II. Một số đánh giá về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại nhà máy thiết bị bu điện.
3. Nội dung và một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Nhà máy Thiết Bị Bu Điện.
3.2. Công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Trên cơ sở xác định lại đối tợng hạch toán chi phí sản xuất thì các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp đợc hạch toán theo từng phân xởng, loại sản phẩm, đơn đặt hàng. Chi phí sản xuất chung đợc tập hợp theo nguyên vật liệu chính điều này là phù hợp do nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 80% tổng chi phí. Việc hạch toán cũng nh công tác quản lý cụ thể nh sau:
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .
Việc tập hợp chi phí trực tiếp cũng dễ dàng áp dụng tại Nhà máy vì Nhà máy đã có hệ thống định mức về vật t, định mức về nhân công đợc xây dựng cho từng loại sản phẩm, chi tiết sản phẩm. Việc hạch toán nên đợc hệ thống hoá theo các kí hiệu mà Nhà máy xây dựng nhằm tạo sự thuận lợi cho việc tập hợp chi phí của từng phân xởng và từng nhóm sản phẩm. Chẳng hạn tại phân xởng số 8, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng sản xuất loa các loại kế toán lấy ký hiệu là 621 812 (ký hiệu thứ 4 số “ 8’’ là cho phân xởng 8, ký hiệu th 5, 6 cho nhóm sản phẩm ). Những ký hiệu này có thể thay thế và bổ sung khi quy mô của Nhà máy thay đổi và các mặt hàng sản xuất thay đổi.
Ví dụ : Vào tháng 12/ 2000 chi phí nguyên vật liệu tại phân xởng số 8 là 456. 000 đồng số liệu này đợc ghi vào sổ chi tiết, bảng kê số 4, NKCT số 7 và sổ Cái các TK có liên quan theo định khoản sau:
<1> Nợ TK 621 812 : 456.000 Có TK 152 : 456.000
<2> Cuối kỳ, kế toán kết chuyển sang TK 154 cũng chi tiết theo từng phân xởng theo định khoản:
Nợ TK 154 812: 456.000 Có TK 621 812 : 456.000
b. Chi phí nhân công trực tiếp.
Đối với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp cũng đợc xác định nh đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nhà máy xây dựng hệ thống định mức nhân công, đơn giá tiền lơng sản phẩm, chi tiết theo từng sản phẩm. Căn cứ vào bảng kê
nghiệm thu sản phẩm, hởng lơng của từng loại sản phẩm để lập bảng thanh toán l- ơng. Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp cũng theo phân xởng, chi tiết từng nhóm sản phẩm hoặc đơn đặt hàng.
Đối với BHXH, BHYT, KPCĐ căn cứ vào Bảng thanh toán lơng, xác định cho từng phân xởng, rồi phân bổ cho từng nhóm sản phẩm, chỉ có các khoản trích theo tiền lơng nhân công trực tiếp mới đợc hạch toán vào TK 622 của từng phân xởng và xác định đúng tỉ lệ quy định của Nhà nớc vì thực tế hiện nay Nhà máy đã hạch toán tất cả các khoản trích theo lơng cả về nhân viên quản lý phân xởng vào TK 622.
c. Chi phí sản xuất chung.
Căn cứ vào công dụng cụ thể của từng loại chi phí và mối quan hệ với công nghệ sản xuất sản phẩm, khoản mục chi phí chung đợc phân loại thành hai nhóm: Nhóm 1: Bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến công nghệ sản xuất mỗi phân xởng nh chi phí bảo dỡng máy móc, chi phí thuê máy, chi phí vật liệu phu phát sinh trong phạm vi từng phân xởng. Kế toán căn cứ chi phí phát sinh thực tế để tổng hợp theo phân xởng, sau đó căn cứ vào số lợng sản phẩm sản xuất để phân bổ chi phí chung nhóm 1 cho các sản phẩm và các đơn đặt hàng.
Nhóm 2: Bao gồm các chi phí nh khấu hao TSCĐ, chi phí điện nớc... Căn cứ vào tiêu thức vật liệu trực tiếp để phân bổ chi phí sản xuất chung. Việc xác định nh vậy sẽ giúp cho Nhà máy xác định đợc chi phí của từng phân xởng, bộ phận và dễ dàng phân tích tìm ra các nhân tố ảnh hởng làm tăng, giảm chi phí sản xuất chung.
Hơn nữa một số khoản mục chi phí trong chi phí sản xuất chung của Nhà máy nên có sự thay đổi.
- Nhà máy nên hạch toán các chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý phân xởng (quản đốc, nhân viên thống kê phân xởng...) vào chi phí sản xuất chung mà thực tế hiện nay kế toán đã đa toàn bộ chi phí về tiền l- ơng của nhân viên quản lý vào khối quản lý vào TK 642 và các khoản trích theo l- ơng vào TK 622. Do đó cần phải có sự điều chỉnh trả lại cho các khoản chi phí này về đúng mục đích và công dụng của nó và nó cũng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn nh các loại xe đẩy, dây cáp sơn... Nhà máy cần phân bổ cho các kỳ để đảm bảo tính ổn định của giá thành. Đối với loại phân bổ nhiều lần này việc hạch toán đợc tiến hành nh sau:
Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng với giá trị lớn kế toán tiên hành ghi : Nợ TK 142
Có TK 153
Hàng kỳ, tiến hành phân bổ chi phí vào chi phí sản xuất kinh doanh cho đối t- ợng chịu chi phí:
Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 1422
- Về hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Việc theo dõi các chi phí dịch vụ mua ngoài nh hiên nay không cho phép Nhà máy tính đợc chính xác chi phí sản xuất của từng phân xởng cũng nh giá thành của các loại sản phẩm. Để đắp ứng cho yêu cầu xác định giá thành cho từng loại sản phẩm cũng nh tập hợp chi phí theo phân xởng, Nhà máy nên xác định lại các phơng pháp phân bổ chi phí này vì hiện nay tất các chi phí dịch vụ mua ngoài ở các bổ phân không thuộc sản xuất cũng đợc tập hợp tất cả vào TK 627. Do đó, Nhà máy cần xác định chi phí riêng cho khối quản lý và bán hàng vào các TK 641, TK 642.
- Về hạch toán tài sản cố định: Nhà máy hiện nay cha theo dõi chi tiết TSCĐ theo từng nơi sử dụng mà theo dõi tổng hợp toàn Nhà máy. Chi phí khấu hao TSCĐ đợc phân bổ theo tỷ lệ ớc tính cho từng bộ phận. Việc phân bổ chi phí theo tỷ lệ ớc tính nh vậy làm cho các chi phí có liên quan không đợc phản ánh một cách chính xác và hợp lý. Đồng thời, không đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi chi tiết tài sản theo mục đích sử dụng, theo nơi sử dụng để có thể phát hiện kịp thời… những h hỏng, mất mát của tài sản để có biên pháp xử lý kịp thời và bảo vệ chặt chẽ tài sản của Nhà máy.
Do đó, để bảo vệ chặt chẽ hơn tài sản của Nhà máy và đảm bảo tính chính xác chi phí khấu hao trong kỳ, kế toán nên phân loại tài sản cố định theo đối tợng sử dụng cụ thể theo từng bộ phận nh bộ phân văn phòng, bộ phân bán hàng, bộ phân sản xuất. Đối với các tài sản cố định dùng trong sản xuất cũng cần phải theo dõi theo từng phân xởng. Thông qua việc theo dõi chi tiết tài sản cố định theo mục đích sử dụng và nơi sử dụng kế toán có thể xác định đợc chi phí khấu hao chính
xác cho từng đối tựng chịu chi phí cụ thể là TK 627, TK 641, TK 642. Bên cạnh đó, kế toán cần phải lập Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
d. Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 154
Đối với bán thành phẩm đem gia công, mua ngoài sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm kế toán nên đa vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho phù hợp với nguyên tắc hạch toán kế toán và đảm bảo tính hợp lý và khoa học vì TK 154 chỉ tập hợp chi phí sản xuất của các TK 621, 622, 627.
Cụ thể quý 4 năm 2000, bán thành phẩm mua ngoài xuất thẳng cho phân xởng sản xuất kế toán ghi nh sau:
Nợ TK 621 (chi tiết theo phân xởng và nhóm sản phẩm ) : 290.355.635 Có TK 111: 279.283.635.
Có TK 141 : 126.000. Có TK 331 : 10.946.000.
e. Tổ chức công tác tính giá thành sản phẩm.
Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo phơng pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nh hiện nay của Nhà máy là hoàn toàn hợp lý vì thực tế chi phí này chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm khoảng 80%. Hiện nay Nhà máy thực hiện tính giá thành theo một hệ số điều chỉnh của tổng giá thành toàn Nhà máy thực tế với tổng giá thành kế hoạch theo sản lợng thực tế sau đó xác định giá thực tế của từng loại sản phẩm theo giá thành kế hoạch của sản phẩm đó với tỷ lệ giá thành nh ở Nhà máy là không chính xác. Do đó, việc tính giá thành sản phẩm nên dựa trên cơ sở tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xởng, từng nhóm sản phẩm cùng loại, đồng thời kế toán phải xác định từng giai đoạn công nghệ (trải qua phân xởng nào ) của từng nhóm sản phẩm để tính giá thành sản phẩm.theo phơng pháp phù hợp. Chẳng hạn sản xuất ống nhựa cứng tại phân xởng PVC cứng và ống dây dẫn tại phân xởng PVC mềm thì tính giá thành theo phơng pháp cộng chi phí . Với các sản phẩm là điện thoại tì tính giá thành theo phơng pháp phân bớc không tính giá thành bán thành phẩm là phù hợp.
Ví dụ: Tính giá thành sản phẩm loại điện thoại ấn phím 2020. Loại điện thoại này trải qua hai bớc công nghệ:
- Phân xởng số 7 thực hiện lắp ráp điện thoại.
Quý VI năm 2000 Nhà máy sản xuất đợc 2000 máy điện thoại. Chi phí đợc tập hợp ở từng phân xởng nh sau:
@ Phân xởng 6:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : 91.322.580 (đồng ) + Chi phí nhân công trực tiếp : 5.645.161 (đồng ) + Chi phí sản xuất chung: 16.935.483 (đồng ) Tổng hợp chi phí : 112.903.224. (đồng ) @ Phân xởng 7:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : 469.677.420 (đồng). + Chi phí nhân công trực tiếp : 35.225.808 (đồng). + Chi phí sản xuất chung : 82.193.548 (đồng) Tổng chi phí : 587.096.776 (đồng). Thẻ tính giá thành sản phẩm Sản phẩm : Điện thoại ấn phím 2020 Quý IV năm 2000 Sản lợng : 2000 chiếc Đơn vị : Đồng Khoản mục
Chi phí sản xuất trong từng phân xởng Phân xởng 6 Phân xởng 7 Tổng giá thành Giá thành đơn vị 1. Chi phí NVLTT 2. Chi phí NCTT 3. Chi phí SXC 90.322.580 5.645.161 16.935.483 469.677.420 35.225.808 82.193.548 560.000.000 40.870.969 99.129.031 280.000 20.435 49.564 Cộng 112.903.224 587.096.776 700.000.000 350.000 3.3. Hoàn thiện hệ thống sổ sách.
Xuất phát từ những thay đổi trên về đối tợng và phơng pháp tập hợp chi phí cũng nh tính giá thành sản phẩm đòi hỏi Nhà máy cần có sự bổ sung một số loại sổ sách chứng từ cũng nh có sự hoàn thiện trong công tác ghi chép sổ sách.
a. Hạch toán ban đầu: Đây là việc ghi chép phản ánh và giám sát toàn bộ nghiệp vụ kế toán phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Nó là giai đoạn khởi đầu của công tác hạch toán, hoàn thiện nó có sẽ tạo điều kiện cho các khâu tiếp theo thuận lợi hơn trong việc hạch toán. Hạch toán ban đầu cung cấp các thông tin cụ thể, chi tiết của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng phơng pháp “sao, chụp “ đợc chuyển tới các bộ phận có liên quan để xử lý đến bộ phận kế toán để ghi chép sổ sách có liên quan. Trong khâu hạch toán ban đầu chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm chủ yếu sử dụng các chứng từ nội bộ. Các chứng từ nàu bao gồm các chứng từ xuất, nhập nguyên vật liệu, vật t Do vậy, việc lập chứng từ chẳng hạn nh… chứng từ về xuất dùng nguyên vật liệu phải đòi hỏi ghi đầy đủ, rõ ràng các chỉ tiêu: xuất dùng cho bộ phận nào, loại sản phẩm nào, đơn đặt hàng nào ghi đầy đủ mã số kinh tế… quy định để đảm bảo thuận tiện khi vào sổ chi tiết, bảng kê, NKCT liên quan đợc hợp lý.
Để có thể quản lý vật t hiệu quả hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Nhà máy nên sử dụng chứng từ “ phiếu xuất theo hạn mức ’’ theo mẫu số 04- VT. Hạn mức đợc duyệt trong kỳ là số lợng vật t đợc duyệt trên cơ sở khối lợng sản phẩm sản xuất trong kỳ theo kế hoạch và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho đơn vị sản phẩm.
Hạn mức vật t đợc duyết trong kỳ = Số lợng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch trong kỳ x Định mức vật t cho một đơn vị sản phẩm. Biểu 13:
Nhà máy Thiết Bị Bu Điện Địa chỉ : 61- trần Phú.
Số: ... Phiếu xuất vật t theo hạn mức Nợ ...
Có ... Ngày ... Tháng .... Năm....
Bộ phận sử dụng:... Lý do xuất kho : ... Xuất tại kho:...
ST T T Tên, nhẵn hiệu, quy cách vật t Mã số Đơn vị tính HM đợc duyệt trong tháng Số lợng
Ngày Ngày Ngày Cộng
Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x X x Ngời ký nhận Ngày ... Tháng .... Năm... Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên ) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên ) Thủ kho (Ký, họ tên )
Việc vận dụng mẫu chứng từ trên tạo thuận tiện cho công việc theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu của từng phân xởng. Điều này giúp cho Nhà máy thấy đợc bộ phận nào sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu. Cuối kỳ tập hợp theo từng phân xởng, bộ phận, sau đó tập hợp chung toàn Nhà máy.
b. Hệ thống TK và sổ sách:
Để phục vụ tốt cho công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì Nhà máy nên tiên hành lập Bảng phân bổ Lơng và Bảo hiểm xã hội theo mẫu Biểu 15, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ theo Biểu 16, Bảng kê số
4 “ Tập hợp chi phí theo phân xởng ‘’ theo Biểu 17, và NKCT số 7 về hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh. Thêm nữa, hình thức sổ Cái TK 154 của Nhà máy đang dùng không phù hợp với hình thức NKCT chính vì thế Nhà máy nên có sự thay đổi theo đúng hình thức NKCT theo mẫu Biểu 14. Để có sự thống nhất trên cùng một hình thức sổ kế toán và các loại sổ sách này cũng tạo điều kiện cho công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Biểu 14: Số d đầu năm Nợ Có Sổ Cái Tài khoản 154 Đơn vị tính:... Ghi Có các TK, Đối ứng Nợ TK này Tháng 1 ... Tháng 12 NKCT số 7 (TK 621) NKCT số 7 (TK 622) NKCT số 7 (TK 627) Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số d Cuối tháng Nợ Có Biểu 15:
Bảng phân bổ lơng và bảo hiểm x hộiã
Tháng ... năm...
S T T
Ghi Có tài khoản Đối tợng sử dụng (Ghi Nợ các tài khoản )
TK 334 “ Phải trả công nhân viên “ Lơng chính Lơng phụ Các khoản khác Cộng Có TK 334 TK 338 (3382, 3383) 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5
TK 662 “ Chi phí nhân công trực tiếp “
- Phân xởng 1
- Phân xởng 2 -...
TK 627 “Chi phí sản xuất chung “
- Phân xởng 1 - Phân xởng 2 - .... TK 154 TK 641 TK 642 ... Cộng x X x x X Kết luận
Phát huy một cách hiệu quả các công cụ quản lý nói chung trong đó có công cụ hạch toán kế toán và đặc biệt là kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là hết sức quan trọng. Để đứng vững và phát triển trong nền kinh
tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt, mội một doanh nghiệp cần phải có sự quản lý chặt chẽ và sử dụng hợp lý các yếu tố đầu vào lẫn các yếu tố đầu ra, yêu cầu đặt ra cho các nhà quản trị không chỉ là chi phí sản xuất có đợc tính đúng, tính đủ hay không mà còn phải biết chi phí đó đợc hình thành nh thế nào? ở đâu ? Chi phí đó