trên thị trờng khi mà Nhà máy không còn sự bao cấp của ngành Bu điện trong quá trình mở cửa nên kinh tế hiện nay. Do đó, việc hạ giá thành là yếu tố cần thiết đợc quan tâm và các thông tin về giá thành luôn đợc cập nhật kịp thời và chính xác.
- Công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất về chi tiết thì Nhà máy có những điểm cần đợc hoàn thiện sau:
Về công tác hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Theo nh quy định thì tất cả các khoản chi về lơng, tiền công trả cho ngời lao động hợp đồng ngắn hạn, dài hạn đều đợc hạch toán qua TK 334 nhng Nhà máy đã hạch toán tiền công nhân viên lao động ngắn hạn không qua TK 334 mà hạch toán chi thẳng bằng tiền mặt. Thêm nữa, kế toán đã không hạch toán các khoản trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ ) theo đúng tỷ lệ quy định mà hạch toán BHXH 15% theo lơng cơ bản,
BHYT 2% theo lơng cơ bản và KPCĐ 2% theo quỹ lơng thực hiện của toàn Nhà máy và tất cả đợc hạch toán vào TK 622. Điều này là không đúng và nó dẫn đến việc tăng giá thành sản phẩm trong kỳ một cách không hợp lý (do trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý phân xởng, nhân viên quản lý doanh nghiệp, nhân viên bán hàng vào TK 622 mà không hạch toán vào các tài khoản tơng ứng TK 627, TK 641, TK 642 ).
Về công tác hạch toán chi phí sản xuất chung:
+ Việc hạch toán các loại công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế có giá trị lớn theo phơng pháp phân bổ 1 lần vào chi phí mà không có sự phân bổ cho từng kỳ đã ảnh hởng đến tính ổn định của giá thành sản phẩm.
+ Tài sản cố định của Nhà Máy không đợc phân loại cho từng đối tợng sử dụng và tính phân bổ khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ ớc tính cho từng đối tợng sử dụng không đảm bảo chính xác và gây khó khăn cho công tác tính giá thành sản phẩm. Nhà máy chỉ phản ánh tình hình tăng giảm tài sản cố định qua báo cáo tổng hợp cho toàn Nhà máy không có bảng phân bổ cho từng đối tợng (từng nơi sử dụng tài sản ): Bộ phận sản xuất, bán hàng, văn phòng. Điều này làm hạn chế đánh giá việc sử dụng các tài sản ở các bộ phận dẫn đến không thấy đợc tính hiệu quả của việc sử dụng tài sản cố định ở từng bộ phận. Hơn nữa lập kế hoạch khấu hao TSCĐ từ đầu năm sau đó chia ra mức khấu hao cho từng quý và việc tăng giảm mức khấu hao do tăng giảm TSCĐ đợc tính cho quý IV là không đúng với quy định.
+ Việc hạch toán các khoản dịch vụ mua ngoài: Nh điện nớc của toàn bộ Nhà máy (cả bộ phận văn phòng, bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất) vào TK 627 là không hợp lý. Dẫn đến tổng chi phí sản xuất tăng lên và làm cho tổng giá thành sản phẩm tăng nh vậy đã không phản ánh đúng giá thành sản phẩm.
+ Việc hạch toán khoản gia công, mua ngoài bán thành phẩm vào TK 154 là không hợp lý mặc dù về mặt tổng giá trị là không đổi. Theo nguyên tắc số liệu ghi bên Nợ TK 154 chỉ đợc tập hợp từ 3 khoản chi phí của các TK 621, TK 622, TK 627 để tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ.
Về hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán của Nhà máy: Mậc dù Nhà máy áp dụng hình thức NKCT nhng trên thực tế ghi chép thì chỉ mở một số NKCT ở các phần hành về thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, các Bảng kê số 3 “ Bảng tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ “, bảng kê số 8 “Nhập, xuất, tồn kho thành phẩm TK 155, hàng hoá TK 156 ’’, Bảng kê số 9 “ Bảng tính giá thành thực tế thành phẩm, hàng hoá ”, bảng kê số 10 “ Bảng kê hàng gửi bán ”, Bảng kê số 11 “ Bảng kê thanh toán với ngời mua ” còn các phần hành khác vẫn thực hiện theo hình thức Nhật ký chung. Điều này không đảm bảo sự thống nhất trong ghi chép sổ sách, cũng nh thực hiện đúng theo hình thức ghi chép mà Nhà máy đã đăng ký.