1. Khái quát về hệ thống thông tin
1.3. Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt
Như chúng ta đã thấy trước đây, quản lý có hiệu quả một tổ chức dựa phần lớn vào chất lương thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Sau đây là một ví dụ minh họa cho điều đó.
Hệ thống đặt vé máy bay là rất quan trọng cho hoạt động của một công ty hàng không hiện đại. Một sự hỏng hóc của hệ thống này có thể phá vỡ nghiêm trọng các hoạt động khác của công ty và trong một số trường hợp còn gây ra đổ vỡ trầm trọng. Hệ thống đặt chỗ không chỉ là riêng có của các công ty hàng không, nhiều loại hoạt động kinh doanh khác cũng cần tới hệ thống kiểu đó. Ví dụ hệ thống đặt phòng hội nghị. Sự hoạt động kém như vậy của một hệ thống sẽ dẫn đến một hậu quả khó lường.
Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn của chất lượng thông tin như sau:
- Tin cậy. - Đầy đủ. - Thích hợp. - Dễ hiểu. - Được bảo vệ. - Đúng thời điểm. Độ tin cậy:
Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và chính xác. Thông tin về độ tin cậy tất nhiên là gây ra cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về số tiền phải trả ghi cao hơn giá trị thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng,
lượng khách hàng bán sẽ giảm và doanh số bán sẽ sụt xuống. Nếu số trường ghi trong hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trường hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa hàng sẽ bị thất thu.
Tính đầy đủ:
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định và hành động không đáp ứng tình hình thực tế đòi hỏi.
Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ năm trước. Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăng đều và có thể cho rằng tình hình sản xuất tương đối là tốt đẹp. Tuy nhiên trong thực tế có thể hoàn toàn khác. HTTT chỉ cung cấp số lượng ghế làm ra mà không cho biết tí gì về năng suất. Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao động thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhân làm ciệc quá nhanh. Một sự không đầy đủ của hệ thống thông tin như vậy sẽ làm hại cho doanh nghiệp.
Tính thích hợp và dễ hiểu:
Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta đã không dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng có liên quan tới hoạt động thuộc trách nhiệm của ông ấy. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra những quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.
Tính được bảo vệ:
Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận với vốn và nguyên vật liệu. Và cũng phải làm như vậy với thông tin. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được tiếp cận với thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời:
Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích nếu chúng không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một cửa rút tiền tự động có thời gian trả lời 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh.
Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt đông tốt có hiệu quả cao là môt trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt HTTT.