V. Giá trị thanh toán
1. Giải pháp 1: Thận trọng hơn trong việc sử dụng chứng từ và lu trữ chứng từ
chứng từ
Do chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp nên công việc thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế là một bớc quan trọng. Sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ để đảm bảo an toàn, không bị mất.
Chỉ lấy ví dụ điển hình: không xuất đủ hoá đơn bán hàng, điều này làm ảnh hởng đến doanh thu bởi tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng. Vì thế công việc này đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trách nhiệm hơn trong mỗi
lần hạch toán. Trởng phòng và phó phòng có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc để phần hành kế toán đợc hạch toán chính xác hơn.
Công tác lu trữ chứng từ cha đợc thực hiện hợp lý và khoa học. Các loại chứng từ có khối lợng lớn, gây khó khăn cho công tác bảo quản và khó khăn cho việc tìm kiếm. Ngày nay, máy vi tính đã trở thành một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh việc lu trữ chứng từ trên giấy tờ, văn phòng kế toán nên sử dụng tin học vào việc lu trữ chứng từ.
Mỗi loại chứng từ đợc lu trữ vào một th mục trong máy. Trong mỗi th mục có các file quản lý chứng từ. Ví dụ nh:
- Các loại biên bản giao nhận, biên bản thanh lý... đợc lu trữ trong một file riêng. Các chứng từ này sẽ đợc đánh số hiệu hoặc dùng số hiệu có sẵn để tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng.
- Hoá đơn giao hàng, hóa đơn thanh toán tiền điện, nớc, phiếu thu, chi... nên đợc phân thành từng loại và lu trữ vào các file khác nhau.
Việc lu trữ bằng máy rất nhanh gọn và dễ tìm, khi cần dùng đến bất cứ loại chứng từ nào thì chỉ việc tra cứu trong th mục. áp dụng cách lu trữ này, các chứng từ gốc sẽ luôn đợc đảm bảo an toàn.