I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN
3.Công tác tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của Công ty in Công Đoàn
máy kế toán của Công ty in Công Đoàn
a.. Các mặt hàng sản xuất chủ yếu hiện nay của công ty
Để công tác hạch toán được thuận lợi, Công ty in Công Đoàn quy đổi tất cả các mặt hàng do công ty sản xuất về cùng một trong 3 loại sau:
+ Sách báo, tập san: Bao gồm các loại sách chính trị, giáo dục, văn học…và các sách báo, tạp chí do các nhà sản xuất hay các tòa soạn đặt in.
+ Văn hóa phẩm: Bao gồm các loại tranh ảnh, lịch, bưu thiếp
+ Các loại sản phẩm khác: Bao gồm các loại sản phẩm in đơn giản, có thể in bằng phương pháp thủ đông và có số lượng ít như: thiếp mời, phong bì…
b. Công tác tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất
Bộ máy quản lý của Công ty in Công Đoàn được tổ chức theo nguyên tắc khép kín, liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn, không có các phòng trung gian nên thông tin kịp thời, chính xác, đem lại hiệu quả cao cho sản xuất.
Bộ máy tổ chức của Công ty in Công Đoàn bao gồm: Ban giám đốc, các phòng ban phân xưởng sản xuất. Các bộ phận liên quan chặt chẽ, mật thiết với nhau tạo nên một bộ máy hoạt động hoàn chỉnh giúp cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo hoàn thành đúng kế hoạch, thực hiện tốt các chỉ tiêu kinh tế và nghĩa vụ nộp ngân sách với Nhà nước.
Việc tổ chức bộ máy điều hành có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả hoạt động của công ty. Mô hình tổ chức của Công ty in Công Đoàn được sắp xếp như sau:
Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty in Công Đoàn (Sơ đồ 6)
BAN GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức hành chính
Phòng tài chính kế hoạch Phòng điều độ sản xuất vật tư
Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng
bảo vệ
Phân xưởng máy in Phân xưởng chế bản Phân xưởng chữ ảnh vi tính Tổ bình dân Tổ phơi bản Tổ máy in Mercery Tổ máy in R096 Tổ máy in Newsweb Tổ chữ ảnh vi tính Tổ ảnh
Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý Công ty • Ban giám đốc
Ban giám đốc bao gồm giám đốc và phó giám đốc là những người chịu trách nhiệm về mặt pháp lý và kinh tế cao nhất được đoàn chủ tịch Liên Đoàn Lao động Việt Nam bổ nhiệm.
- Giám đốc: là người đứng đầu bộ máy quản lý của công ty, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên chủ quản về mọi hoạt động của công ty và trực tiếp chỉ huy bộ máy in thông qua các trưởng phòng của các phòng, các quản đốc phân xưởng.
- Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, được giám đốc ủy quyền giải quyết việc thay giám đốc khi giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật sản xuất báo, tạp chí.
• Các phòng ban chức năng
Tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh của công ty. Các phòng ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho ban giám đốc, đảm bảo cho sự lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh được thống nhất.
- Phòng tổ chức hành chính:
Có nhiệm vụ duyệt và quản lý quỹ tiền lương, tiền thưởng và chấp hành chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, thừa lệnh giám đốc điều hành các công việc hành chính.
- Phòng tài chính kế hoạch:
Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, hạch toán kế toán các nghiệp vụ về kinh tế phát sinh. Trên cơ sở đó tính toán hiệu quả sản xuất các mặt hàng, lập báo cáo tài chính và hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước.
- Phòng điều độ sản xuất vật tư
Có nhiệm vụ tiếp thị chuẩn bị các văn bản trình giám đốc, cung ứng vật tư cho sản xuất, lập kế hoạch sản xuất và giao lịch thời gian sản xuất hoàn
thành công việc cũng như việc cấp phát vật tư để tiến hành sản xuất cho các phân xưởng bộ phận.
- Phòng kỹ thuật cơ điện
Có nhiệm vụ tổ chức giám sát kỹ thuật công nghệ trong quá trình sản xuất tại các tổ sản xuất, kiểm tra chất lượng thành phẩm trên dây truyền sản xuất, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phòng bảo vệ:
Có nhiệm vụ bảo vệ cơ quan, quản lý các tài sản vật tư tránh mất mát đáng tiếc xảy ra.Về mặt chính trị phải nâng cao cảnh giác chống lại âm mưu phá hoại của kẻ địch.
c) Quy trình công nghệ sản xuất của mặt hàng chủ yếu của công ty Nhằm đáp ứng tốt việc phục vụ chính trị quốc gia và khách hàng về chất lượng sản phẩm, đáp ứng theo sự phát triển của thị trường sản phẩm in, công ty in Công Đoàn đã không ngừng đổi mới máy móc thiết bị cơ sở hạ tầng. Đến nay có thể nói là đáp ứng được yêu cầu
Hiện nay công ty đang in trên công nghệ in OPSET mà quy trình công nghệ in OPSET đòi hỏi in ấn phải trải qua nhiều công đoạn. Đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho một quá trình sản xuất khép kín và lần lượt các giai đoạn theo sơ đồ như hình vẽ:
Sơ đồ công nghệ in của Công ty in Công Đoàn (sơ đồ 7) Phòng điều độ sản xuất vật tư
Phòng xưởng chữ ảnh vi tính Phân xưởng chế bản
Phân xưởng máy in Tổng máy OPSET tờ rời
Tổ máy OPSET cuốn Tổ gia công sản phẩm Tổ máy đóng xén liên hoàn
Tổ gấp thủ công Tổ máy cắt xén
Theo sơ đồ công nghệ in của Công ty in Công Đoàn ta thấy quá trình in ra đượ sản phẩm phải thông qua các bước sau:
- Phân hình ảnh được chuyển đến bộ phận tách màu, phân chữ được chuyển đến các bộ phận vi tính.
+ Ở bộ phận tách màu: Hình ảnh được đưa lên máy chuyên dùng tách màu điện tử và sẽ được tách thành các màu cơ bản: màu xanh đỏ,… từ hình ảnh màu ta được một số phim đen trắng theo mật độ từng màu cơ bản.
+ Ở bộ phận vi tính: Phần chữ của sản phẩm in được đánh máy vi tính, căn chỉnh kích cỡ theo mẫu.
- Tại phân xưởng chế bản, phân xưởng này gồm có hai giai đoạn là bình bản và phơi bản.
+ Bình bản: Sắp xếp bố trí ảnh, chữ của sản phẩm theo đúng mẫu yêu cầu, tức là ảnh của bộ phận tách màu và chữ của bộ phận vi tính được bình bản sắp xếp để phim theo các bản thảo do khách hàng đưa đến, chuyển phim theo mẫu đó cho bộ phận phơi bản.
+ Phơi bản: Tức là chụp phim sang bản kẽm, kẽm in sẽ được tạo ra với phân tử in hình ảnh, chữ in được thể hiện theo công nghệ in.
Tại phân xưởng in có hai tổ máy in: Tổ máy in OPSET cuốn và tổ máy in OPSET tờ rời.
Kẽm được chuyển đến phân xưởng in sau đó lắp vào máy in, từ máy in cho ra các sản phẩm theo đúng mẫu mã. Máy vận hành theo nguyên lý sau: Kẽm in theo lô, lô mực và nước tiếp xúc lên lô chuyền mực và in vào giấy, từ đó cho ra sản phẩm dở dang.
Nếu bản kẽm được chuyển tới tổ máy in OPSET cuốn thì có thể sản phẩm sau khi in sẽ là một sản phẩm hoàn chỉnh, không cần phải qua tổ gia công.
- Tổ gia công sản phẩm: sản phẩm dở dang được gấp, cắt, xén, ghép bìa đóng ghim để hoàn thiện và giao cho khách hàng
Hiện nay, hoạt động sản xuất của công ty được tiến hành ổn định tạo ra những chu kỳ rõ ràng, liên tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm hoàn thành đa phần không nhập kho mà kết hợp với phòng điều độ sản xuất vật tư xuất thẳng giao trả cho khách hàng. Mục tiêu của công ty in hàng năm tăng sản lượng, đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất, đáp ứng nhu cầu của thị trường và nhiệm vụ của Đảng giao cho.
d) Tổ chức công tác kế toán trong Công ty in Công Đoàn + Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty in Công Đoàn có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, quản lý tài chính trong phạm vi công ty, giúp giám đốc tổ chức công tác thống kê kế toán và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong
công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính. Nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong bộ máy kế toán như sau:
- Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chung giao dịch, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra công việc của các nhân viên, chịu trách nhiệm trước giám đốc , cấp trên, Nhà nước về những thông tin do kế toán cung cấp.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp, để từ đó lập báo cáo tổng hợp.
- Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành và thanh toán công nợ:
Sau khi có đầy đủ các chứng từ gốc hợp lệ, kế toán lên chứng từ thanh toán và ghi chép các khoản vào sổ thẻ và sổ kế toán chi tiết.
- Kế toán kho NVL và thanh toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ hạch toán nhập, xuất tồn nguyên vật liệu, đồng thời theo dõi thanh toán vốn bằng tiền như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, các khoản cán bộ công nhân viên tạm ứng… của công ty.
- Kế toán tiền lương. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán có nhiệm vụ tính lương cho cán bộ công nhân viên hàng tháng, giám sát và theo dõi bảng chấm công, đồng thời theo dõi tình hình tăng, giảm tính khấu hao cơ bản TSCĐ
- Thủ quỹ
Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi biến động tiền mặt tại quỹ, hàng tháng thủ quỹ nộp báo cáo quỹ cho kế toán trưởng.
Mặc dù mỗi bộ phận kế toán được quy định nhiệm vụ và chức năng riêng nhưng giữa các bộ phận lại có quan hệ chặt chẽ với nhau và cùng hỗ trợ nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán của công ty.
+ Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty in Công Đoàn
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, Công ty in Công Đoàn áp dụng hình thức kế toán tập trung để phù hợp với điều kiện, trình độ của cán bộ quản lý và kế toán. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán
tài chính như các nghiệp vụ theo dõi tình hình sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối, phục vụ kịp thời cho việc điều hành, quản lý của ban giám đốc.
Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty in Công Đoàn (Sơ đồ 8) Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán NVL và thanh toán vốn bằng tiền
Kế toán tập hợp CP, tính giá thành và thanh toán công nợ Kế toán tiền lương BHXH và TSCĐ
Thủ quỹ
+ Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty in Công Đoàn
Công ty in Công Đoàn là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều trong một kỳ hạch toán. Để hạch toán kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện cho việc ghi chép phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế, công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: "Chứng từ ghi sổ"
Tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 9) Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ
Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh
Sổ cái
Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Các sổ kế toán bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các sổ thẻ kế toán chi tiết (sổ kế toán chi tiết vật liệu, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn…)
+ Phương pháp kế toán hàng tồn áp dụng tại công ty in Công đoàn: là phương pháp kê khai thường xuyên.
Đơn vị tiền tệ kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ)
Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm TK 152 TK 334 TK 152, 334,111… Chi phí NVL Trực tiếp TK 621 TK 622 TK 627 Chi phí nhân công
Trực tiếp Chi phí sản xuất
chung TK 154