tại Công ty Tư vấn và thiết kế kiến trúc VN
3.2.2 chức năng nhiệm vụ của các kế toán phần hành
Công tư vấn thiết kế kiến trúc Việt nam là doanh nghiệp thiết kế và xây dựng trang trí nội ngoại thất công trình, xây dựng công trình thực nghiệm có quy mô hoạt động sản xuất - kinh doanh vừa. Đối tượng hạch toán là các công trình,
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp tài chính Kế toán tài sản cố định vật tư Kế toán lương, chi phí, giá thành Kế toán quỹ tiền mặt , ngân hàng Kế toán xưởng đội trực thuộc
các hạng mục công trình, giai đoạn chuẩn bị đầu tư và giai đoạn thực hiện đầu tư ban đầu đối với những công trình thiết kế và từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, tới khi công trình hoàn thành đưa vào sử dụng thì đối với những công trình xây dựng, trang trí nội ngoại thất công trình. Bộ phận kế toán được tổ chức chuyên trách, hay còn gọi là kế toán phần hành. Mỗi phần hành kế toán có khối lượng công tác kế toán như sau:
Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Nhà nước, giám đốc về mặt
nghiệp vụ đó là công tác tài chính kế toán. Tổ chức điều hành công tác hạch toán kế toán của công ty.
Kế toán lao động tiền lương: Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản
ánh, tổng hợp số liệu về lao động, thời gian lao động và kết quả lao động ; Tính lương, BHXH, các khoản phụ cáp, trợ cấp. ...; Phân bổ chi phí lao động cho các đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành ; Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên kế toán xưởng thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu, mở sổ sách cần thiết về lao động, tiền lương; Lập các báo cáo cung cấp các số liệu về lao động tiền lương cho các kế toán phần hành có liên quan khác.
Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, tổng hợp số
liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản cố định ; Kiểm tra việc sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng tài sản cố định ; Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng kỳ cho các đối tượng hạch toán chi phí ; Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ; Hướng dẫn, kiểm tra các xưởng, phòng thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu, mở các sổ sách cần thiết về TSCĐ; Tham gia kiểm kê, lập báo cáo phân tích tình hình trang bị, bảo quản và sử dụng TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ.
Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số
liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất, tồn, tính giá thành thực tế của các loại vật liệu, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch về cung ứng vật liệu về số lượng,chất lượng, chủng loại. ..hướng dẫn kiểm tra các xưởng thực hiện ghi chép ban đầu, mở sổ sách cần thiết về vật liệu nhất là những vật liệu phụ ; Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập, xuất vật liệu, các định mức hao hụt, đề xuất biện
pháp xử lý vật tư thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất, xác định chính xác số lượng, giá trị vật tư tiêu hao và phân bổ hợp lý chi phí này cho các đối tượng hạch toán chi phí; Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập báo cáo về vật tư và tiến hành phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư.
Kế toán chi phí giá thành: Đây là phần hành kế toán thuộc loại phức
tạp, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Kế toán viên thực hiện phần hành này đòi hỏi phải có kiến thức nhất định về công nghệ thi công cũng như tổ chức sản xuất của Công ty. Công việc đầu tiên của phần hành kế toán là xác định được đối tượng hạch toán chi phí, đối tượng tính giá thành, áp dụng các phương pháp thích hợp tập hợp, phân bổ chi phí và tính giá thành. Do sản phẩm xây dựng có đặc thù là sản phẩm đơn chiếc, nên tuỳ theo tính chất xây dựng, cơ chế quảnlý của mỗi công trình, hạng mục công trình mà xác định đối tượng tính giá thành cho phù hợp. Nhiệm vụ khác của kế toán chi phí - giá thành là tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục công trình, từng đội;
tham gia vào việc xây dựng chỉ tiêu hạch toán nội bộ và giao chỉ tiêu đó cho từng công trình, từng xưởng, đội. .. Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính gía thành thực tế của công trình hoàn thành, tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế của các xưởng, đội, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành công trình thiết kế và xây dựng; Hướng dẫn kiểm tra các xưởng, tính toán, phân loại chi phí nhằm phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cho mỗi sản phẩm thiết kế cũng như xây dựng được khoa học, nhanh chóng; Lập các báo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành. (Kế toán phần hành này của Công ty phải lập thêm các báo cáo kế toán quản trị về chi phí, giá thành để phục vụ kịp thời cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị )Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, từ đó tìm ra được biện pháp giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất.
Kế toán tổng hợp - Tài chính: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, tổng
hợp số liệu về các hợp đồng nhận thầu, thanh quyết toán các phần công việc, công trình đã hoàn thành với bên giao thầu, về các loại vốn, các quỹ của Công ty;Xác định kết quả lãi lỗ của từng công trình, từng kỳ hạch toán, theo dõi thanh toán với ngân sách, với ngân hàng, với người bán và trong nội bộ công ty; Ghi chép sổ cái, lập các báo cáo tài chính theo quy định, kiểm tra lại tính chính xác của các báo cáo
của Công ty trước khi Giám đốc ký duyệt, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình Giám đốc để ban hành áp dụng trong Công ty như: Quy định về việc luân chuyển chứng từ, quan hệ cung cấp số liệu kế toán giữa các phòng, xí nghiệp, đội trực thuộc; Kiểm tra thường xuyên việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty; Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toấn, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài.
Kế toán quỹ tiền mặt - tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ ghi chép,
phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tồn quỹ tiền mặt giao dịch với ngân hàng cắt chuyển séc, nộp séc vào ngân hàng, lập kế hoạch sử dụng tiền mặt, lĩnh tiền mặt tư ngân hàng. ..định kỳ tham gia kiểm quỹ tiền mặt.
Kế toán xưởng, đội trực thuộc: Có nhiệm vụ ghi chép, thu thập tổng
hợp số liệu về sử dụng công nhân, vật tư máy móc trong phạm vi xí nghiệp, đội trực thuộc; tham gia kiểm kê đánh giá công trình dở dang, cung cấp các tài liệu thuộc phần việc của mình cho các kế toán phần hành của Công ty.
3.3tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tại đơn vị.
Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình, hạng mục công trình do đó hệ thống chứng từ kế toán mang tính đặc thù sau :
- Chứng từ kế toán với vật liệu
+ Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
+ Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá: nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, sản phẩm, hàng hoá thừa thiếu và ghi sổ kế toán.
+ Bảng chấm công: Theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội. .. để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người, và quản lý lao động trong đơn vị.
+ Phiếu làm thêm giờ: Là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động.
+ Bảng thanh toán lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
- Chứng từ thanh toán tiền mặt
+ Phiếu thu: Xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc đá quý thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
+Phiếu chi: Xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi quỹ vào sổ kế toán.
+ Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
+ Giấy thanh toán tạm ứng: Là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
+ Biên bản kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền, vàng bạc đá quý, ngoại tệ. tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sỏ quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
- Chứng từ thanh toán tiền gửi:
+ Giấy báo nợ, giấy báo có, và các bảng sao kê của ngân hàng.