Nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào quyển nhật ký chung, sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào sổ cái. Ngoài nhật ký chung, kế toán có thể mở nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng): được sử dụng cho một số loại nghiệp vụ phát sinh nhiều. Sổ này có tác dụng như chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi vào sổ cái. Ngoài ra có tác dụng như nhật ký chung.
- Đặc điểm:
+ Tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ. + Tách rời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
+ Phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo vì sổ cái được phản ảnh ở một số trang sổ riêng biệt.
Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:
• Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt.
• Sổ cái .
• Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.
Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 9
Ghi chú:
Chứng từ gốc PNK, PXK
Nhật ký đặc biệt Các sổ, thẻ chi tiết v.l,
t.t với người bán.... Nhật ký chung
Sổ cái TK
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
- Ưu điểm:
+ Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt cho các doanh nghiệp lớn.
+ Rất thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. + Ghi chép đơn giản.
+ Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra tránh tiêu cực và đặc biệt rất thích hợp khi sử dụng kế toán máy.